Die Zeitplanung für eine geschäftliche Besprechung kann eine Herausforderung sein. Sie möchten sicherstellen, dass Sie und Ihre Kollegen zu dem Zeitpunkt, an dem die Besprechung stattfinden soll, verfügbar sind, aber Sie möchten auch sicherstellen, dass Sie nicht zu viel Zeit in Besprechungen verbringen werden.
Wenn Sie eine Besprechung mit mehreren Personen planen, sollten Sie darauf achten, dass alle zur gleichen Zeit verfügbar sind.
Wenn eine Person mit anderen Terminen oder Plänen kollidiert, kann dies den gesamten Zeitplan durcheinander bringen und es unmöglich machen, die Besprechung rechtzeitig abzuhalten.
Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Geschäftstreffen?
Mit 56 % gaben mehr als die Hälfte der 106 von uns befragten Personen an, dass 10 Uhr die beste Zeit für eine geschäftliche Besprechung ist. Die nächstbesten Zeiten sind mit großem Abstand 9 Uhr und 14 Uhr.
Wir haben festgestellt, dass die produktivste Zeit für eine Besprechung am späten Vormittag ist. Dieser Zeitraum reicht von 10 bis 12 Uhr, also nicht zu früh am Morgen (wenn die Produktivität am niedrigsten ist), aber auch nicht zu spät, wenn alle müde oder durch andere Verpflichtungen abgelenkt sein könnten.
Die häufigste Antwort war „nein“ für Besprechungen um 8 Uhr morgens, was auch Sinn macht, denn wer will schon seinen Tag mit einer morgendlichen Besprechung beginnen?
Siehe auch: [Umfrage Ergebnis] Bester Tag für ein Business Meeting
8 Uhr morgens: Schlechteste Zeit
Nur 1 % der Befragten gab an, dass 8 Uhr morgens ihre produktivste Zeit sei, und nur 1 % sagte, es sei ihre kreativste Zeit. Wenn Sie ein Morgenmensch sind, könnte man meinen, dass dies eine gute Nachricht ist – aber die Statistik zeigt, dass 8 Uhr morgens die schlechteste Tageszeit ist, um eine geschäftliche Besprechung zu planen.
9 Uhr: Die bessere Zeit
Wenn Sie einen guten Zeitpunkt für eine wichtige geschäftliche Besprechung suchen, ist 9 Uhr morgens vielleicht nicht die beste Wahl. Das liegt daran, dass diese Uhrzeit zu früh ist, so dass die Teilnehmer nicht genügend Zeit haben, sich auf die Besprechung vorzubereiten.
10 Uhr: Beste Zeit
Sie sollten Ihre Besprechungen am besten um 10 Uhr ansetzen. Wenn es um Besprechungen mit Ihren Teammitgliedern geht, sollten Sie diese um 10 Uhr morgens abhalten. 56 % der Befragten ziehen es vor, wöchentliche Besprechungen an Wochentagen zwischen 10 und 11 Uhr abzuhalten!
11 Uhr: Schlechte Zeit
11 Uhr ist keine gute Zeit für geschäftliche Besprechungen, weil es nicht früh genug ist. Die meisten Menschen sind zu dieser Zeit auf der Durchreise von anderen Meetings, so dass ihr Terminkalender nicht offen ist und Sie ihre Aufmerksamkeit nicht haben werden.
Mittagszeit: Schlechte Zeit
Die Mittagszeit ist nur für Besprechungen während des Mittagessens geeignet. Für andere Besprechungen ist es möglicherweise keine gute Zeit, da die Teilnehmer hungrig und abgelenkt sind und eine Mittagspause brauchen.
13 Uhr: Schlechte Zeit
Nur 6 % der Teilnehmer bevorzugen Besprechungen um 13 Uhr. Machen Sie es ihnen nicht schwer, indem Sie sie vor die Wahl zwischen ihrer Mittagspause und einer formellen Besprechung stellen!
14 Uhr: Gute Zeit
14 Uhr kann eine gute Zeit sein, um ein geschäftliches Treffen zu planen. Am Nachmittag sind die Menschen weniger beschäftigt und haben daher mehr Zeit für Besprechungen. Um diese Zeit ist auch weniger Verkehr, so dass Sie pünktlich ankommen können, ohne sich über Staus Gedanken machen zu müssen.
15 Uhr: Schlechteste Zeit
15 Uhr ist die ungünstigste Zeit, um eine geschäftliche Besprechung zu planen. Sie sollten es vermeiden, zu dieser Zeit Besprechungen anzusetzen, da die meisten Menschen nach dem Mittagessen müde sind. Außerdem sind die meisten Menschen auf dem Nachhauseweg abgelenkt, so dass sie geistig nicht in der Lage sind, ein Gespräch zu führen.
16 Uhr: Schlechteste Zeit
16 Uhr ist ein weiterer ungünstiger Zeitpunkt für ein Geschäftstreffen, da es für viele Menschen zu spät ist. Die meisten Menschen sind am Nachmittag müde und weniger produktiv. [1] Außerdem sind sie eher durch andere Dinge abgelenkt, z. B. durch das Überprüfen ihres Telefons oder ihrer Social-Media-Konten.
Das bedeutet, dass sie sich weniger auf das konzentrieren können, was Sie in der Besprechung sagen, so dass diese möglicherweise nicht so gut verläuft, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie zu dieser Tageszeit eine wichtige Besprechung haben, werden einige Personen eher dazu neigen, in letzter Minute abzusagen (oder noch schlimmer, zu spät zu kommen).
Zwischen 9 Uhr und 10 Uhr sind die Menschen energiegeladener
Vielleicht haben Sie schon einmal gehört, dass Besprechungen am Morgen besser für Kreativität und Problemlösung sind, und das stimmt auch. Aber es ist auch gut für die Teambildung, denn die meisten Menschen fühlen sich am Morgen energiegeladener und konzentrierter.
Tipps für die Planung von Geschäftstreffen
Es geht darum, dass Sie eine geschäftliche Besprechung ansetzen sollten, an der die meisten Personen teilnehmen können. Warum das wichtig ist: Die Wahrscheinlichkeit, dass wir erscheinen, ist größer, wenn andere dabei sind.
Wenn jeder einen gleichwertigen Grund hat, zu kommen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass wir pünktlich und einsatzbereit erscheinen. Wenn viele Leute nicht kommen können, ist die Terminplanung weniger dringend.
So funktioniert es: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, und unser Gehirn mag vertraute und bequeme Dinge (auch wenn diese Dinge nicht unbedingt gut für uns sind). Indem Sie wöchentlich oder monatlich zu bestimmten Zeiten Besprechungen ansetzen, schaffen Sie ein Routinemuster in ihrem Leben – und Muster geben uns ein Gefühl der Sicherheit!
Hier sind nützliche Tipps für interne Bürobesprechungen
Wenn Sie produktiver sein wollen: 9 Uhr morgens scheint eine gute Zeit für Geschäftsbesprechungen zu sein. Zu dieser Zeit sind die Menschen frisch und voller Energie und werden keine Zeit verlieren, um zur Arbeit zu kommen.
Wenn Sie kreativ sein wollen: 11 Uhr oder 12 Uhr scheint ideal für Brainstorming-Sitzungen mit Ihrem Team. Das ist nach dem Mittagessen, aber bevor alle müde werden, etwa um 15 Uhr. Außerdem vermeiden Sie auf diese Weise abendliche Ablenkungen durch das Familienleben oder soziale Aktivitäten, die Sie zu dieser späten Stunde von Ihrer Konzentration abhalten könnten.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann der beste Zeitpunkt für Ihr Treffen ist: Versuchen Sie es mit 11 Uhr, denn die meisten Menschen gehen in der Mittagspause nicht weg, es sei denn, es gibt etwas Dringendes zu tun (hat jemand eine E-Mail?).
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die beste Zeit für eine geschäftliche Besprechung 10 Uhr morgens ist. Zu dieser Zeit können wir entspannt mit unseren Kollegen interagieren und sicherstellen, dass wir alle wichtigen Themen besprechen können, bevor wir unseren Tag fortsetzen.
Es ist auch der ideale Zeitpunkt für eine Kaffeepause, die uns hilft, während der Besprechungen und nach Feierabend konzentriert zu bleiben!
Quellen:
[1]: https://www.wsj.com/articles/SB10000872396390444180004578018294057070544
Matt Vargas ist Autor und Rhetoriktrainer mit einem Abschluss in Soziologie und mehr als zehn Jahren Praxiserfahrung. Matt ist verantwortlich für die empirischen Erhebungen bei everyday-courtesy.com, ist leidenschaftlicher Freizeitmusiker und bloggt hier über seine Erfahrungen im Bereich der zwischenmenschlichen Kommunikation.