Wen sollte man zu einem Meeting einladen?


Eine Besprechung zu arrangieren mag wie ein unkomplizierter Prozess erscheinen, aber in unserer schnelllebigen Wirtschaft, in der persönliche, hybride und entfernte Arbeitsplätze miteinander verbunden sind, kann die Koordinierung von Zeitplänen und Besprechungszeiten für die Maximierung der Effektivität und Gesamteffizienz von Besprechungen entscheidend sein.

Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener CEO oder ein neuer Mitarbeiter sind – wenn Sie wissen, wie Sie eine effektive Besprechung abhalten, können Sie die Produktivität aller Beteiligten maximieren, sodass Sie das Beste aus Ihren Besprechungen herausholen.

Um Ihre Sitzungen so effizient wie möglich zu gestalten, sollten Sie bei internen Besprechungen maximal 5-8 Personen und bei Terminen mit Kunden maximal 2-3 Personen einladen. Sorgen Sie dafür, dass jeder Teilnehmer die Diskussion voran bringen kann.

Idealerweise 5-8 Personen

Die empfohlene Größe für ein Geschäftstreffen liegt bei 5-8 Personen. [1]

Diese Anzahl maximiert die Effizienz, da sie die wichtigsten Personen einschließt, die einen Beitrag zu den besprochenen Protokollen und Projekten leisten, und gleichzeitig allen die Möglichkeit gibt, einen maximalen Beitrag zur Diskussion zu leisten.

Wenn weniger Personen an einer Besprechung teilnehmen, vor allem diejenigen, die für ein Projekt oder eine in Erwägung gezogene Änderung von wesentlicher Bedeutung sind, verringert sich auch die Gefahr, dass unbeteiligte Personen während der Besprechung untätig sind oder sich sogar langweilen, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass alle Anwesenden mit minimalen Unterbrechungen ihren Beitrag leisten können.

Mit weniger eingeladenen Teilnehmern ist die Besprechung selbst einfacher zu planen und zu organisieren, da weniger Zeitpläne abgestimmt werden müssen und sich die Besprechung auf die Aufgaben der Teilnehmer konzentrieren kann.

Am wichtigsten ist jedoch, dass bei einer geringeren Anzahl von Teilnehmern die Diskussionen eingehender und ehrlicher sein können, anstatt den Austausch zu erschweren, wie es in größeren Gruppen oft der Fall ist.

Festlegen der Rahmenbedingungen für die Besprechung

Vor Beginn einer Besprechung muss derjenige, der die Besprechung anberaumt, eine Tagesordnung für die Besprechung aufstellen.

Dies kann die Aufgabe eines Projektleiters, eines Kommunikationsdirektors oder einer Person sein, die für die Aufsicht über den Großteil des Personals eines bestimmten Projekts oder für die Koordinierung des Projekts selbst zuständig ist. Eine gute Tagesordnung sollte einige Grundregeln enthalten, um die Effizienz zu maximieren.

Erstens muss die Sitzung einen klaren Zweck haben. Dieser Zweck ist häufig darauf ausgerichtet, die Aufmerksamkeit auf die Ergebnisse des spezifischen Projekts zu lenken, kann aber auch Kontrollbesprechungen und Qualitätssicherungsparameter umfassen, die routinemäßig oder projektspezifisch sein können, wenn ein Projekt gerade erst begonnen hat oder noch im Gange ist.

Es mag einfach klingen, aber es ist auch wichtig, einen klaren Zeitrahmen für die Besprechung festzulegen.

Wenn Sie wissen, wie lange die Besprechung dauern wird, können alle wichtigen Themen von den zuständigen Mitarbeitern besprochen werden, wobei auch Raum für Diskussionen bleibt.

Es ist auch wichtig, die Themen festzulegen, die während der Besprechung behandelt werden müssen, für den Fall, dass das Gespräch vom Thema abweicht. Durch das Aufschreiben dieser Themen auf ein Whiteboard, eine Pinnwand oder eine PowerPoint-Präsentation wird sichergestellt, dass alle Besprechungsteilnehmer die Ziele der Besprechung kennen, falls die Besprechung vom Thema abweicht.

Sobald ein Zeitrahmen festgelegt wurde und für jedes Thema Zeit eingeplant ist, kann die Effizienz der Besprechung auch dadurch maximiert werden, dass festgelegt wird, wie die einzelnen Themen behandelt werden sollen. Einige Themen müssen vielleicht auf Gruppenebene besprochen werden, während andere Themen als Erinnerungshilfe für bestimmte Mitarbeiter dienen können oder sogar Gegenstand von Diskussionen in kleineren Gruppen innerhalb einer Sitzung sein können.

Die genauen Teilnehmer festlegen

Sobald die Tagesordnung für die Besprechung feststeht, ist es an der Zeit, die Personen zu bestimmen, die an der Besprechung teilnehmen sollen. Wer teilnehmen soll, hängt davon ab, worum es in der Besprechung geht. [2]

So sollten beispielsweise Besprechungen mit Mitarbeitern anberaumt werden, um Projekt- oder sogar Unternehmensentwicklungen zu erörtern, während sich eine Besprechung mit Managern oder anderen hochrangigen Mitarbeitern eher auf Unternehmensabläufe oder notwendige personelle Veränderungen beziehen wird.

Es kann auch vorkommen, dass bestimmte Kunden oder Aufsichtsbehörden und deren Mitarbeiter eine Besprechung wünschen, sei es aus Interesse an einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Dienstleistung oder einfach, um Bedenken oder Probleme zu klären. Im Allgemeinen und im Einklang mit den obigen Hinweisen ist es am wichtigsten, nur die relevanten Personen einzuladen.

1. Treffen mit Mitarbeitern

Bei Besprechungen mit Mitarbeitern hilft es, nur die Mitarbeiter einzuladen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten oder es leiten, um die Besprechung zielgerichtet zu halten; bei Besprechungen, die eher unternehmensweit stattfinden, können wiederholte Besprechungen mit kleineren Gruppen von Mitarbeitern (in größeren Unternehmen) dazu beitragen, die Besprechung umfassender zu gestalten; größere Besprechungen eignen sich besser für die allgemeine Bekanntgabe von Strategien oder Direktiven.

2. Personal auf höherer Ebene

Ähnliche Richtlinien gelten für Treffen mit höherrangigen Mitarbeitern oder Kollegen, wobei diejenigen, die für eine bestimmte Abteilung oder eine damit verbundene Stelle am wichtigsten sind, an dem Treffen teilnehmen sollten.

3. Besprechung mit einem Kunden

Wenn Sie mit einem Kunden zusammentreffen, beschränken Sie das Treffen auf den Kunden und ein oder zwei Vertreter, während Sie den Beitrag des Kunden mit den entsprechenden Mitarbeitern des Unternehmens abstimmen. Es ist immer eine gute Idee, jemanden einzubeziehen, der alle wichtigen Gespräche für spätere Referenzzwecke aufzeichnet und jeden nach dem Treffen an wichtige besprochene Themen erinnert.

Maximale Effizienz einer Besprechung

Sobald die Besprechung anberaumt ist und die entsprechenden Personen eingeladen wurden, ist es wichtig, einige Richtlinien zur Besprechungsetikette zu befolgen, um die Effizienz zu maximieren.

Wenn Sie ein oder zwei Tage vor der Besprechung eine Erinnerung versenden, können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer pünktlich und gut vorbereitet zur Besprechung erscheinen. Diese Erinnerung kann auch als Leitfaden dafür dienen, was man erwarten kann und was man zur Besprechung mitbringen sollte.

Je nach Dauer der Besprechung ist es wichtig, dass die richtigen Utensilien – vom Büromaterial bis zu den Lebensmitteln – mitgebracht werden, damit die Besprechung flüssig und produktiv verläuft. Es ist auch unerlässlich, dass alle wichtigen Materialien und Geräte vor der Besprechung besorgt und getestet werden und dass ein geeigneter Raum ausgewählt und reserviert wird, um den Platz zu maximieren und gleichzeitig eine gute Unterhaltung zu ermöglichen.

Bei formellen Besprechungen, insbesondere mit neuen Kunden, Kollegen oder Mitarbeitern, kann eine Sitzordnung den Eintritt und den Diskussionsprozess vereinfachen und gleichzeitig die Diskussion zwischen verwandten oder integrierten Einheiten oder Parteien erleichtern.

Die Maximierung der Effizienz von Besprechungen muss keine übertriebene und langwierige Angelegenheit sein. Ob es nun um die Anzahl der eingeladenen Personen, die einzuladenden Personen oder die zu besprechenden Themen geht, für die Organisation einer effektiven Besprechung müssen lediglich die oben genannten Punkte beachtet werden. Mit ein paar einfachen Richtlinien können Sie sicherstellen, dass Sie bei jeder Besprechung die richtigen Personen einladen und dass alle darauf vorbereitet sind, das Beste aus dieser Gelegenheit zu machen.


Quellen:

[1]: https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

[2]: https://smallbusiness.chron.com/etiquette-business-meeting-invitations-2917.html

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