Virtuelle Meetings sind weltweit zur Norm geworden. Die Akzeptanz digitaler Meetings hat sich beschleunigt, und sie werden sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld genutzt.
In diesem Artikel wird die ideale Dauer eines virtuellen Meetings erörtert. Wenn Sie wissen, wie lange ein virtuelles Meeting dauern sollte, können Sie Ermüdungserscheinungen vermeiden und die Ergebnisse des Meetings maximieren.
Wie lange sollte ein virtuelles Meeting dauern?
In unserer kürzlich in den Vereinigten Staaten durchgeführten Umfrage gaben 49 % der Befragten an, dass ein virtuelles Meeting 30 Minuten dauern sollte.
Andererseits sagten 21 % der Befragten, dass ein virtuelles Meeting 45 Minuten dauern sollte, während 25 % meinten, dass es 60 Minuten dauern sollte.
Fasst man diese Gruppen zusammen, so sind 95 % der Befragten der Meinung, dass ein virtuelles Meeting zwischen 30 Minuten und einer Stunde dauern sollte.
In dieser Umfrage hielten 3 % der Befragten eine Sitzungsdauer von 15 Minuten für ideal. Nur 2 % würden eine Sitzung von 75 Minuten Dauer bevorzugen, und 1 % wünscht sich virtuelle Sitzungen von 90 Minuten Dauer.
Virtuelle Meetings sollten 30 Minuten lang sein
Wenn möglich, sollten die Planer von Meetings eine Dauer von 30 Minuten anstreben. In der Umfrage gaben 49 % der Befragten an, dass das ideale virtuelle Meeting 30 Minuten lang sein sollte.
Die Mehrheit der Teilnehmer an persönlichen oder beruflichen Besprechungen würde es vorziehen, nur 30 Minuten zuzuhören, ihre eigenen Ideen mitzuteilen und Ergebnisse oder Pläne mit anderen zu besprechen.
Dies gilt für alle Sektoren, d. h. egal, ob Sie im Journalismus oder in der Medizin tätig sind, dies ist die ideale Zeit für ein virtuelles Meeting.
Umfrage zeigt: Meetings unter einer Stunde sind in der Regel ideal
Die Umfrage zeigt, dass die meisten Befragten nicht wollen, dass eine Sitzung länger als 30 Minuten dauert. Tatsächlich würden 95 % der Befragten es vorziehen, wenn die Sitzungen eine Stunde oder weniger dauerten. Diese Zeit würde alle Präsentationen einschließen, die stattfinden müssen, z. B. Berichte aus verschiedenen Abteilungen.
Es ist wichtig, dass die Organisatoren von Meetings den Zweck eines Meetings klar definieren. Wenn ein Meeting keinen eindeutigen Zweck hat und die Ergebnisse nicht klar definiert werden können, ist es vielleicht gar nicht nötig, ein Meeting abzuhalten.
Besprechungsplaner sollten in der Lage sein, eine Gliederung der Besprechung zu erstellen und diese online anzupassen, um die Besprechung effizienter zu gestalten.
Bei der Planung von Besprechungen sollten diejenigen, die Berichte vorlegen müssen, ihre Zeitvorgaben beachten und sich an die Zeit halten, die ihnen für ihre Präsentationen eingeräumt wird.
Im Idealfall sollten die in den Berichten enthaltenen Fakten in weniger als 5 Minuten präsentiert werden. So können die Informationen schnell verarbeitet werden, ohne dass die Gefahr besteht, die Teilnehmer zu langweilen.
Wenn einige Vortragende die ihnen zugestandene Zeit bei allen virtuellen Meetings an denen sie teilnehmen ständig überschreiten, sollten sie vielleicht gebeten werden, ihre Informationen in einem anderen Format zu präsentieren. Wenn Sitzungen effektiv sein sollen, muss die darin verbrachte Zeit genutzt werden, um die angestrebten Ergebnisse zu erzielen.
Wenn jemand seine Zeit überschreitet, zehrt er an der Energie aller Teilnehmer und verringert den Nutzen, der aus den anderen für die Sitzung geplanten Aktivitäten gezogen werden kann.
Die Ergebnisse für virtuelle Meetings spiegeln die Trends bei persönlichen Treffen wider
Die Ergebnisse für virtuelle Meetings spiegeln die Ergebnisse für persönliche Meetings wider. Das heißt, die ideale Dauer einer virtuellen Besprechung ist dieselbe wie die einer persönlichen Besprechung.
Unternehmen halten das ganze Jahr über Besprechungen ab. Bei der Bewertung von persönlichen Besprechungen geben die Teilnehmer jedoch an, dass sie das Gefühl haben, ein Drittel ihrer Zeit zu verschwenden. [1]
Die Dauer der Besprechungen ist ein entscheidender Faktor, der die Wahrnehmung der Produktivität eines Unternehmens beeinflusst.
Wenn Teammitglieder ständig an Besprechungen teilnehmen müssen, die sie als Zeitverschwendung empfinden, haben sie den Eindruck, dass das Unternehmen ihre Zeit nicht wertschätzt, selbst in einem virtuellen Umfeld. Zu lange Besprechungen können sich negativ auf die Arbeitsmoral auswirken.
Die ersten Anzeichen dafür sind große virtuelle Meetings, bei denen die meisten Teilnehmer die Kamera ausschalten.
Die ideale Länge einer Besprechung hängt von der Aufmerksamkeitsspanne ab
Die ideale Dauer einer Besprechung richtet sich nach der Aufmerksamkeitsspanne der Menschen. In der Regel sind die Menschen in einer Besprechung etwa 25 Minuten lang am konzentriertesten.
Danach lässt ihre Aufmerksamkeit nach. Es ist also wichtig, bei der Planung von Besprechungen zu berücksichtigen, wie das menschliche Gehirn funktioniert.
Studien zeigen, dass die menschliche Aufmerksamkeitsspanne vor allem in den letzten Jahrzehnten stetig abgenommen hat. [2] In einer virtuellen Umgebung ist es besonders wichtig, dass die Botschaften klar und deutlich sind.
Alle Nachrichten, die im Rahmen einer Besprechung übermittelt werden, sollten kurz und direkt sein, genau wie die Besprechung selbst. Andernfalls vergessen die Teilnehmer wahrscheinlich viel von dem, was gesagt wurde, und es ist unwahrscheinlicher, dass sie sich während ihrer regulären Arbeit an die in der Besprechung getroffenen Entscheidungen halten.
Wahrnehmung der Effektivität von Besprechungen
Die Teilnahme an einer Besprechung raubt den Teilnehmern die Zeit, die sie mit anderen Aktivitäten verbringen können.
Manchmal werden Besprechungen als Ablenkung empfunden, vor allem wenn sie zu einer Zeit stattfinden, in der man bereits unter Druck steht oder Fristen einhalten muss. [3]
In dieser Situation ist es am besten, dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer sehen, dass sie für die Zeit, die sie in eine Besprechung investieren, auch etwas bekommen. Besprechungen sollten im Bereich von 30 Minuten bis zu einer Stunde geplant werden, um die Mehrheit der Befragten zufrieden zu stellen.
Sind 15-Minuten-Sitzungen ideal?
Besprechungen, die 15 Minuten oder weniger dauern, sind für manche Menschen ideal. Tatsächlich zeigen die Ergebnisse, dass 3 % der Befragten diese Sitzungsdauer grundsätzlich für ausreichend hielten. Viele Besprechungen können so geplant werden, dass sie nur etwa 15 Minuten dauern.
Diese sind so konzipiert, dass die Teilnehmer in virtuellen Umgebungen möglichst schnell Feedback geben können. In vielen Fällen werden den Teams also Unterlagen vorgelegt, die sie auf die Besprechung vorbereiten.
Sie prüfen die Informationen, bevor sie sich anmelden, damit sie sich in der virtuellen Umgebung mit diesen Unterlagen auseinandersetzen können. Während der Besprechung liegt der Schwerpunkt auf der Lösung von Problemen in der Gruppe und der Behandlung von Fragen, die sich nicht so einfach per E-Mail oder auf anderem Wege lösen lassen.
Quellen:
[1]: https://smartway2.com/blog/the-ideal-meeting-length-is-shorter-than-you-think/
[2]: https://www.wyzowl.com/human-attention-span/
[3]: https://hbr.org/2022/03/dear-manager-youre-holding-too-many-meetings
Matt Vargas ist Autor und Rhetoriktrainer mit einem Abschluss in Soziologie und mehr als zehn Jahren Praxiserfahrung. Matt ist verantwortlich für die empirischen Erhebungen bei everyday-courtesy.com, ist leidenschaftlicher Freizeitmusiker und bloggt hier über seine Erfahrungen im Bereich der zwischenmenschlichen Kommunikation.
