Wie man nach dem Zweck einer Besprechung fragt


Es gibt viele Situationen und Momente, in denen wir uns mit Menschen treffen müssen. Oft geht es dabei um die Arbeit, aber auch um ein gemütliches Beisammensein oder darum, etwas Wichtiges zu besprechen. Aber wenn andere uns zu einem Treffen einladen, ist der Zweck nicht immer klar oder eindeutig.

In den meisten Fällen können Sie sich direkt an den Organisator des Treffens wenden und nach dem Grund des Treffens fragen. Wenn Sie den Grund jedoch vergessen haben, versuchen Sie, mit einem anderen Teilnehmer zu sprechen, z. B.: „Können Sie mir in Vorbereitung auf den Termin kurz die wichtigsten Themen nennen?“

Wenn Sie wissen, wie Sie nach dem Zweck des Treffens fragen können, sparen Sie Zeit und vermeiden Rätselraten über Ihre Vorstellungen. Auch wenn es einfach erscheint, direkt danach zu fragen, gibt es bestimmte Situationen, in denen man ein wenig vorsichtiger sein muss. Das gilt vor allem, wenn Sie mit anderen Kulturen zu tun haben.

Für Arbeitsbesprechungen

Wenn Ihr Chef oder Vorgesetzter eine Besprechung einberuft, wird er normalerweise vorher sagen, worum es geht. Wenn das nicht der Fall ist, können Sie einfach direkt danach fragen. Wenn er es Ihnen aber nicht sagen will und Sie es wissen wollen, sollten Sie nicht lästig sein und auf das Thema drängen.

Wenn man Ihnen den Zweck des Treffens nicht verraten will, gibt es wahrscheinlich einen guten Grund dafür. Das bedeutet, dass jeder, der zu dem Treffen eingeladen ist, zu gegebener Zeit erfahren wird, worum es geht. Falls das Treffen obligatorisch ist, können Sie nicht viel tun.

Bereiten Sie sich darauf vor und packen Sie eine kleine Tasche mit Ihren Unterlagen und anderen Dokumenten, die Sie voraussichtlich benötigen werden.

Es ist besser, vorbereitet zu sein und nichts zu brauchen, als etwas zu brauchen und es nicht zur Hand zu haben.

Wenn Sie beschäftigt sind

Wenn Sie jedoch zum Zeitpunkt der Besprechung andere Dinge zu tun haben, sollten Sie das Wort ergreifen, wenn Ihr Vorgesetzter die Besprechung ankündigt. Hier sollten Sie ein wenig Taktgefühl zeigen, aber auch gleich zur Sache kommen.

Nehmen Sie einfach zur Kenntnis, dass man Ihnen nicht sagen will, was der Grund für das Treffen ist. Sagen Sie dann aber auch, dass Sie sehr viel Arbeit haben. Sagen Sie ihnen, dass es hilfreich wäre, wenn Sie den Zweck der Sitzung kennen würden, damit Sie sich vorbereiten können.

Wenn Sie den Zweck der Besprechung vergessen haben

Es kann natürlich auch vorkommen, dass Sie wissen, dass es eine Besprechung gibt und Ihr Chef den Zweck bereits genannt hat. Sie sollten wissen, worum es geht, und wenn Sie danach fragen, könnten Sie sich sogar in Schwierigkeiten bringen. Hoffentlich haben Sie eine E-Mail oder eine andere Mitteilung erhalten. Darauf sollten Sie sich beziehen können.

Leider kann es Momente geben, in denen Sie keine Zeit haben, sich auf die Ankündigung zu beziehen. Wenn es sich um eine heikle Situation handelt und Sie sich an den Zweck der Besprechung erinnern müssen, können Sie vielleicht einen anderen Mitarbeiter danach fragen. Oder die Sekretärin oder der Verwaltungsassistent Ihres Chefs kann es Ihnen vielleicht sagen.

Egal, was Sie in einem solchen Fall tun, seien Sie immer höflich und entschuldigen Sie sich für Ihre Vergesslichkeit. Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit kommen bei den Menschen immer gut an.

Verschiedene Arten von Treffen mit Freunden

Manchmal wollen Freunde ein Treffen vereinbaren, weil sie sich etwas von der Seele reden müssen oder weil sie eine Überraschung für Sie haben. Wenn sie den Zweck des Treffens nicht nennen wollen, haben sie wahrscheinlich einen guten Grund dafür.

Bei ernsten Gesprächen

Wenn es sich jedoch um ein ernsthaftes Gespräch handelt, ist es etwas unhöflich, Ihnen nicht wenigstens eine Vorstellung davon zu geben, worum es bei dem Treffen geht. Wenn man mit Ihnen ein Treffen vereinbart, geben Sie einen leichten Anstoß und fragen Sie etwas wie:

„Kann ich wenigstens eine allgemeine Vorstellung davon bekommen, was der Zweck dieses Treffens ist?“

Falls es sich um ein anstrengendes Treffen handelt und Ihr Freund den Zweck nicht nennen will, haben Sie ein Recht darauf zu erfahren, worum es geht.

Je nach Situation können Sie vorsichtig sagen, dass Sie sich nicht mit ihm treffen können, solange Sie nicht wissen, worum es geht.

Das gilt vor allem dann, wenn Sie diese Person seit einiger Zeit nicht mehr gesehen oder gesprochen haben.

Im Falle eines kürzlichen Streits

Wenn es sich bei dem Freund oder der Freundin um jemanden handelt, den Sie oft sehen und mit dem Sie sich in letzter Zeit gestritten haben, ist es vielleicht am besten, nicht nach dem Thema des Treffens zu fragen. Sie wissen es bereits oder sollten zumindest eine Vorstellung davon haben. Nach dem Zweck des Treffens zu fragen, könnte den Eindruck erwecken, dass Sie sich dumm stellen. Das hilft der Sache nicht unbedingt.

Bei Überraschungen

Wenn es sich um eine Überraschung handelt und die Stimme einen aufgeregten Klang hat, fragen Sie nicht danach. Sie ruinieren sonst alles. Das Einzige, was Sie zu diesem Zeitpunkt erfragen können, ist, ob es eine gute oder schlechte Sache ist. Dies kann notwendig sein, wenn Sie wissen, dass Ihr Freund ein Scherzbold ist.

Treffen mit Menschen aus anderen Kulturkreisen

Unabhängig davon, ob Sie ein berufliches oder privates Treffen vereinbaren und die einladende Seite aus einer anderen Kultur stammt, gibt es einige Dinge zu beachten. Die meisten westlichen Länder legen Wert darauf, dass der Zweck eines Treffens vor der Veranstaltung bekannt gegeben wird. Dies ist in den USA, dem Vereinigten Königreich, Deutschland, Frankreich, Polen, Russland usw. üblich.

In vielen Kulturen Asiens und des Nahen Ostens, wie z. B. in Japan oder Ägypten, wird dies jedoch nicht so gesehen. Viele dieser Menschen glauben, dass es ausreicht, ein Treffen einzuberufen. Dieser Unterschied ist auf kulturelle Überzeugungen und Vorstellungen von der Zusammenarbeit mit anderen zurückzuführen.

Westliche versus asiatische Wahrnehmungen

In den USA beispielsweise betrachten viele Menschen Arbeitsbesprechungen als Ablenkung und Zeitverschwendung, vor allem, wenn es keinen konkreten Anlass dafür gibt. In Japan hingegen bedeuten Besprechungen, dass man sich mit anderen austauscht und Zeit mit ihnen verbringt. So kann schon die Organisation einer Besprechung produktiv sein, je nachdem, welche Arbeit zu erledigen ist.

Außerdem betrachten Amerikaner Meetings als einen Rahmen, um Entscheidungen zu treffen, Vereinbarungen zu schließen und Ideen zu entwickeln. In vielen japanischen Unternehmen werden Besprechungen nur abgehalten, damit die Mitarbeiter sich über ihre Arbeit austauschen oder die jüngsten Ereignisse im Unternehmen diskutieren können. Sie sind nicht dazu gedacht, produktiv zu sein, so wie Amerikaner sie sehen.

Für einen Japaner kann es befremdlich sein, wenn er nach dem Zweck einer Besprechung gefragt wird.

Auch ihre Vorstellungen von Struktur und Hierarchie spielen hier eine Rolle. Wenn ein Untergebener eine Frage stellt, halten traditionellere Japaner diese Frage für überheblich und dumm.

Bei japanischen Organisatoren von Meetings

Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der eine japanische Person das Treffen organisiert und den Zweck nicht angibt, gibt es einige Dinge, die Sie sagen können. Aber Sie müssen sofort nachfragen und dürfen nicht bis später warten. Es ist weitaus besser, wenn Sie Ihre Fragen sofort stellen, als bis zur letzten Minute zu warten.

Außerdem mögen die Japaner keine direkten und konfrontativen Fragen. Sie haben oft eine sehr subtile und indirekte Art zu sprechen, vor allem gegenüber angesehenen Autoritätspersonen und Älteren.

Sie sollten darauf achten, wie Sie Ihre Frage formulieren.

Sagen Sie zum Beispiel etwas in der Art von:

„Gibt es irgendetwas, das ich zu dem Treffen mitbringen soll?“

„Brauchen Sie Hilfe bei der Organisation des Treffens?“

„Gibt es einen bestimmten Schwerpunkt für das Treffen?“

„Welches Ziel möchten Sie am Ende des Treffens erreichen?“

„Gibt es ein bestimmtes Ergebnis, das Sie mit dem Treffen erreichen wollen?“

Wenn Sie die Fragen auf die oben genannte Weise stellen, erhalten Sie Ihre Antwort auf einem eher umständlichen Weg. Wenn Sie die Frage eher auf die Person richten, die das Treffen anberaumt, als auf sich selbst, können Sie sich ein viel klareres Bild vom Zweck des Treffens machen. Auch der Gesprächspartner wird Sie als freundlichen und aufmerksamen Menschen wahrnehmen.

Begegnungen mit Menschen aus Wüstenregionen

In Ländern wie Ägypten und Saudi-Arabien ist es heiß, karg und trocken. Die genaue Uhrzeit hat unter diesen Umständen nicht unbedingt höchste Priorität. Außerdem geben sie in der Regel nicht den Zweck eines Treffens an und gehen selten auf Nachfragen ein, wenn ein Treffen vereinbart wurde.

Für Menschen aus westlichen Kulturen kann dies unglaublich ärgerlich sein. Es scheint, als ob die Dinge zu langsam gehen.

Wenn Sie sich in einer solchen Situation befinden und den Zweck des Treffens wissen wollen, gehen Sie ganz lässig damit um und lassen Sie jede Spannung von sich ab.

Wenn die Person anruft oder eine Nachricht schickt, um das Treffen zu vereinbaren, sollten Sie genau dann fragen, worum es geht, und zu keinem anderen Zeitpunkt. Wenn sie es nicht sagen oder Sie keine Antwort erhalten, lassen Sie es einfach sein und erscheinen Sie pünktlich. Kümmern Sie sich nicht um andere Leute, tun Sie einfach, was Sie brauchen, und denken Sie über Ihr eigenes Handeln nach.

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