Ist es unhöflich, jemanden anzurufen und keine Nachricht zu hinterlassen?


Wenn Sie jemanden anrufen und dieser nicht abnimmt, haben Sie die einfache Wahl, eine Nachricht zu hinterlassen oder nicht. Auch wenn dies eine einfache Entscheidung zu sein scheint, ist es eine, mit der sich manche schwer tun.

Gilt es als unhöflich, wenn man keine Nachricht hinterlässt?

Die einfache Antwort ist nein. Es gilt nicht als unhöflich, keine Nachricht zu hinterlassen. Allerdings ist eine kurze Nachricht für den Angerufenen hilfreich, um den den Zweck Ihres Anrufs zu erfahren.

Der Anrufer entscheidet

Laut der Etiquette School of America ist die Entscheidung, ob es sinnvoll ist, eine Nachricht zu hinterlassen, dem Anrufer überlassen.

Es kann mehrere Gründe geben, warum eine Person keine Nachricht hinterlässt.

Es kann sein, dass der Anrufer aus Versehen angerufen hat oder Informationen mitteilen möchte, die nicht in einer Voicemail mitgeteilt werden sollten. Diese Informationen können sensibel sein oder einfach etwas, das Sie nicht auf einer Voicemail hinterlassen möchten.

Dies sind alles gute Gründe, keine Voicemail zu hinterlassen.

Auch wenn es nicht erforderlich ist, kann es sinnvoll sein, eine kurze Voicemail zu hinterlassen, die den Zweck Ihres Anrufs angibt.

Haben Sie schon einmal einen Anruf erhalten und wussten nicht, worum es geht? Es kann Panik und sogar etwas Sorge verursachen, wenn Sie nicht wissen, warum eine Person angerufen hat. Wenn eine Person eine kurze Nachricht hinterlässt, in der sie den Zweck ihres Anrufs angibt, ist dieser rücksichtsvolle Schritt eine gute Option.

Wenn Sie zum Beispiel anrufen, um vertrauliche Informationen mitzuteilen, müssen Sie diese Informationen nicht auf der Mailbox hinterlassen. Sie können jedoch eine kurze Nachricht hinterlassen, dass Sie etwas Wichtiges mitzuteilen haben und darum bitten, dass der Anrufer zu einem günstigen Zeitpunkt zurückruft.

Geben Sie in der Nachricht den allgemeinen Zweck und die Dringlichkeit des Anrufs an. Diese Information wird vom Empfänger des Anrufs sehr geschätzt werden.

Erwägen Sie eine SMS

Obwohl es nie eine schlechte Idee ist, eine Nachricht zu hinterlassen, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine SMS zu senden, anstatt eine Voicemail zu hinterlassen, wenn Sie ein Mobiltelefon anrufen. Es ist eigentlich eine gute Idee, dies zu tun, bevor Sie anrufen. Viele Menschen achten nicht so sehr auf ihr Handy, überprüfen es aber regelmäßig.

Sie freuen sich vielleicht über eine SMS, in der Sie mitteilen, dass Sie anrufen möchten und fragen, ob Sie erreichbar sind. Die Person, die Sie zu erreichen versuchen, ist vielleicht gerade nicht verfügbar. Wenn Sie jedoch eine SMS schreiben, bevor Sie versuchen anzurufen, können Sie besser einschätzen, ob die Person verfügbar ist oder nicht.

Eine andere Möglichkeit ist, eine SMS anstelle einer Voicemail zu hinterlassen. Dies ist nur möglich, wenn Sie wissen, dass die Person Textnachrichten auf ihrem Telefon entgegennehmen kann, also hinterlassen Sie am besten eine Sprachnachricht, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Sie können jedoch auch eine kurze SMS nach dem Anruf senden und den allgemeinen Zweck Ihres Anrufs angeben. So können Sie auf einfache Weise mitteilen, dass Sie nur anrufen, um zu reden und nicht aus einem ernsten Grund.

Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie angeben, dass der Anruf aus einem ernsten Grund erfolgt und Sie sich mit der Person in Verbindung setzen müssen. Viele Menschen hören nicht häufig ihre Sprachnachrichten ab, sehen aber vielleicht sofort Ihren Text und können dann ihre Verfügbarkeit entsprechend anpassen.

Entgegennehmen von Anrufen

Viele Menschen nehmen heutzutage nicht gerne Anrufe entgegen. Sie ziehen es vielleicht vor, den Anruf auf die Voicemail gehen zu lassen und dann zu entscheiden, ob sie zurückrufen wollen oder nicht.

Dieses Verhalten ist zwar verständlich, da der Angerufene vielleicht gerade beschäftigt ist, kann aber ein Zeichen von Unhöflichkeit sein.

Im Allgemeinen ist es am besten, Anrufe zu beantworten, wenn Sie erreichbar sind.

Wenn Sie jedoch sichergehen wollen, dass Ihr Anruf entgegengenommen wird, sollten Sie die Person vorher Bescheid geben, um sicherzustellen, dass sie erreichbar ist. Es ist viel wahrscheinlicher, dass die Person einen erwarteten Anruf annimmt.

Verstehen der Telefon-Etikette

Obwohl die Menschen viel informeller mit ihren Telefonen umgehen als je zuvor, gibt es immer noch einige Prinzipien der Telefonetikette, die Sie bei der Benutzung eines Telefons beachten sollten.

Unabhängig davon, ob Sie ein privates oder berufliches Gespräch führen, ist es am besten, wenn Sie diese allgemeinen Grundsätze so weit wie möglich befolgen. Dies sind einige der Richtlinien, die Sie im Auge behalten sollten.

1. Antworten Sie nach drei Klingelzeichen

Menschen mögen es nicht, wenn man sie warten lässt und es ist am besten, den Anruf entweder anzunehmen oder ihn sofort auf die Voicemail zu schicken. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihr Telefon benutzen, um mit Klienten oder Kunden zu sprechen.

Wenn Sie in einer Position sind, in der Sie für Anrufer erreichbar sein müssen, dann ist es am besten, den Anruf anzunehmen, auch wenn Sie die Nummer nicht kennen.

Die Leute werden jedoch frustriert sein, wenn sie warten müssen, bis das Telefon auf die Mailbox geht, da dies einige Minuten dauern kann. Wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen können, dann schicken Sie ihn sofort auf die Mailbox, damit die Person in der Leitung nicht warten muss.

2. Bestätigen Sie Ihre Identität

Wenn Sie einen Anruf entgegennehmen, ist es wahrscheinlich, dass die Person in der Leitung weiß, wer Sie sind.

Dennoch ist es am besten, wenn Sie sich vergewissern, dass Sie mit der richtigen Person sprechen.

Bei beruflichen Anrufen ist dies besonders wichtig, bei persönlichen Anrufen können Sie informeller sein. Da der Anruf von einer falschen Nummer kommen könnte, gehen Sie effizienter mit der Zeit der anderen um, indem Sie sich vorstellen.

Wenn Sie berufliche Anrufe entgegennehmen, ist es in der Regel am besten, sich vorzustellen, den Anrufer an das Unternehmen zu erinnern, mit dem Sie zusammenarbeiten und sich den Namen des Anrufers zu merken. Erkundigen Sie sich dann, wie Sie dem Kunden helfen können.

Der Kunde wird es zu schätzen wissen, dass Sie Ihren Namen kennen und ihm gerne weiterhelfen möchten. Dies gibt einen guten Ton für das Gespräch vor und erhöht Ihre Chancen, dass es gut läuft.

3. Sprechen Sie langsam und deutlich

Manche Menschen werden am Telefon nervös, was sie oft dazu bringt, schnell zu sprechen. Obwohl es verlockend sein kann, dies zu tun, sollten Sie bedenken, dass Sie am Telefon nicht die gleiche Kommunikation haben. Da Sie die Mimik oder Körpersprache Ihres Gesprächspartners nicht sehen können, müssen Sie deutlich sprechen, um verstanden zu werden.

Eine kräftige Stimme zu haben und langsam zu sprechen, erfordert vielleicht etwas Übung, aber es ist ein guter Weg, um gut verstanden zu werden. Sie wollen gehört werden und auch vermeiden, dass Sie sich wiederholen müssen. Mit einer selbstbewussten Stimme verschaffen Sie sich Gehör und verbessern auch Ihr Vertrauen.

4. Vermeiden Sie die Freisprecheinrichtung

Wir alle wissen, dass die Freisprecheinrichtung ein nützliches Werkzeug ist. Wenn Sie jedoch schon einmal mit jemandem telefoniert haben, der eine Freisprecheinrichtung verwendet, dann wissen Sie wahrscheinlich, wie schwierig es sein kann, ihn zu hören.

Es ist sowohl frustrierend als auch unmöglich, ein gutes Gespräch zu führen, wenn jemand den Freisprecher benutzt.

Wenn Sie die Freisprecheinrichtung nicht verwenden, schenken Sie dem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit. Es kann vorkommen, dass Sie die Freisprecheinrichtung verwenden müssen, z. B. wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen oder eine Fehlerbehebung durchführen möchten.

Wenn Sie jedoch häufig die Freisprecheinrichtung verwenden müssen, sollten Sie in ein Headset investieren, mit dem Sie die Freisprechfunktion nutzen können.

5. Seien Sie ein aktiver Zuhörer

Wenn es darum geht, an einem Gespräch teilzunehmen, ist es wichtig, ein aktiver Zuhörer zu sein. Das bedeutet, dass Sie dem Anrufer Ihre volle Aufmerksamkeit schenken und angemessen reagieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie beruflich Anrufe entgegennehmen, aber auch in einem persönlichen Gespräch ist es eine gute Idee.

Es ist leicht, beim Telefonieren mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, aber vermeiden Sie das, wenn Sie können.

Machen Sie sich stattdessen während des Gesprächs Notizen, um wichtige Informationen festzuhalten, die Sie wissen müssen oder an die Sie sich erinnern möchten. Wenn Sie sich Notizen machen, haben Sie eine Vorstellung davon, was Sie besprochen haben und können bei Bedarf nachfassen.

Sie müssen nicht das gesamte Gespräch aufzeichnen, aber es ist eine gute Idee, die wichtigsten Punkte zu notieren, damit Sie sie für eine spätere Referenz haben. Viele Menschen, die im Kundenservice arbeiten, tun dies und finden, dass diese Gewohnheit ihnen enorm hilft.

6. Angemessene Sprache verwenden

Der Hauptunterschied zwischen persönlichen und beruflichen Anrufen liegt in der Sprache und dem Tonfall, den Sie verwenden.

Es mag akzeptabel sein, Slang zu verwenden, wenn man mit Freunden spricht, aber das ist normalerweise nicht angemessen, wenn man ein professionelles Gespräch führt. Unabhängig davon, ob es sich um ein berufliches oder privates Gespräch handelt, ist es am besten, klar und deutlich zu sprechen und nicht zu viel Slang oder Flüche zu verwenden. Dies könnte verärgernd sein und bei einem Anruf schlecht rüberkommen. Bei einem persönlichen Gespräch besteht dieses Problem dagegen nicht.

Da Sie jedoch die Reaktionen am Telefon nicht immer abschätzen können, sollten Sie respektvoll sprechen und eine angemessene Sprache verwenden, um Probleme zu vermeiden.

Seien Sie immer höflich

Nun, da Sie eine Vorstellung davon haben, wie Sie sich am Telefon verhalten sollten, denken Sie daran, dass es eine Vielzahl von Szenarien gibt, die hier nicht besprochen wurden.

Im Allgemeinen ist es am besten, sofort ans Telefon zu gehen und eine Voicemail zu hinterlassen, wenn Sie angerufen werden.

Obwohl dies nicht unbedingt erforderlich ist, ist es am besten, diese Gewohnheit zu befolgen. Keine Nachricht zu hinterlassen ist zwar nicht unhöflich, aber es wäre rücksichtsvol dies doch zu tunl, wenn es man die Telefonetikette beachtet. Behalten Sie stets Höflichkeit und Respekt bei, um die besten Optionen zu erhalten.

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