Wie man eine professionelle Voicemail hinterlässt

Haben Sie schon einmal jemanden angerufen, dessen Mailbox erreicht und Panik bekommen? Reden Sie weiter und weiter und beenden das (einseitige) Gespräch mit dem Gefühl, ein Idiot zu sein? Oder versuchen Sie es noch einmal, wenn Sie die Möglichkeit haben, das Gespräch zu löschen und neu zu beginnen?

Da sind Sie nicht allein. Niemand möchte sich wie ein Idiot vorkommen, wenn der Empfänger des Anrufs seine Mailbox abspielt. Man möchte sich nicht vorstellen, dass er lacht oder den Kopf schüttelt.

Selbst in der heutigen digitalen Welt spielen Telefone immer noch eine große Rolle in der Geschäftskommunikation. Sie möchten den bestmöglichen Eindruck von Ihrer Kompetenz, Freundlichkeit und Professionalität hinterlassen.

Professionelle Voicemail-Vorlage

„Hallo! Hier spricht Amy Jones von XYZ. Ich rufe wegen der Bestellung an, die Sie bei uns aufgegeben haben. Ich habe einige Fragen und wollte Sie bitten, mich zurückzurufen. Ich bin von 8:00 bis 17:00 Uhr unter der Nummer (000) 000-0000 zu erreichen. Ich danke Ihnen und freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“

Dies ist ein einfaches Musterskript, mit dem Sie dieses Problem angehen können. Drucken Sie es aus, legen Sie es neben Ihr Telefon, und Sie sind für die meisten Situationen gerüstet.

Hier noch ein lustiger Fakt. Wenn Sie am Telefon sprechen, kann man erkennen, ob Sie lächeln oder nicht. Das stimmt. Menschen können die Intonation in der Stimme unterscheiden. Wenn Sie lächeln, wenn Sie die Nachricht hinterlassen, wirken Sie nicht nur professionell, sondern auch freundlich.

Länge und Betonung Ihrer Nachricht

Sprechen wir über die Länge Ihrer Nachricht. Alles, was länger als dreißig Sekunden ist, ist eine sehr lange Zeit. Denken Sie daran, wie Sie Sprachnachrichten abhören, die Sie erhalten haben. Scheinen einige von ihnen endlos zu dauern? Werden zu viele Informationen übermittelt? Das mag sein. Schreiben Sie ein Skript für Ihre Voicemail und üben Sie es, bevor Sie es aufsprechen.

Sprechen Sie langsam und deutlich. Sprechen Sie verständlich. Wenn der Empfänger Ihre Nachricht wiederholt abhören muss, ist das ärgerlich. Lernen Sie außerdem, sich gemäßigt auszudrücken. Ein gemäßigter Ton ist sehr wichtig. Sie lässt unsere Stimmen interessant klingen.

Niemand wird von der Idee fasziniert sein, mit jemandem zu sprechen, der wie ein Roboter klingt. Wenn Sie interessant und freundlich, aber dennoch professionell klingen, hat niemand etwas zu meckern.

Eine weitere gute Möglichkeit zum Üben ist es, an Anrufe zu denken, die Sie selbst erhalten haben. Wann hat es Ihnen nichts ausgemacht, zurückzurufen? Haben Sie jemals geseufzt, als Sie die Mailbox eines Anrufers hörten, und gedacht, oh Mann, das wird unangenehm werden? Was ist mit den Nachrichten, in denen der Anrufer so schnell oder so leise spricht, dass Sie ihn nicht hören können? Das sind alles Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Nachrichten hinterlassen.

Danken Sie ihnen am Ende der Nachricht. Das gehört zum guten Ton und ist professionell.

Professionelle und freundliche Wortwahl

Vermeiden Sie die Versuchung, ein Komödiant zu sein. Viele Leute finden es witzig, ihr Telefon mit lustigen oder albernen Begrüßungen einzurichten, aber im Geschäftsleben ist es an der Zeit, professionell zu sein. Außerdem nutzen viele von uns ihre Handys jetzt sowohl privat als auch geschäftlich.

Wenn Sie immer professionell bleiben, werden Sie nicht den Fehler machen, bei einem Geschäftskontakt zu locker oder zu lässig zu klingen. Dies ist besonders wichtig für Stellensuchende.

Wir schlagen vor, dass Sie Ihre Sprechzeiten angeben, damit der gewünschte Empfänger Sie nicht anruft, IHRE Voicemail erhält und eine Nachricht hinterlassen muss. Das nennt man „Anruf Ping-Pong“, und es wird schnell langweilig.

Seien Sie sympathisch und natürlich. Das kann einige Übung erfordern. Übertreiben Sie es nicht, aber es ist nichts falsch daran, freundlich zu sein.

Üben Sie Ihr Skript an Ihrer eigenen Mailbox

Müssen Sie viele Nachrichten hinterlassen? Wenn ja, sollten Sie sich zwischendurch neu gruppieren, sonst vermittelt Ihre Stimme den Eindruck, dass Ihre Aufgabe mühsam ist. Wenn Sie mürrisch und gereizt klingen, kommt das auch rüber – und wer würde Sie dann zurückrufen wollen? Keiner. Dies ist besonders wichtig bei Verkaufsgesprächen, bei denen eine überzeugende Persönlichkeit von entscheidender Bedeutung ist.

Umgekehrt sollten Sie es mit der Lebhaftigkeit nicht übertreiben. Für jemanden, der noch keinen Kaffee getrunken hat, kann eine lächerlich übertriebene, freche Nachricht abschreckend wirken.

Versuchen Sie, natürlich, sympathisch und professionell zu wirken. Dinge, die Sie vermeiden sollten: „Uhhhh“ und „Umm“.

Lassen Sie uns über soziale Ängste beim Telefonieren sprechen. Die gibt es wirklich – und vielleicht haben Sie sie auch, was das Hinterlassen von Sprachnachrichten noch schwieriger macht. Das ist nicht schlimm! Mit ein wenig Übung kann man sie überwinden.

  • Rufen Sie sich selbst an! Auf diese Weise kann niemand außer Ihnen etwas hören. Erstellen Sie zunächst Ihr Skript und rufen Sie dann selbst an. Schauen Sie, wie Sie klingen. Gefällt es Ihnen nicht? Versuchen Sie es noch einmal. Und noch einmal. Üben Sie so lange, bis Sie das Gefühl haben, dass Sie gut klingen.
  • Rufen Sie einen Freund an. Ja, das ist eine Variante von Telefonieren mit einem Freund. Bitten Sie um konstruktives Feedback. Seien Sie bereit, alle schwierigen Stellen zu üben.

Eine zweite Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen

Manchmal erhalten Sie keinen Rückruf. Nehmen Sie es nicht persönlich. Die Menschen sind beschäftigt und werden mit E-Mails, Textnachrichten und Anrufen überschwemmt. Wenn Sie mit dieser Person sprechen müssen, finden Sie hier ein praktikables Beispiel für einen zweiten Anruf:

„Hallo! Hier ist wieder Amy Jones am Apparat. Es tut mir leid, dass ich Sie störe, und ich weiß, dass Sie sehr beschäftigt sein müssen. Ich muss trotzdem mit Ihnen über Ihre Bestellnummer XXX sprechen. Ich bin zwischen 8:00 und 17:00 Uhr unter der Nummer (000) 000-0000 zu erreichen. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“

Wenn Sie die Möglichkeit haben, können Sie eventuell mit einer E-Mail nachfassen. Vielleicht ist das die bevorzugte Kommunikationsmethode Ihres Kunden.

Leider ist Ihr Beispielskript nicht für jede Situation geeignet. Wir haben Ihnen die Grundlagen gegeben, aber es liegt an Ihnen, dafür zu sorgen, dass Sie die relevanten Informationen parat haben.

Gibt es eine bestimmte Auftrags- oder Kundennummer? Werden Sie zu den Zeiten, die Sie normalerweise auf Ihren Nachrichten hinterlassen, nicht im Büro sein? Vergewissern Sie sich, dass Ihre Informationen korrekt sind, bevor Sie die Nachricht hinterlassen.

Wenn die Verbindung unterbrochen wurde

Wurden Sie unterbrochen? Ups. Das kann behoben werden, also seien Sie nicht bestürzt:

„Hallo! Hier ist wieder Amy Jones. Bei meiner letzten Nachricht wurde ich unterbrochen, deshalb versuche ich es noch einmal. Ich versuche, Sie bezüglich Ihrer Bestellnummer XXX zu erreichen. Ich bin unter der Nummer (000) 000-0000 von 8.00 bis 17.00 Uhr zu erreichen. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.“

Wie ist der Geräuschpegel? Wenn Sie von einem lauten Ort aus anrufen, sollten Sie sich vielleicht an einen ruhigeren Ort begeben, wenn Sie Ihre Voicemail hinterlassen, damit der Empfänger nicht eine Menge Hintergrundgeräusche hört, was unprofessionell ist. Niemand möchte diese Art von Nachricht hören.

Wir hoffen, dies hat Ihnen geholfen! Schreiben Sie das Skript und üben Sie, bis es perfekt ist.

Wann sollte ich zurückrufen, nachdem ich eine Nachricht hinterlassen habe?

Bei geschäftlichen Fragen können Sie pro Tag einmal an drei aufeinander folgenden Tagen einen neuen Telefonanruf versuchen, wenn Ihre Nachricht keinen Rückruf bewirkt hat. Bei privaten Kontakten sollten Sie maximal zwei neue Versuche starten, mit mehreren Tagen Abstand zwischen den einzelnen Anrufen.

Im geschäftlichen Kontext kommt es häufig vor, dass die entsprechende Person sehr beschäftigt ist und keine Zeit für den Rückruf findet. Es kann auch passieren, dass es der Person zu spät wurde, oder sie nach einigen Tagen ihre Nachricht schlichtweg vergessen hat. Zögern Sie nicht erneut zum Telefonhörer zu greifen und falls es um dringende geschäftliche Angelegenheiten geht, können Sie auch Kollegen der Person kontaktieren.

Im privaten Umfeld ist man häufig entspannter und eine Person meldet sich eher dann zurück, wenn Sie Zeit für ein ausführlicheres Gespräch hat. Auch ist eine Kontaktaufnahme über Textnachrichten hier meist besser, da private Mailboxen seltener abgehört werden.

Katie

Katie Haynes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.

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