Es kommt häufig vor, dass eine E-Mail als Nachbereitung eines früheren Telefongesprächs verwendet wird. Dabei stellt sich die Frage, wie Sie auf Aussagen aus dem Telefongespräch Bezug nehmen.
Unterstreichen Sie die Informationen, auf die Sie sich im Telefongespräch beziehen, so bald wie möglich in Ihrer E-Mail. Zum Beispiel: „Hallo Frau Harper. In unserem Telefongespräch am Montag sagten Sie, dass das Produkt nicht wie vorgesehen funktionierte. Ich kann Ihnen anbieten…“
Sollten Sie in Ihrer E-Mail immer auf ein Gespräch verweisen?
Sie müssen nicht immer auf Gespräche in E-Mails Bezug nehmen, aber manchmal kann es hilfreich sein. E-Mails sollten immer so kurz wie möglich sein, besonders wenn sie für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Erwähnen Sie frühere Gespräche nur dann, wenn Sie dadurch die Beziehung zu einem Kunden, einem Freund oder einer anderen Person ausbauen können. [1]
In der Regel sollten Sie auf ein Gespräch Bezug nehmen, wenn dieses Gespräch zu Ihrer E-Mail geführt hat. Wenn in diesem Gespräch Fakten besprochen wurden, die in Ihrer E-Mail bestätigt werden, sollten Sie ebenfalls auf das Gespräch verweisen.
In einer persönlichen E-Mail über eine Veranstaltung sollten Sie zum Beispiel das Datum der Party, die Anzahl der Teilnehmer und die Zuständigkeit für Catering, Dekoration und andere Aufgaben bestätigen. Wenn Sie mit allen Beteiligten ein Telefongespräch über die verschiedenen Regeln und Verantwortlichkeiten geführt haben, wäre es eine gute Idee, mit einer E-Mail nachzuhaken, die alle Fakten enthält.
Wenn Sie sich in dem Gespräch geeinigt haben, sollten Sie sich auch darauf beziehen. Wenn die andere Partei einer Verpflichtung nachgekommen ist, können Sie dies ebenfalls in Ihrer E-Mail erwähnen.
Sie könnten schreiben:
„Wie in unserem früheren Gespräch vereinbart, wird Susan für das Management der Caterer verantwortlich sein.“
„In unserem vorherigen Telefongespräch hat Carlos zugestimmt, dass er für die Buchung des Hotels verantwortlich ist.“
„In unserem Gruppentelefonat am 15. haben wir uns auf ein vegetarisches, biologisches Menü für die Veranstaltung geeinigt.“
Wie schnell sollten Sie das Gespräch erwähnen?
Wenn Ihre E-Mail eine direkte Folge des Gesprächs ist, sollten Sie das Gespräch so bald wie möglich erwähnen. Manchmal kann es sein, dass die andere Partei wirklich vergessen hat, was gesagt wurde. In diesem Fall hilft es, das Gespräch so schnell wie möglich zu erwähnen, um sich an das Gesagte zu erinnern.
Wenn Sie das Gespräch erst in der Mitte oder gar am Ende Ihrer E-Mail erwähnen, kann das zu Verwirrung führen. Sie könnten sich sogar fragen, warum Sie ihnen schreiben, wenn sie sich nicht sofort an das Gesagte erinnern.
In den ersten Zeilen Ihrer E-Mail könnten Sie schreiben:
„Mit dieser E-Mail möchte ich die Einzelheiten Ihrer Sendung bestätigen, wie wir sie in unserem Telefongespräch am Dienstag besprochen haben.“
„Wie wir bereits besprochen haben, wird das Treffen im Konferenzraum stattfinden. Bitte treffen Sie die notwendigen Vorbereitungen.“
„Wie ich in unserem Gespräch am Dienstag erwähnt habe, wird die Ware am Samstag versandt.“
Geben Sie Einzelheiten zu formellen oder geschäftlichen Anrufen an
Geschäftstelefonate werden häufig genutzt, um die Bedingungen eines Vertrags zu besprechen. Eine E-Mail bestätigt, was während des Gesprächs besprochen wurde. Viele Menschen einigen sich mündlich, und in vielen Ländern ist dies laut Gesetz verbindlich, solange bestimmte vertragliche Elemente in dem Gespräch enthalten sind. [2]
Es ist immer eine gute Idee, alles, was Sie besprochen haben, schriftlich festzuhalten. Erwähnen Sie alle Fakten, damit zu einem späteren Zeitpunkt niemand im Unklaren darüber ist, was besprochen wurde.
In solchen Situationen sollten Sie sich ausführlicher ausdrücken als in lockeren Gesprächen. Beziehen Sie sich auf Besonderheiten, wie z. B. Daten und Orte, die während des Gesprächs erwähnt wurden.
Sie könnten zum Beispiel sagen:
„Als wir über die Party sprachen, erwähnten Sie, dass Sie sie am liebsten am Meer feiern würden.“
„In unserem Telefongespräch am Mittwoch sagten Sie, dass Sie das blaue Kleid dem roten vorziehen.“
„Wir haben letzte Woche Freitag am Telefon darüber gesprochen. Sie hatten gesagt, dass Sie das neue Formular haben möchten, und ich habe es an diese E-Mail angehängt.“
„Als wir telefonierten, baten Sie um einen weiteren Dialog, und daran bin ich interessiert.“
Sollten Sie eine Aufzeichnung eines Geschäftsgesprächs hinzufügen?
Es gibt Situationen, in denen es hilfreich sein kann, Ihrer E-Mail eine Aufzeichnung des Geschäftsgesprächs beizufügen. Wenn zum Beispiel jemand das Gesagte anzweifelt, kann eine Aufzeichnung hilfreich sein.
In diesem Fall hätten Sie bereits von allen Beteiligten die Erlaubnis erhalten, das Gespräch, auf das sich Ihre E-Mail bezieht, aufzuzeichnen. Nach US-Bundesrecht ist es zum Beispiel legal, ein Gespräch aufzuzeichnen, solange eine Partei ihre Zustimmung gibt. [3]
Auch wenn das US-Bundesrecht nicht vorschreibt, dass Sie vor der Aufzeichnung die Zustimmung aller Beteiligten einholen müssen, so ist es doch eine gute Geschäftspraxis, dies zu tun. Das Abhörgesetz bezieht sich auch auf die heimliche Aufzeichnung von Gesprächen. Um alle Zweifel auszuräumen und Probleme zu vermeiden, die mit dem Vorwurf der heimlichen Aufzeichnung eines Gesprächs verbunden sind, sollten Sie alle Beteiligten darüber informieren, dass ein Geschäftsgespräch aufgezeichnet wird.
Wenn Sie einen Kunden oder einen Geschäftspartner haben, der manchmal die Details eines Gesprächs vergisst, kann diese Technik hilfreich sein. Sie ist auch hilfreich, wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der Sie mit Kunden telefonieren müssen und es manchmal zu Konflikten kommt.
In Ihren Follow-up-E-Mails können Sie einfach die Aufzeichnungen bereitstellen, die dazu beitragen, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen.
Sie könnten sagen:
„Eine Aufzeichnung unseres letzten Gesprächs ist dieser E-Mail beigefügt.“
„In unserem Gespräch am Montag sagten Sie, dass das Produkt nicht wie erwartet funktionierte. Eine Aufzeichnung dieses Gesprächs ist zu Ihrer Information an diese E-Mail angehängt.“
„Wir haben eine Aufzeichnung unseres Gesprächs angehängt, in der Sie die Art der Zutaten, die Sie für das Rezept verwenden möchten, genau beschrieben haben.“
Spontane Verweise
Es kann vorkommen, dass Sie sich nicht auf ein Gespräch beziehen wollen. Es kann jedoch notwendig sein, dies zu tun, wenn jemand etwas Gesagtes in Frage stellt.
In diesem Fall wird Ihr Verweis als Antwort und nicht als Einführung in ein Thema gestaltet.
Wenn Ihnen jemand nach Ihrem Gespräch eine E-Mail schickt oder anderweitig um Klärung bittet, könnten Sie antworten:
„Wir haben das am Telefon besprochen, erinnern Sie sich?“
„Als Sie mich am Freitag anriefen, sagten Sie, dass Sie die Ware in Ihr Lager schicken lassen wollen.“
„Sie hatten auch den neuen Zeitplan erwähnt, als wir am Freitag telefonierten.“
Quellen:
[1]: https://www.forbes.com/sites/theyec/2021/02/17/why-the-follow-up-is-everything-in-business/
[2]: https://www.lawdepot.com/blog/are-verbal-agreements-legally-binding/
[3]: https://www.dmlp.org/legal-guide/recording-phone-calls-and-conversations
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
