Menschen auf der ganzen Welt kommunizieren tagtäglich per E-Mail. E-Mails werden sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke genutzt und können sogar vor Gericht als Beweismittel verwendet werden.
Die in einer E-Mail enthaltenen Informationen können als Grundlage für geschäftliche Entscheidungen dienen oder Ihnen dabei helfen, gute Lösungen zu finden, die Ihr eigenes Leben verbessern.
Wenn Sie in einer E-Mail um Informationen bitten, erklären Sie Ihren derzeitigen Wissensstand und welche zusätzlichen Informationen Sie benötigen. Bedanken Sie sich im Voraus und fügen Sie eine Notiz hinzu, dass die E-Mail bei Bedarf an eine andere Person weitergeleitet werden kann.
Geben Sie klar und deutlich den Grund für Ihr Schreiben an
E-Mails sind genauso wie herkömmliche Briefe. In einem geschäftlichen Kontext sollte Ihre E-Mail immer einen Zweck haben. Dasselbe gilt, wenn Sie eine persönliche E-Mail an ein Familienmitglied, einen Freund oder einen Bekannten schicken. Wenn Sie Ihre Absichten sofort angeben und Ihre E-Mail an die richtige Person senden, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie als Spam angesehen wird.
Wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail klar definieren, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie von Ihrem Ziel abweichen. Außerdem erhöhen Sie so Ihre Chancen, das zu bekommen, was Sie wollen.
Geben Sie Ihren Zweck an, indem Sie sagen:
„Ich schreibe, um mehr über Ihr Beschäftigungsprogramm zu erfahren.“
„Ich schreibe, um mehr über die Interventionsstrategien zu erfahren, die Ihr Team in den örtlichen Gefängnissen einsetzt.“
„Ich schreibe, um herauszufinden, welche Protokolle für Ihre bevorstehende Feier gelten werden.“
Wenn Sie zusätzliche Informationen anfordern möchten
Sie können eine E-Mail verwenden, um zusätzliche Informationen anzufordern, wenn Sie zuvor ein persönliches Gespräch mit dem Empfänger geführt haben. Es kann auch sein, dass Sie in einem anderen Zusammenhang von einem Projekt, einer Gelegenheit oder einer anderen Situation erfahren haben und weitere Einzelheiten dazu benötigen.
Ihre E-Mail sollte dem Empfänger eine Vorstellung davon vermitteln, was Sie bereits wissen.
Sie sollte auch den Kontext vorstellen, in dem Sie von dem Unternehmen, dem Produkt oder der Arbeit des Empfängers erfahren haben. Auf diese Weise erhält der Empfänger einen Überblick über die Art der Informationen, die Sie bereits haben, so dass er die Lücken füllen kann.
Eventuell können Sie sich auch auf ein vorheriges Telefongespräch beziehen.
Sie können Ihr Wissen über die Arbeit des Unternehmens erweitern, indem Sie sagen:
„Hallo. Wir haben uns im Mai auf der Fachmesse getroffen und über die Fähigkeit Ihres Unternehmens zur Herstellung von Glasfaserkabeln gesprochen. Ich hätte gerne mehr Informationen über die Produkte, die Sie jetzt im Angebot haben.“
„Guten Tag. Meine Familie und ich haben kürzlich in Ihrem Restaurant zu Abend gegessen und wir hatten ein bemerkenswertes Erlebnis. Ich würde gerne wissen, ob Sie auch Veranstaltungen im Freien in der Umgebung ausrichten können.“
„Ich schreibe Ihnen, um weitere Informationen über Ihre Expansionspläne anzufordern. Die Angaben in Ihrem Plan, der der Behörde zur Genehmigung vorgelegt wurde, sind nicht ausreichend.“
Besondere Fragen schriftlich beantworten lassen
Manchmal kann eine E-Mail dazu dienen, allgemeine Informationen anzufordern, um Ihr Grundwissen zu erweitern. Es gibt aber auch Fälle, in denen Sie bereits über allgemeine Kenntnisse zu einem Thema verfügen.
Eine E-Mail kann dazu dienen, Informationen anzufordern, die es Ihnen ermöglichen, in die Tiefe zu gehen.
Ihre E-Mail sollte spezifische Fragen enthalten, die Sie vom Empfänger beantwortet haben möchten.
Wenn Sie sich beispielsweise für den Kauf einer bestimmten Marmeladensorte interessieren, könnten Sie den Hersteller bitten, Ihnen Einzelheiten zur Zubereitung zu nennen. Ihre Fragen könnten sich auf die verwendeten Konservierungsstoffe, die Temperatur, bei der die Konfitüre zubereitet wurde, und die Herkunft des für die Abfüllung verwendeten Glases beziehen.
Wenn Sie ein Haus kaufen, möchten Sie vielleicht Einzelheiten über die Art der Reparaturen, die im Laufe der Jahre durchgeführt wurden, das verwendete Isoliermaterial und andere Fakten im Zusammenhang mit der Renovierung erfahren. Wenn Sie sich für einen Studiengang bewerben, haben Sie vielleicht detaillierte Fragen zu den Kursen.
Erwägen Sie in dieser Art von E-Mail, spezifische Details zu erfragen, indem Sie Fragen stellen wie:
„Behandelt der Kurs alle Maltechniken, die in der Renaissance verwendet wurden?“
„Ist das Produkt mit Materialien verpackt, die frei von Umweltgiften sind?“
„Wie hoch ist die Zugfestigkeit Ihres Produkts?“
„Welche Eigenschaften machen Ihr Produkt für ein 5-jähriges Kind geeignet?“
„Kann ich Ihr Geschirr direkt vom Kühlschrank in die Mikrowelle stellen? Kann sie in beiden Geräten sicher verwendet werden?“
Bedanken Sie sich im Voraus
Manchmal ist es Ihnen vielleicht etwas unangenehm, in einer E-Mail um Informationen zu bitten. Das kann daran liegen, dass Sie niemanden vor den Kopf stoßen wollen. Es könnte auch daran liegen, dass Sie nicht sicher sind, ob Sie um Zugang zu geschützten Informationen, wie z. B. Kontaktdaten, bitten.
Sie können sich schon vor Ihrer Anfrage bedanken. Das kann Ihnen helfen, sich bei Ihrer Anfrage wohler zu fühlen, und lässt die andere Person wissen, dass Sie deren Bemühungen zu schätzen wissen, die von Ihnen benötigten Fakten zu finden.
Untersuchungen haben gezeigt, dass Dankbarkeit den Umgangston mit anderen Menschen verändern kann. Sie kann Ihnen helfen, bessere Beziehungen aufzubauen, und wenn Sie vorhaben, weiterhin Informationen von dieser Person einzuholen, wäre es sicherlich hilfreich, wenn Sie sich bei Ihren Kontakten mit ihr bedanken würden.
Sie könnten sagen:
„Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir weitere Einzelheiten über den Fahrplan mitteilen könnten.“
„Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir das Rezept für das Gewürzbrötchen und das andere Gebäck, das Sie bei der Veranstaltung angeboten haben, per E-Mail zusenden könnten.“
„Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir Einzelheiten über die Methode des gemischten Lernens mitteilen könnten, die bei der Rückkehr der Kinder in die Schule angewendet wird.“
Zeigen Sie Ihr Interesse
Wenn ein Thema Ihr Interesse geweckt hat oder Sie sich dafür interessieren, mehr darüber zu erfahren, sollten Sie das auch zeigen.
Enthusiasmus kann ansteckend sein und es ist ermutigend für die andere Person, wenn Sie sie wissen lassen, dass ihre Arbeit geschätzt wird und sie etwas bewirkt.
Lassen Sie die Person wissen, wie sehr Sie daran interessiert sind, mehr zu lernen, indem Sie sagen:
„Ich wäre daran interessiert, mehr über Ihren Ansatz zu erfahren, wie Sie sicherstellen, dass jeder Arbeitsplatz vollständig zugänglich ist.“
„Ich bin begeistert von den Verbesserungen, die Ihr Unternehmen im Verkehrsbereich erzielt hat, und würde gerne mehr über Ihre Pläne für das kommende Jahr erfahren.“
„Danke, dass Sie uns mitteilen, dass wir diese Transaktionen nicht mehr in der Filiale durchführen können. Ich wäre an weiteren Einzelheiten über die Nutzung von Electronic Banking interessiert.“
Fragen Sie die richtige Person
Sie haben mehr Erfolg bei der Bitte um Informationen in einer E-Mail, wenn Ihre Anfrage an die richtige Person gerichtet ist. Versuchen Sie immer, vorher ein wenig zu recherchieren und herauszufinden, wer Ihnen am ehesten helfen kann, bevor Sie Ihre E-Mail abschicken.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre E-Mail an die richtige Person gerichtet ist, kann es notwendig sein, sie offen zu lassen, damit die Person Ihre Anfrage an eine andere Person weiterleiten kann.
Sie könnten erklären, dass Sie versuchen zu prüfen, ob E-Mails zu diesem Thema an diese Person geschickt werden sollten. Erklären Sie dann, was Sie brauchen, und fragen Sie, ob man Ihnen helfen oder Sie an die richtige Person weiterleiten kann.
Sie könnten sagen:
„Können Sie mir sagen, wann der Zug nach New Jersey sonntags abfährt? Wenn nicht, können Sie diese E-Mail an die richtige Person weiterleiten oder mir deren E-Mail-Adresse geben?“
„Könnten Sie mir Informationen über die Arten von Stiefeln geben, die Sie zur Verfügung haben, oder gibt es eine andere Person, an die ich mich mit dieser Anfrage wenden sollte?“
„Guten Tag. Auf der Website Ihres Unternehmens wurde ich auf Sie als die für Neuregistrierungen zuständige Person verwiesen. Könnten Sie mir Informationen über das Verfahren zur Anmeldung eines Kindes geben, das aus einem anderen Bezirk versetzt wird?“
Anfordern von Informationen in Form von Anhängen
Manchmal ist es besser, die Informationen, die Sie in einer E-Mail anfordern, als Anhang zu versenden. Die Person, an die Sie Ihre E-Mail senden, denkt jedoch möglicherweise nicht sofort daran, obwohl das Dokument bereits in einem digitalen Format vorliegt.
Fordern Sie Anhänge an, indem Sie angeben:
„Bitte geben Sie Informationen über die Art des Holzes, das für die Möbel verwendet wird. Fügen Sie bitte auch Fotos der zum Verkauf stehenden Möbel bei.“
„Bitte fügen Sie eine Kopie der Einnahmen- und Ausgabenberichte bei.“
„Fügen Sie bitte die Spezifikationen für das in der Anzeige erwähnte Gerät bei.“
Indem Sie ausdrücklich darum bitten, dass Ihnen die Informationen als Anhang zugesandt werden, sparen Sie Ihre eigene und deren Zeit. Bitten Sie außerdem darum, dass die Informationen als PDF-Datei gesendet werden, da diese auf den meisten Geräten leicht zu öffnen ist.
Nachfragen nach fehlenden Informationen
Wenn eine Person bereits auf ein Informationsersuchen geantwortet hat, aber möglicherweise nicht genügend Informationen geliefert hat, kann es notwendig sein, zu klären, was Sie benötigen.
Denken Sie daran, sich für die bereits erteilten Auskünfte zu bedanken und zu erklären, wie man Ihnen weiterhelfen kann.
Sie könnten höflich um zusätzliche Informationen bitten, indem Sie fragen:
„Vielen Dank für all die Informationen, die Sie mir bisher zu meiner Anfrage gegeben haben. Ich würde gerne noch mehr über X erfahren.“
„Vielen Dank, dass Sie meiner Bitte um Informationen über den Haushalt nachgekommen sind. Können Sie mir auch Dokumente zur Verfügung stellen, die die Angaben zu den Ausgaben belegen?“
„Aufgrund Ihrer Antwort auf meine ursprüngliche Anfrage muss ich möglicherweise einen Antrag für X stellen.“
Vorlage für formelle E-Mail-Anfragen
Beim Verfassen einer formellen E-Mail-Anfrage gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, um eine effektive und professionelle Kommunikation zu gewährleisten. Hier finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen helfen soll, Ihre eigenen geschäftlichen E-Mails formell und höflich zu verfassen:
I. Einleitung
- Beginnen Sie mit einer förmlichen E-Mail-Begrüßung, wie „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“.
- Verwenden Sie den Namen und Titel des Empfängers, um Respekt zu zeigen.
- Nennen Sie den Zweck Ihres Schreibens, z. B. „Ich schreibe, um detaillierte Informationen über Ihr Unternehmen anzufordern“.
II. Betreffzeile
- Schreiben Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, die Erwartungen an den Empfänger weckt.
- Verwenden Sie Schlüsselwörter, damit der Empfänger schon vor dem Öffnen der E-Mail weiß, worum es geht.
- Beispiel: „Formelle Anfrage nach Unternehmensinformationen“
III. Hauptteil
- Kommen Sie direkt auf den Punkt und formulieren Sie Ihre Anfrage klar und deutlich.
- Verwenden Sie in der gesamten E-Mail einen höflichen und förmlichen Ton.
- Geben Sie alle notwendigen Informationen an und lassen Sie der anderen Partei Raum, um Fragen zu stellen oder zusätzliche Informationen anzufordern.
- Verwenden Sie Formulierungen wie „Könnten Sie bitte“ und „Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie könnten“, um Respekt und Wertschätzung zu vermitteln.
- Beispiel: „Könnten Sie mir bitte eine detaillierte Beschreibung der Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens geben?“
IV. Schlusswort
- Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und Aufmerksamkeit.
- Verwenden Sie einen professionellen E-Mail-Schluss wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“.
- Beenden Sie die E-Mail mit einer klaren Aufforderung zum Handeln, z. B. „Ich freue mich darauf, am Montagmorgen von Ihnen zu hören“.
V. E-Mail-Knigge
- Verwenden Sie eine korrekte Grammatik und Rechtschreibung, um Ihre Aufmerksamkeit für Details zu zeigen.
- Befolgen Sie die E-Mail-Kommunikationsrichtlinien des Unternehmens, falls zutreffend.
- Nehmen Sie Rücksicht auf die Zeit des Empfängers und vermeiden Sie es, Forderungen zu stellen oder aufdringlich zu sein.
- Verwenden Sie eine formale Schreibweise, um ein Gefühl von Respekt und Professionalität zu vermitteln.
Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie formelle Anfragen in E-Mails verfassen, die klar, höflich und professionell sind.
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
