Die Planung eines Überraschungsevents ist aufregend und bringt ein zusätzliches Element ins Spiel. Jemand wird sehr überrascht sein, wenn diese Veranstaltung stattfindet.
Diese Art von Veranstaltung bedeutet auch mehr Planung, denn Sie müssen sich genau überlegen, wen Sie einladen und wie Sie ihn einladen. Sie wollen ja nicht, dass die Überraschung auffliegt!
Um jemanden zu einer Überraschung einzuladen, müssen Sie alle relevanten Informationen bereitstellen. Dazu gehören der Ort, die Uhrzeit, wer Sie sind, Ihre Kontaktdaten, ob die Einladung weitergeleitet werden darf, die Kleiderordnung und ob es ein Catering geben wird.
Sammeln Sie Informationen zur Kontaktaufnahme
Vergewissern Sie sich, dass Sie niemanden übersehen, der Ihnen wichtig ist. Vielleicht kennen Sie diese Personen gar nicht oder nur flüchtig, aber die Person, für die die Überraschung bestimmt ist, schon!
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass diese Personen eine Einladung erhalten, ist, sich an diejenigen zu wenden, die der Person am nächsten stehen.
Teilen Sie ihnen mit, dass Sie eine Überraschung planen und wann diese stattfinden soll. Bitten Sie sie, Ihnen die Kontaktdaten von Personen mitzuteilen, die ihrer Meinung nach eingeladen werden sollten.
Was Sie sagen sollten:
„Wir würden gerne am Freitag, den 10. Oktober, eine Überraschungs-Babyparty für Karen veranstalten. Können Sie mir eine Liste von Familienmitgliedern oder Freunden schicken, die wir Ihrer Meinung nach einladen sollten? Ich kenne einige von ihnen, aber ich möchte niemanden auslassen.“
„Können Sie mir die Kontaktinformationen von Liz‘ Freunden und Familie schicken? Ich kenne nicht viele von ihnen, aber wir wollen sie zu der Party einladen, die wir anlässlich ihrer Beförderung veranstalten. Es ist eine Überraschung, also je eher Sie mir die Informationen zukommen lassen, desto besser.“
„Wir hoffen, Sie können uns bei der Überraschungsparty für Ihre Schwester helfen. Uns fehlen die Kontaktdaten von vielen Leuten, von denen wir wissen, dass sie sie gerne dabei hätte. Könnten Sie uns dabei helfen, sie zu erreichen?“
Stellen Sie sich vor, wenn man Sie nicht kennt
Wenn Sie sich an Personen wenden, die Sie nicht kennen, die Sie aber zu einer Überraschung einladen wollen, sollten Sie sich unbedingt vorstellen.
Sie wollen nicht, dass die Person den Anruf/die E-Mail/die Textnachricht für Spam hält. Geben Sie an, wer Sie sind, woher Sie die Person kennen, für die die Überraschung gedacht ist, und wann sie stattfinden wird.
Was Sie sagen sollten:
„Hallo, mein Name ist Kate und ich arbeite mit Ihrer Frau zusammen. Wir wollen sie am Dienstag, den 25. um 17 Uhr im Büro überraschen. Sie sind herzlich eingeladen, dabei zu sein. Bitte lassen Sie mich wissen, ob dieses Datum und diese Uhrzeit in Ihren Zeitplan passen.“
„Ich arbeite mit Aimee zusammen und wir veranstalten an ihrem letzten Arbeitstag Ende des Monats eine Überraschungsparty für sie. Ich würde Sie gerne zu ihrer Feier einladen, eine Einladung ist beigefügt.“
„Hallo, wir kennen uns nicht, aber wir sind gemeinsame Freunde von Tom. Nachstehend finden Sie die Einzelheiten einer Überraschungsparty zum 50. Geburtstag, die wir geplant haben. Wir würden uns freuen, wenn Sie mit uns diesen Meilenstein feiern würden!“
Machen Sie klar, dass es sich um eine Überraschung handelt
Wenn Sie ein Überraschungsevent planen, sollten Sie klarstellen, dass es sich um eine Überraschung handelt!
Sie wollen ja nicht, dass jemand aus Versehen etwas ausplaudert! Sorgen Sie dafür, dass Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Gäste die Veranstaltung geheim halten.
Betonen Sie in Ihrer Einladung, dass es sich um eine Überraschung handelt und dass Sie sich wünschen, dass alle mitmachen, damit es auch so bleibt!
Was Sie sagen sollten:
„Bitte tragen Sie Ihren Teil dazu bei, dies geheim zu halten, wir wollen, dass es eine wunderbare Überraschung wird!“
„Wir arbeiten hart daran, dass es ein Geheimnis bleibt, also seid bitte vorsichtig, was ihr darüber erzählt.“
„Unser Ziel ist es, dass Chris nichts von den Plänen erfährt.“
„Obwohl wir uns alle sehr freuen, sollten wir mit Hinweisen vorsichtig sein. Wir alle wissen, wie schnell Max Dinge herausfindet!“
Klären Sie, wer eingeladen ist
Wenn Sie Einladungen für eine Überraschungsparty verschicken, sollten Sie klarstellen, wer eingeladen ist.
Ist es nur die Person, die Sie angeschrieben haben? Ihre Familie? Können sie andere Personen einladen, die sie kennen und die auch die Person kennen, für die die Überraschung gedacht ist?
Wenn Sie diese Frage nicht klären, kann es passieren, dass mehr Personen als erwartet zu der Veranstaltung kommen.
Was Sie sagen sollten:
„Aufgrund des begrenzten Platzes ist diese Einladung für Sie und einen Gast gedacht, falls Sie jemanden mitbringen möchten.“
„Wir laden Sie und Ihre ganze Familie herzlich ein, an dieser großartigen Veranstaltung zu Ehren von Erica teilzunehmen.“
„Wenn Sie Freunde oder Familienangehörige von Denise kennen, die wir einladen sollten, können Sie mir deren Kontaktinformationen zukommen lassen?“
Antwort bis zu einem bestimmten Datum anfordern
Verschicken Sie die Einladungen für eine Überraschungsveranstaltung frühzeitig. Die Gäste müssen ausreichend Zeit zum Planen haben.
Die Kalender füllen sich schnell, und die Überraschung wird nicht gelingen, wenn nur eine Handvoll Leute kommt. Bieten Sie eine Antwortmöglichkeit bis zu dem auf der Einladung angegebenen Datum an.
Eine genaue Zahl der Teilnehmer hilft Ihnen bei der Planung der Veranstaltung. Das gilt besonders, wenn Sie Speisen und Getränke servieren wollen.
Was Sie sagen sollten:
„Bitte geben Sie Ihre Antwort bis zum 10. Juni, danke.“
„Bitte geben Sie mir bis zum 1. März Bescheid, ob Sie teilnehmen möchten. Wenn ja, wie viele Personen werden teilnehmen?“
„Wir brauchen bis Freitag die Anzahl der Gäste.“
„Wir hoffen, Sie dort zu sehen, bitte teilen Sie uns mit, ob Sie teilnehmen möchten.“
Geben Sie alle relevanten Informationen an
Lassen Sie jemanden nicht hängen, wenn es um eine Überraschung geht. Er kann die Person, für die es bestimmt ist, nicht erreichen, um die Details zu erfahren!
Wenn Sie von Anfang an alle Einzelheiten angeben, müssen Sie sich auch keine Sorgen über Anrufe/Textnachrichten/E-Mails machen, die Sie überfluten.
Geben Sie an, wo die Feier stattfindet, ob Speisen und Getränke serviert werden, wie Sie sich kleiden sollen und ob Sie Geschenke mitbringen sollen.
Was Sie sagen sollten:
„Wir bitten die Gäste, eine Karte für die Veranstaltung mitzubringen, und wenn Sie spenden möchten, steht ein Geldbaum bereit.“
„Dies ist eine informelle Veranstaltung, also ziehen Sie sich bequem an. Wir werden Getränke und Snacks servieren.“
„Wir bitten Sie, 15 Minuten früher zu kommen und hinter dem Gebäude zu parken. Wir möchten nicht, dass sie die vielen Autos vor dem Gebäude sieht und sich fragt, was hier los ist.“
„Wir werden ein Essen in Buffetform servieren, dazu verschiedene Getränke und Kuchen.“
„Wenn Sie weitere Details benötigen, können Sie sich gerne an mich wenden.“
Sophie Hammond ist Journalistin, Psychologin und freiberufliche Redenschreiberin für Menschen in Politik und Wirtschaft. Sie lebt am Rande der Rocky Mountains mit ihrem Hund und einem lebenslangen Vorrat an Büchern. Wenn sie nicht schreibt, kann man sie beim Wandern in der Natur oder beim Bloggen in einem Coffee Shop antreffen.
