Wenn Ihnen jemand sagt, dass er Sie später anrufen wird, fühlen Sie sich vielleicht zurückgesetzt. Versuchen Sie jedoch, sich in die Lage des Mitarbeiters zu versetzen. Sie brauchen vielleicht Zeit, um Informationen zu prüfen oder mit einem Vorgesetzten zu sprechen.
Vielleicht ist eine Veranstaltung oder ein Projekt in Arbeit, aber es geht noch nicht voran. Vielleicht haben Sie die Person gerade erst bei einem gesellschaftlichen Anlass kennen gelernt und sie möchte mit Ihnen über das Geschäftliche sprechen.
Als professionelle Antwort auf „Ich rufe Sie später an“ können Sie sich bedanken und betonen, dass Sie sich freuen, von Ihnen zu hören. Fragen Sie nach einem geschätzten Zeitrahmen und melden Sie sich, wenn der versprochene Rückruf nicht erfolgt ist.
Danken Sie ihnen
Bedanken Sie sich immer bei anderen Fachleuten dafür, dass sie sich die Zeit genommen haben, mit Ihnen zu sprechen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Person gerade erst kennengelernt haben oder ob Sie schon früher mit ihr in Kontakt getreten sind. Die Zeit der anderen ist wertvoll, und Sie sollten das zu schätzen wissen.
Wenn Sie positiv und aufrichtig sind, ermutigen Sie Ihre Gesprächspartner auch dazu, sich bei Ihnen zu melden. Wer unhöflich oder aufdringlich ist, wird gemieden, denn das ist nicht die Art von Person, mit der man zusammenarbeiten möchte.
Was Sie sagen sollten:
„Es war schön, heute mit Ihnen zu sprechen, ich weiß, dass Sie einen vollen Terminkalender haben. Wir werden bald Zeit für ein längeres Gespräch haben und die Sache weiter besprechen.“
„Ich bin Ihnen sehr dankbar, dass Sie sich heute Zeit genommen haben; Ihr Einblick hat mir geholfen, die Dinge aus einer neuen Perspektive zu sehen.“
„Sie waren sehr hilfreich, und ich freue mich darauf, wieder mit Ihnen zu sprechen.“
„Ich fühle mich viel besser, was die Herausforderungen angeht, die mit all dem verbunden sind, nachdem wir ein wenig darüber gesprochen haben.“
„Das ist spannend, ich kann so viel von Ihnen lernen.“
Sie freuen sich auf den Rückruf
Versuchen Sie, positiv zu bleiben. Auch wenn Sie vielleicht enttäuscht sind, dass Sie auf eine Antwort warten müssen, lassen Sie sie wissen, dass Sie sich darauf freuen. Diese Geste Ihrerseits wird Ihr Gegenüber beruhigen.
Man wird nicht zögern, den Hörer abzunehmen und Sie anzurufen, wenn man Zeit hat oder Ihnen weitere Informationen mitteilen möchte.
Was Sie sagen sollten:
„Ich freue mich darauf, weiter mit Ihnen zu sprechen, und bin gespannt auf unser bevorstehendes Gespräch.“
„Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören, es gibt so viel, was ich mit Ihnen besprechen möchte.“
„Ich freue mich darauf, bitte rufen Sie so bald wie möglich an.“
„Sie sind sehr geeignet für diese Aufgabe und ich bin ermutigt durch das, was Sie mir bisher mitgeteilt haben.“
„Ich werde eine Liste mit Fragen erstellen, die wir haben, damit ich, wenn Sie anrufen, alles parat habe und wir bei diesen Themen vorankommen können.“
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Informationen korrekt sind
Wenn Sie noch nicht mit dem Unternehmen telefoniert haben, vergewissern Sie sich, dass es Ihre richtigen Daten hat.
Geben Sie ihnen die Nummer, unter der sie Sie zurückrufen können. Wenn Sie sie persönlich treffen, geben Sie ihnen eine Visitenkarte.
Gehen Sie nie davon aus, dass man Ihre Daten kennt.
Was Sie sagen sollten:
„Welche Nummer haben Sie für mich? Unter dieser Nummer bin ich am besten zu erreichen, da ich oft nicht im Büro bin.“
„Hier ist meine Karte mit meinen Kontaktinformationen.“
„Ich schicke Ihnen eine E-Mail mit den Spezifikationen, über die wir gesprochen haben, und meinen Telefonnummern.“
„Da ich nicht so oft im Büro bin, gebe ich Ihnen meine Handynummer. Unter dieser Nummer können Sie mich am besten erreichen.“
„Meine Sekretärin kann einen Termin für ein Gespräch vereinbaren, wenn ich nicht persönlich erreichbar bin, wenn Sie anrufen.„
Versuchen Sie, einen Zeitrahmen oder einen Termin festzulegen
Versuchen Sie, einen Zeitrahmen für den Anruf festzulegen oder besser noch, einen Termin für den Anruf zu vereinbaren.
So können Sie sicher sein, dass Sie rechtzeitig von der Firma hören werden. Sie wollen nicht das Gefühl haben, dass Sie einfach nur warten müssen, oder dass man Sie mit dem Hinweis abwimmelt, man werde Sie später anrufen.
Was Sie sagen sollten:
„Kann ich damit rechnen, nächste Woche von Ihnen zu hören? Ich würde gerne vor unserer nächsten Vorstandssitzung mit Ihnen sprechen, damit ich unser Gespräch mit anderen teilen kann.“
„Hätten Sie eine Minute Zeit, um einen Tag und eine Uhrzeit für unser Gespräch zu vereinbaren? Ich weiß, dass wir beide hektische Zeitpläne haben. Wenn wir eine Zeit vereinbaren, die für uns beide passt, können wir problemlos kommunizieren.“
„Es ist schwierig, mich telefonisch zu erreichen, können wir einen Termin vereinbaren? Ich habe nächsten Mittwoch oder Donnerstagmorgen Zeit. Wie passt das für Sie?“
„Danke, dass Sie sich darum gekümmert haben, ich warte darauf, in der nächsten Woche von Ihnen zu hören.“
„Ich habe meinen Kalender nicht dabei. Darf ich am Montag in Ihrem Büro anrufen, um zu erfahren, wann Sie Zeit haben und an welchen Tagen Sie frei sind?“
Setzen Sie sich mit ihnen in Verbindung, wenn Sie keinen Anruf erhalten
Wenn der Anruf nicht wie erwartet eintrifft, sollten Sie sich nicht scheuen, dem Anrufer nachzugehen. Vielleicht hat man Ihre Kontaktdaten vergessen oder verloren.
Seien Sie höflich, aber erinnern Sie daran, dass Sie einen Rückruf erwartet haben. Der Kunde wird schnell merken, dass Sie ein professioneller Ansprechpartner sind, der immer auf dem Laufenden bleibt!
Was Sie sagen sollten:
„Hallo, hier ist Jim. Ich habe letzte Woche einen Anruf von Ihnen erwartet, um mehr über den Vorschlag zu sprechen, den wir besprochen haben. Ich melde mich, um zu sehen, wann wir dieses Gespräch führen können. Vielen Dank.“
„Ich würde gerne wissen, ob die Stelle (Titel hier eingeben) bereits besetzt ist. Ich dachte, ich würde inzwischen einen Anruf erhalten. Ich frage mich, ob die Entscheidung noch in der Schwebe ist oder ob sie bereits getroffen wurde.“
„Ich bin sicher, dass Sie viel zu tun haben, aber können Sie sich die Zeit nehmen, mich zurückzurufen? Ich brauche diese Information dringend vor meinem bevorstehenden Abgabetermin.“
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
