Wie beantworten Sie Telefonanrufe von Freunden von Geschäftspartnern?

Die Beantwortung von geschäftlichen Anrufen ist eine subtile Kunst, da die fehlende Körpersprache und ständige Verpflichtungen, die die Sprechzeit beeinträchtigen können, die Fähigkeit zu einem klaren und effektiven Gespräch erschweren. Die Beantwortung von Anrufen von Freunden bei der Arbeit ist eine noch größere Herausforderung, da von ihnen ständige Professionalität erwartet wird.

Die Beantwortung von Anrufen von Freunden, die Geschäftspartner sind, stellt eine noch größere Herausforderung dar, da man ein Gleichgewicht zwischen Freundschaft und Professionalität sowohl gegenüber dem Freund als auch gegenüber dem Unternehmen finden muss.

Beantworten Sie Anrufe von Freunden, die Geschäftspartner sind, mit Ihrer üblichen professionellen Telefonbegrüßung. Zu Beginn des Gesprächs sollten geschäftliche Themen im Vordergrund stehen und private Inhalte erst ganz am Ende. Vermeiden Sie lautes Lachen oder andere Auffälligkeiten.

Der Telefon-Knigge bezieht solche Szenarien mit ein und ermöglicht es Ihnen, Fauxpas zu vermeiden, die sonst passieren könnten.

Einfache Schritte zur korrekten Telefonetikette

Wenn Sie am Arbeitsplatz angemessen ans Telefon gehen, geht es vor allem darum, die Professionalität, die Sie Ihren Vorgesetzten und Kollegen gegenüber an den Tag legen möchten, auch demjenigen zu vermitteln, der in der Leitung ist.

Die folgenden Empfehlungen tragen dazu bei, Spannungen, entgangene Aufträge oder ein allgemein unangenehmes Gespräch zu vermeiden:

1. Nehmen Sie den Anruf so schnell wie möglich entgegen, am besten vor dem dritten Klingeln.
2. Beantworten Sie den Anruf mit einer höflichen Begrüßung wie „Guten Morgen, hier spricht __, was kann ich für Sie tun?“ Ein Lächeln ist zwar keine Voraussetzung, trägt aber dazu bei, eine angenehme Stimmung bei der Entgegennahme eines Anrufs zu schaffen.
3. Sprechen Sie klar und deutlich und vermeiden Sie dabei Slang oder Fachsprache, damit der Hörer versteht, was Sie sagen, und Sie ihm alle Informationen oder Anliegen angemessen übermitteln können.
4. Sprechen Sie alle Anliegen oder Fragen positiv an, auch wenn Ihr Gesprächspartner gereizt ist. Zeichnen Sie alle Mitteilungen und Informationen genau auf, falls Sie sich an eine andere Person wenden müssen.
5. Wenn Sie dem Anrufer nicht weiterhelfen können, verweisen Sie ihn an die zuständige Person oder stellen Sie ihn durch, wobei Sie darauf hinweisen sollten, dass der Anrufer kurz warten muss.

Es ist immer eine gute Idee, darauf zu achten, dass Sie, wenn Sie einen Anruf entgegennehmen, nicht gerade einer anderen Arbeit nachgehen, eine Mahlzeit einnehmen oder die Person mit einem anderen Teilnehmer verbinden, wenn dieser nicht erreichbar ist.

Richtige Etikette bei Gesprächen mit einem Freund am Arbeitsplatz

Ob Sie am Arbeitsplatz mit einem Freund sprechen, hängt davon ab, ob Ihr Freund über einen privaten oder einen geschäftlichen Telefonanschluss anruft. Wenn Ihr Unternehmen Ihnen erlaubt, während der Arbeit ein Mobiltelefon zu benutzen, sollten Sie einige einfache Regeln beachten, um Komplikationen oder Unprofessionalität zu vermeiden:

• Schalten Sie den Klingelton oder die lauten Geräusche Ihres Telefons aus, damit Sie Ihre Kollegen nicht stören oder unnötige Aufmerksamkeit erregen.
• Nehmen Sie Ihr Telefon nicht mit in eine Besprechung und nehmen Sie keine Anrufe auf der Toilette entgegen, da beide Umgebungen nicht sehr privat sind und Sie, insbesondere in einer Besprechung, eher eine Ablenkung darstellen.
• Lassen Sie im Idealfall alle Anrufe auf die Mailbox gehen, damit Sie sie zu einem geeigneten Zeitpunkt abhören und beantworten können.
• Versuchen Sie, das Telefon nur für wichtige Anrufe zu benutzen, und nehmen Sie alle Anrufe, die Sie erhalten, in einer Pause oder während des Mittagessens entgegen, vorzugsweise in einem privaten, ruhigen Bereich.

Trotzdem kann es vorkommen, dass Sie von Freunden und Verwandten angerufen werden und Sie denken, es handele sich um einen Notfall. In diesem Fall sollten Sie den Anruf entgegennehmen und sich schnell in den Pausenraum begeben, um Ihre Kollegen nicht abzulenken oder den Eindruck zu erwecken, dass Sie den Anforderungen Ihrer Arbeit nicht gewachsen sind.

Wenn ein Freund Sie auf einem beruflichen Anschluss anruft, versuchen Sie, das Gespräch kurz zu halten, und empfehlen Sie Ihrem Freund, Sie nicht während der Arbeitszeit anzurufen.

Wie Sie ans Telefon gehen, wenn Ihr Freund anruft, der ein Geschäftspartner ist

Es kann durchaus vorkommen, dass Sie Freunde in einer bestimmten Branche oder in einem konkurrierenden Unternehmen haben und im Laufe des Arbeitstages mit ihnen in Kontakt kommen. Es kann sogar vorkommen, dass sie sich veranlasst sehen, Sie anzurufen, sei es aus beruflichen Gründen oder einfach nur, um zu fragen, wie es Ihnen geht.

Wichtig ist, dass Sie professionell bleiben, ohne dabei kalt, unsensibel oder unaufrichtig zu wirken, denn das kann Sie nicht nur Ihre Freundschaft, sondern auch ein potenzielles Geschäft oder sogar Ihren Arbeitsplatz kosten. Wenn Ihr Freund anruft und es sich bei ihm um einen Geschäftspartner handelt, haben Sie etwas mehr Spielraum als wenn ein Freund anruft, der kein Geschäftspartner ist.

Beantworten Sie den Anruf mit einer professionellen Einführung, wie oben beschrieben. Sprechen Sie alle beruflichen Anliegen Ihres Freundes an, auch wenn Ihr Freund nicht mit beruflichen Anliegen anruft. Wenn alle beruflichen Anliegen geklärt sind, können Sie sich ruhig auf das übliche freundliche Geplänkel einlassen.

Versuchen Sie jedoch, das Gespräch ruhig und privat zu führen und dabei eine professionelle Sprache zu verwenden; andernfalls könnte der Eindruck entstehen, dass Sie sich nicht um das Arbeitsumfeld kümmern. Ein kurzes Gespräch von 5 bis 15 Minuten ist kein Grund zur Besorgnis, da ein Freund, der ein Geschäftspartner ist, potenzielle Geschäfts- oder Wachstumsmöglichkeiten für Ihr jeweiliges Unternehmen bieten kann.

In diesem Fall ermöglicht ein freundschaftliches Gespräch, das im Ton professionell bleibt, die Aufrechterhaltung Ihrer Beziehung, aber nicht auf Kosten Ihrer beruflichen Beziehung.

Aufrechterhaltung einer guten Geschäftspartnerschaft

Eine ideale Geschäftspartnerschaft zeichnet sich durch viele Merkmale aus, zu denen in erster Linie eine effektive und professionelle Kommunikation gehört. Solange Ihr Geschäftspartner darauf bedacht ist, wirksame Lösungen für Ihre oder die Probleme Ihres gemeinsamen Unternehmens zu finden, Ihr Partner fleißig und fair ist und Ihr Geschäftspartner positiv eingestellt ist und Ihre Werte teilt, ist die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikationslinie ein wesentliches Element zur Aufrechterhaltung dieser positiven Beziehung.

Anders als die übliche Telefonetikette lässt ein Telefonat mit einem Geschäftspartner eine gewisse Flexibilität in Bezug auf Inhalt und Verhalten zu, so dass Sie ein positives Umfeld für alle Beteiligten aufrechterhalten können.

Da Positivität der Schlüssel zur Produktivität ist, sollten Sie nicht zulassen, dass Ihre normalen Arbeitserwartungen Sie daran hindern, eine herzliche Beziehung zu Ihren Geschäftspartnern zu pflegen, vor allem, wenn diese Ihre Freunde sind.

Solange Sie das richtige Gleichgewicht zwischen persönlichen und beruflichen Gesprächen finden, können Sie die Vorteile des Plauderns mit Ihren Geschäftspartnern genießen, wenn Sie bei der Arbeit sind und sich um eine erfolgreiche Arbeit bemühen.