Es ist nicht unhöflich, am Telefon nach einer anderen Person zu fragen, aber es macht einen Unterschied, wie Sie es tun.
Wenn Sie bei einem geschäftlichen Telefonat nach einer anderen Person fragen, seien Sie herzlich, aber stellen Sie sicher, dass Sie auch deren Zeit wertschätzen. Wenn Sie privat anrufen, seien Sie freundlich zu demjenigen, der den Anruf entgegennimmt, führen Sie ein kurzes Gespräch und fragen Sie dann nach dem Gesprächspartner.
Nach einer anderen Person während eines Geschäftsgesprächs fragen
Bei geschäftlichen Anrufen ist es nicht ungewöhnlich, dass man an eine Sekretärin weitergeleitet wird. Sie ist der erste Kontakt, den Sie mit dem Unternehmen haben. Manchmal gibt es ein automatisiertes Auskunftssystem und Sie können wählen, mit wem Sie sprechen möchten. Manchmal ist man sich nicht sicher, mit wem man sprechen soll, so dass man sein Anliegen vortragen muss, um es herauszufinden.
Kaltakquise
Bei einem Kaltakquise-Anruf kennen Sie die andere Partei nicht und haben noch keine Geschäfte mit ihr gemacht. Sie versuchen, eine Verbindung mit dem Gesprächspartner herzustellen.
Höfliches Verhalten am Telefon kann Ihnen helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
Die Person am anderen Ende der Leitung ist eher bereit zu helfen, wenn Sie höflich sind.
Was Sie sagen sollten:
„Guten Morgen, kann ich bitte mit jemandem aus der Werbeabteilung sprechen?“
„Hallo. Ich habe Ihre Stellenanzeige im Internet gesehen und würde gerne einige zusätzliche Informationen einholen. Mit wem kann ich diesbezüglich sprechen?“
„Hallo. Kann ich bitte mit Herrn Brown sprechen?“
„Hallo, wie geht es Ihnen heute? Ich bin mir nicht sicher, mit wem ich sprechen muss, können Sie mir helfen?“
„Guten Tag. Können Sie mich bitte mit Miss Smith verbinden oder ihr eine Nachricht hinterlassen, damit sie mich zurückruft?„
Wenn Sie vertraut sind
Wenn Sie schon einmal mit einem Unternehmen zu tun hatten, fällt es Ihnen leichter, nach einer anderen Person zu fragen. Vielleicht knüpfen Sie an Ihr letztes Gespräch an. Sie haben vielleicht gefragt, mit wem Sie sprechen sollen, und jetzt haben Sie diese Angaben.
Dennoch sollten Sie sich die Zeit nehmen, höflich und professionell mit der Person umzugehen, die den Anruf entgegennimmt.
Was Sie sagen sollten:
„Hallo, ich hoffe, Sie hatten ein schönes Wochenende. Hier ist John Michaels und ich würde gerne mit Michelle Perez sprechen.“
„Guten Tag, ich hoffe, Ihr Tag ist gut gelaufen. Können Sie mich bitte mit dem Marketing verbinden?“
„Vielen Dank für Ihre Hilfe bei meinem letzten Anruf, ich weiß das zu schätzen. Ich würde heute gerne mit Christine Johnson sprechen.“
„Hallo, gibt es eine direkte Verbindung zu Derk Carter? Es ist mir unangenehm, dass ich bei jedem Anruf Ihre Zeit in Anspruch nehme und Sie bitten muss, mich durchzustellen.“
Weiterleitung an eine andere Abteilung
Möglicherweise müssen Sie an diesem Tag mit mehr als einer Person innerhalb des Unternehmens sprechen. Es ist nicht nötig, dass Sie auflegen und noch einmal anrufen.
Wenn Sie Ihr Gespräch mit einer Abteilung beendet haben, bitten Sie diese, Sie weiterzuverbinden.
Dies sollte ein einfacher Vorgang sein, bei dem man Ihnen helfen kann. Sie können dies auch tun, wenn Sie feststellen, dass Sie zunächst die falsche Abteilung erreicht haben.
Was Sie sagen sollten:
„Es war schön, heute mit Ihnen zu sprechen. Ich muss auch mit der Buchhaltungsabteilung sprechen. Können Sie mich bitte dorthin verbinden?“
„Vielen Dank für Ihre Hilfe heute, ich weiß das zu schätzen. Können Sie mich bitte mit der Personalabteilung verbinden? Ich muss heute auch mit ihnen einige Dinge besprechen.“
„Bevor wir auflegen: Wissen Sie, mit wem ich wegen einer Spende für die besprochene Wohltätigkeitsorganisation sprechen soll? Wenn ja, können Sie mir die Informationen geben und mich auch durchstellen?“
Nach einer anderen Person bei einem persönlichen Anruf fragen
Bei persönlichen Anrufen können Sie weniger formell vorgehen. Vielleicht gibt es mehrere Personen im Haushalt, mit denen Sie sprechen möchten. Vielleicht meldet sich jemand, der dort wohnt, aber das ist nicht die Person, für die Sie angerufen haben. Es ist eine gute Idee, der Person, die den Anruf entgegennimmt, gegenüber freundlich zu sein. Es soll nicht der Eindruck entstehen, dass Sie die Person nicht mögen oder dass Sie unhöflich zu ihr waren.
Nehmen Sie sich immer die Zeit, die Person zu begrüßen, die ans Telefon geht.
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um das Kind, den Ehepartner oder die Eltern der Person handelt, die Sie anrufen. Es zeugt von einem guten Charakter und hilft Ihnen, auf einer gewissen Ebene eine Beziehung zu ihnen aufzubauen.
Es kann vorkommen, dass Sie die andere Partei nicht kennen, aber Sie sollten trotzdem Ihr Bestes tun, um freundlich und höflich zu sein. Sie wissen nie, wohin sich Ihre Beziehung zu der Person, die Sie anrufen, entwickeln wird. Wie Sie andere Menschen in ihrem Leben behandelt haben, kann einen Einfluss haben.
Jemanden anrufen, den Sie gut kennen
Manche Menschen rufen Sie oft an. Sie sind Ihr bester Freund, ein Familienmitglied oder jemand, mit dem Sie gerne plaudern. Man lernt auch die anderen Personen in ihrem Haushalt kennen, und das macht es einfacher, ein Gespräch zu beginnen, bevor man die Person, für die man anruft, um ein Gespräch bittet.
Was Sie sagen sollten:
„Wie geht es Ihnen heute? Kann ich bitte mit deiner Mutter sprechen?“
„Hallo, Miss Duncan. Ist Jimmy zu Hause?“
„Hallo, Mr. Perez. Ich liebe Ihre diesjährige Weihnachtsbeleuchtung! Kann ich bitte mit Kim sprechen? Ich möchte wissen, ob sie Zeit hat, mit mir im Einkaufszentrum einzukaufen.“
„Hallo, Eric! Ich wünsche dir einen schönen Tag bei der Arbeit. Ist deine Frau zu sprechen?“
Mehrere Personen, mit denen Sie sprechen möchten
Es kommt vor, dass Sie mit mehreren Personen im selben Haushalt sprechen möchten! Auch wenn heutzutage jeder ein Handy hat, können Sie darum bitten, mit anderen zu sprechen. Das ist besonders um die Feiertage herum üblich. Vielleicht rufen Sie auch nur an, um Hallo zu sagen und vertraute Stimmen zu hören.
Was Sie sagen sollten:
„Mama, es war schön, mit dir zu sprechen. Kannst du Papa ans Telefon holen? Ich möchte auch noch ein bisschen mit ihm reden, bevor ich zur Arbeit gehe.“
„Mein Enkel, du bringst mein Herz zum Schmelzen! Ich genieße unsere Gespräche immer. Kannst du bitte deine Schwester ans Telefon holen?“
„Ich bin froh, dass du am Wochenende zu Hause bist! Kannst du Chad kurz ans Telefon holen, bevor ich dran gehe? Ich möchte seine Meinung zu einem Auto einholen, das ich mir kaufen möchte.“
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
