Wie fragt man höflich nach einem Update?

Zu wissen, wie man höflich um ein Update bittet, ist ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Geschäftskommunikation. Wenn Sie um ein Update bitten, möchten Sie sicherstellen, dass Sie mit Ihrem Kunden, Kollegen oder Lieferanten in gutem Einvernehmen bleiben.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen – ein Status-Update.

Die Frage nach einem Status-Update besteht aus einer klaren und höflichen Aufforderung, verbunden mit einer zeitnahen Frist, z.B.: „Bitte senden Sie mir die Datei mit Ihren Änderungen bis heute Abend 18 Uhr an meine geschäftliche E-Mail-Adresse“.

Studien haben gezeigt, dass der durchschnittliche Mitarbeiter mehr als 200 E-Mails pro Tag erhält. Wenn Sie in der Vergangenheit keine Antwort auf Ihre Anfrage nach Updates erhalten haben, sollten Sie verstehen, dass dies selten persönlich ist.

Ihre E-Mail kämpft mit möglicherweise Dutzenden anderer E-Mails (viele davon sogenannte FYI-Mails), die kürzlich im Posteingang des Empfängers eingetroffen sind, um Aufmerksamkeit. Um Ihr gewünschtes Ergebnis zu erreichen, brauchen Sie eine Strategie, die Ergebnisse liefert.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie eine höfliche und effektive Bitte um ein Update schreiben.

Die drei Prinzipien von Update-Anfragen

Für die meisten Statusaktualisierungen gibt es drei Grundprinzipien, nämlich

• Seien Sie direkt
• Setzen Sie eine Frist
• Verwenden Sie eine klare Aufforderung zur Aktion

Die überwiegende Mehrheit der Status-Updates, die Sie in Ihrer täglichen Geschäftskommunikation verwenden werden, müssen nur diese drei Komponenten haben.

Wenn der Grund, aus dem Sie das Update benötigen, bereits bekannt ist und keine Rechtfertigung erforderlich ist, dann ist ein einfaches Beispiel wie das folgende die beste Vorgehensweise: „Es wäre toll zu hören, wie es mit dem Delta-Design-Projekt weitergeht. Könnten Sie mir bitte bis zum Ende des Tages ein kurzes Status-Update schicken?“

Machen Sie Ihr Anliegen deutlich

Höflichkeit in Ihrer geschäftlichen Kommunikation ist natürlich wichtig. Aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie Ihre Bitte um ein Update verfassen.

Eine langatmige Begründung für Ihre Anfrage oder eine abschwächende Sprache können dazu führen, dass der Empfänger nicht versteht, was Sie von ihm verlangen.

Sie wollen es dem Empfänger so einfach wie möglich machen, Ihre Anfrage zu verstehen und ihr nachzukommen. Halten Sie Ihre E-Mail einfach und auf den Punkt.

Setzen Sie eine Frist für die Antwort

Machen Sie deutlich, bis wann Sie eine Antwort erwarten. Dies verschafft dem Empfänger Klarheit über Ihre eigenen Erwartungen. Wenn der Empfänger nicht innerhalb des angegebenen Zeitrahmens antwortet, wissen Sie, dass Sie nachfassen müssen.

Es wird auch sinnvoll erscheinen, nachzufassen, weil Sie festgelegt haben, bis wann Sie die Aktualisierung benötigen. Ein häufiger Fehler ist es, eine Frist zu weit in die Zukunft zu setzen.

Da Sie möchten, dass der Empfänger Ihrer Antwort nachkommt, denken Sie natürlich, je mehr Zeit Sie ihm einräumen, desto wahrscheinlicher ist es, dass er Ihrer Aufforderung nachkommen wird. Tatsächlich ist jedoch das Gegenteil der Fall.

Wenn eine Aufgabe weit in der Zukunft liegt, ordnen wir sie gedanklich als etwas ein, das wir später erledigen werden. Wenn eine Aufgabe eine dringende Frist hat, dann ist es viel wahrscheinlicher, dass wir sie jetzt erledigen.

Natürlich müssen Sie einen angemessenen Zeitraum für die Erledigung einplanen, aber nicht so viel Zeit, dass sie geistig zukünftigen Aufgaben zugeordnet wird, die wahrscheinlich vergessen werden. Wenn Sie eine Frist setzen, entsteht ein Gefühl der Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Fügen Sie bei Bedarf eine einfache Begründung hinzu, warum Sie das Update bis zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, z. B. weil Sie Ihre eigenen Liefertermine einhalten müssen.

Geben Sie einen Call-to-Action an

Die Handlungsaufforderung ist der Schritt, den die Person als nächstes machen soll. Im Allgemeinen sollten Sie Ihre E-Mail mit dem Call-to-Action abschließen und einen neuen Satz oder Absatz daraus machen.

Bei vielen geschäftlichen E-Mails wird der nächste Schritt bei einer Anfrage für beide Parteien klar sein. In diesem Fall reicht es aus, einfach nach „einem Update“ zu fragen.

Wenn jedoch der Prozess, in dem Sie eine Aktualisierung wünschen, mehr als eine E-Mail-Antwort erfordert, dann sollte dies festgelegt werden. Wenn Sie ein Update in einem anderen Format benötigen, z. B. die Aktualisierung einer Tabelle, machen Sie Ihre Erwartungen mit Ihrem Call-to-Action ebenfalls deutlich.

Wenn Sie einen Telefonanruf für die Aktualisierung erwarten, dann fügen Sie diese Information ein:

„Könnten Sie mich bitte für ein 5-minütiges Update der Zahlen heute vor 17 Uhr anrufen?“

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr gewünschter Call-to-Action angemessen ist.

Wenn ein Update eine Stunde Zeitaufwand für eine Tabellenkalkulation bedeutet, dann müssen Sie sicherstellen, dass die Person genügend Zeit hat, um Ihrer Aufforderung nachzukommen. Entweder machen Sie die Erfüllung einfacher, indem Sie um eine E-Mail-Zusammenfassung oder einen kurzen 5-Minuten-Anruf bitten oder Sie planen mehr Zeit für die Aktualisierung ein.

Liefern Sie eine Begründung

Wenn Sie die Befolgung Ihrer Aufforderung zur Aktualisierung erhöhen möchten, besteht ein einfacher Trick darin, ein „weil“ einzufügen. Wenn Sie Ihre Aufforderung begründen, ist es wesentlich wahrscheinlicher, dass die Leute der Aufforderung zur Aktualisierung nachkommen.

Das Interessante an der Begründung ist, dass der Grund eigentlich gar nicht so wichtig ist.

Im Jahr 1978 führte Ellen Langer, eine Forscherin in Harvard, eine Studie über die Macht des Wortes „weil“ durch. Langer verwendete eine Live-Studie, bei der die Teilnehmer darum baten, sich in die Schlange einzureihen, um das Kopiergerät auf dem College-Campus zu benutzen. Aufgrund der Tatsache, dass dies vor der Zeit der Heimcomputer war, wurden die Schlangen für diese Drucker oft recht lang.

Die Studienteilnehmer fragten die Leute, die in der Schlange standen, ob sie sich vor sie stellen könnten, um den Fotokopierer zu benutzen. Sie benutzten eine von drei Phrasen:

A – Entschuldigen Sie mich. Ich habe fünf Seiten. Darf ich das Gerät benutzen?

B – Entschuldigen Sie bitte. Ich habe fünf Seiten. Darf ich den Apparat benutzen, weil ich Kopien machen muss?

C – Entschuldigen Sie. Ich habe fünf Seiten. Darf ich den Automaten benutzen, weil ich in Eile bin?

Die Befolgung dieser drei verschiedenen Anfragen war wie folgt:

A – 60 % Erfüllung

B – 93 % Erfüllung

C – 94%ige Erfüllung

Das Faszinierende an diesen Ergebnissen ist, dass die Anfrage B kaum eine Rechtfertigung darstellt. Trotzdem war die Erfüllungsrate fast genauso hoch wie bei der Verwendung eines echten Grundes. Dies ist darauf zurückzuführen, dass wir „weil“ als Heuristik eines berechtigten Grundes verwenden.

Wenn der Einsatz relativ gering ist, verbringen die Leute nicht viel Zeit damit, über die Gültigkeit dieser Begründung nachzudenken.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie nicht versuchen sollten, einen triftigen Grund zu liefern, aber in der Not sollte es helfen, einfach „weil“ zu Ihrer E-Mail hinzuzufügen.

Beispiel:

„Ich würde gerne ein Update zum Browning’s Report bekommen, weil Susan mich gebeten hat, morgen früh ein Feedback zu geben. Sind Sie in der Lage, heute bis 16 Uhr ein Update durchzuschicken?“

Neu zuweisen, falls erforderlich

Wenn möglich, sollten Sie herausfinden, warum jemand es versäumt hat, Sie mit einem Update zu versorgen.

In manchen Fällen liegt das Versäumnis, ein Update zu liefern, daran, dass die betreffende Person entweder zu beschäftigt ist oder gar nicht die richtige Person ist. In einem Szenario, in dem Sie wissen, dass jemand beschäftigt ist und die Aufgabe einer anderen Person zugewiesen werden könnte, können Sie wie folgt vorgehen.

„Herr D.,

ich habe gehört, dass es eine Reihe von Änderungen in Bezug auf das Projekt gegeben hat, daher ist mir bewusst, dass Sie bereits alle Hände voll zu tun haben und sich darauf konzentrieren, die neuen Liefertermine einzuhalten. Ich verstehe, dass Sie vielleicht nicht mehr in der Lage sind, das Blatt zu aktualisieren, das ich letzten Monat durchgeschickt habe. Lassen Sie mich wissen, ob Sie die Aktualisierung des Blattes jemand anderem zuweisen möchten, denn wir streben an, dass es vor dem nächsten Projektmeilenstein aktualisiert wird.

Ich glaube, dass Holger Zeit hat, die Aktualisierung bis nächsten Mittwoch abzuschließen. Könnten Sie mir bis zum Ende des Tages mitteilen, ob Sie möchten, dass ich mit der Neuzuweisung an Holger fortfahre?

Sie können mich gerne anrufen, wenn Sie dies im Detail besprechen möchten.“

Machen Sie sie Handy freundlich

Sie schreiben Ihre E-Mail vielleicht auf Ihrem Laptop oder Desktop-Computer, aber die Chancen stehen gut, dass sie auf einem Smartphone gelesen wird. Mehr als 61,9 % aller E-Mails werden mit einem Telefon geöffnet. Viele dieser Personen werden Ihre E-Mail-Inhalte unterwegs konsumieren.

Der Empfänger Ihrer E-Mail wird den Inhalt oft nur überfliegen und ihn dann markieren, um zu antworten, sobald er wieder vor seinem Computer sitzt. Während Sie vielleicht viel Zeit damit verbracht haben, die beste Anfrage für ein Update zu verfassen, wird die Person, die diese E-Mail konsumiert, sie häufig beim Multitasking durchlesen.

Wenn Sie wissen, dass Ihre E-Mail mit einem Smartphone konsumiert wird, und zwar höchstwahrscheinlich, während die Person unterwegs ist, sollten Sie Ihre E-Mail entsprechend gestalten. Die Aufmerksamkeit des Empfängers wird mit Sicherheit knapp bemessen sein.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie prägnant und handlungsorientiert sind. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden durch und fragen Sie sich, ob jemand, der abgelenkt ist, Ihre Anfrage schnell verstehen könnte.

Fazit

Das Wichtigste, was Sie daraus mitnehmen können, ist, dass die Aufmerksamkeit der Menschen knapp ist und Sie ihre Zeit respektieren müssen. Indem Sie Ihre E-Mails prägnant und auf den Punkt bringen, machen Sie nicht nur Ihre Kommunikation klarer, sondern zeigen auch, dass Sie ihre Zeit wertschätzen.

Eine höfliche E-Mail, die die drei Schlüsselprinzipien der Direktheit, einer klaren Handlungsaufforderung und einer Frist verwendet, ist der effektivste Ansatz, um ein Update anzufordern.