Wie fragt man in einer E-Mail nach Kontaktdaten?

Die meisten E-Mail-Empfänger geben nur ungern ihre Kontaktdaten heraus. Diese Paranoia ist verständlich, denn jeder kann Sie per E-Mail um Ihre Kontakte bitten.

Die Herausgabe Ihrer Telefonnummer oder Social-Media-Handles könnte leicht dazu führen, dass völlig Fremde Sie mit Textnachrichten oder Anrufen belästigen. Wenn Sie also in einer E-Mail um Kontaktdaten bitten, sollten Sie einige gut definierte Schritte befolgen.

Die Person, die Sie ansprechen, sollte einen Nutzen darin sehen, dass Sie beide über Ihre E-Mail-Adressen hinaus kommunizieren. Der Vorschlag, sich an einem Projekt zu beteiligen oder ihm gewünschte Dienstleistungen anzubieten, ist eine hervorragende Möglichkeit, dies zu tun. Seien Sie positiv und konzentrieren Sie sich in Ihrer Anfrage auf den Nutzen für die Person.

Wesentliche Voraussetzungen

Zunächst muss Ihre E-Mail-Adresse professionell aussehen, um zu signalisieren, dass Sie kein Joker sind. Sie stehen im Wettbewerb mit vielen anderen E-Mails und der Aufmerksamkeit Ihres Empfängers. Hier sind einige der Grundlagen der E-Mail-Etikette, die Sie beachten sollten, bevor Sie um Kontaktdaten bitten.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Niemand möchte seine Telefonnummer oder andere Informationen an einen Kontakt senden, dessen E-Mail „alphatier2020“ lautet. Je nachdem, in welchem Kontext Sie sich befinden, sollten Sie immer sicherstellen, dass Sie die Ihnen zugewiesene Firmen-E-Mail verwenden, oder dass Ihre persönliche E-Mail Professionalität widerspiegelt.

Dies hilft, Vertrauen bei Ihrem Empfänger aufzubauen und erhöht somit die Chance, dass Sie den Kontakt erhalten. Die meisten Menschen checken ihre E-Mails unterwegs, und sie ignorieren E-Mail-Adressen, die nicht professionell klingen.

Um weitere Glaubwürdigkeit aufzubauen, können Sie eine E-Mail-Signatur verwenden. Eine E-Mail-Signatur dient als Ersatz für die Verwendung zu vieler Worte, um sich selbst, Ihr Unternehmen oder Ihre Kontaktdaten vorzustellen.

Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre E-Mail-Signatur auch professionell ist. Sofern Sie nicht im kreativen Bereich tätig sind, sollte Ihre E-Mail-Signatur nicht zu groß oder zu bunt sein.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail nicht als Spam markiert wird

Eine als Spam markierte E-Mail wird Ihren Empfänger nie erreichen, und der dringend benötigte Kontakt wird auch nie zu Ihnen gelangen. Einige der Faktoren, die zu Spamming führen können, sind:

• Der Wortlaut Ihrer E-Mail hat Spam-Filter ausgelöst.
• Ihre Kontakt- und Adressdaten sind unplausibel.
• Sie verwenden eine verdächtige Betreffzeile.
• Sie haben keine Marke und daher weiß Ihr Empfänger nicht, wer Sie sind.
• Ihre IP-Adresse wurde bereits für Spam verwendet.
• Der offensichtlichste Grund: Ihre E-Mail blieb unbeantwortet, und Sie haben sich deshalb entschlossen, sie noch sechsmal zu senden.

Beginnen Sie mit Ihrer Anfrage

Manchmal haben Sie vielleicht das Bedürfnis, sich in einer E-Mail zu sehr zu erklären. Das führt dazu, dass Ihre E-Mail wortreich wird und Ihre Anfrage nicht klar genug ist. Wenn Ihr Empfänger nicht schnell erkennen kann, worum Sie in der E-Mail bitten, wird er Ihrer E-Mail keine Aufmerksamkeit schenken.

Sie sollten Ihr Anliegen in den ersten zwei Sätzen formulieren.

Sie könnten etwas sagen wie:

„Ich würde gerne Ihre Telefonnummer erhalten, um die Kommunikation zu erleichtern.“

Eine solche Aussage ist kurz und kommt direkt auf den Punkt.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie noch zusätzliche Informationen benötigen, die möglicherweise nicht in die E-Mail passen, ist es ratsam, die Informationen in einem separaten kurzen Dokument anzuhängen.

Strukturieren Sie Ihre E-Mail leicht lesbar

Ihr Empfänger sollte in der Lage sein, zu erkennen, was Sie wollen. Sie können dies erreichen, indem Sie einige Wörter fett drucken oder Aufzählungspunkte verwenden.

Wenn Sie nach der Adresse des Empfängers fragen, sollten Sie das Wort „Adresse“ fett markieren und kurz auflisten, warum Sie die Adresse benötigen. Zum Beispiel:

„…wir benötigen Ihre Privatadresse, um Ihnen Pakete zu schicken.“

Gehen Sie Ihre E-Mail durch, bevor Sie sie verschicken

Sie haben schon alle verrückten Geschichten über E-Mails gehört; Studenten schicken ihre Aufgaben versehentlich an die Arbeit oder adressieren eine Massen-E-Mail versehentlich an die falsche Person.

Um Peinlichkeiten oder den Verlust eines potenziellen Kunden zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen einer guten E-Mail erfüllen. Verbringen Sie ein paar Sekunden damit, Ihre E-Mail durchzulesen. Stellen Sie sicher, dass Sie keine grammatikalischen Fehler gemacht haben und dass alles, was wichtig ist, hervorgehoben wurde.

Wie man per E-Mail nach einer E-Mail-Adresse fragt

Klingt ironisch, nicht wahr? Warum sollten Sie nach einer Adresse fragen, die Sie bereits haben? Sie können in Situationen geraten, in denen Sie zwar die Adresse von jemandem haben, aber vielleicht nicht die Erlaubnis haben, sie zu verwenden. Ein Beispiel wäre, dass Ihre Firma eine Veranstaltung hatte und jemand sich angemeldet hat oder dass jemand Ihnen die E-Mail einer anderen Person gegeben hat.

In beiden Fällen haben Sie zwar die E-Mail, aber Sie wissen nicht, welche Art von E-Mails der Empfänger auf dieser bestimmten E-Mail-Adresse bevorzugt. In solchen Fällen ist es professionell, um die Zustimmung zu bitten oder nach einer alternativen E-Mail-Adresse zu fragen. So fragen Sie nach einer E-Mail-Adresse:

Seien Sie klar in Ihrer Begründung

Wie bereits erwähnt, ist der sicherste Weg Ihren Empfänger zu überzeugen absolute Klarheit. Seien Sie klar in Ihren Gründen, warum Sie die E-Mail haben wollen.

Beispiele könnten sein:

„Ich hätte gerne Ihre E-Mail-Adresse, um Sie in unsere Mailingliste aufzunehmen.“

„Bitte teilen Sie uns Ihre E-Mail-Adresse mit, damit wir Sie ständig auf dem Laufenden halten und Sie keine wichtigen Benachrichtigungen verpassen.“

Zeigen Sie die Vorteile auf

Sobald Ihr Empfänger das Gefühl hat, dass er etwas zu gewinnen hat, wenn er seine E-Mail weitergibt, wird er weniger zögern, dies zu tun. Wenn Sie sie bitten, etwas zu abonnieren, zeigen Sie ihnen die Vorteile, die mit einem Abonnement verbunden sind.

Sie könnten z. B. Folgendes sagen:

„Indem Sie Ihre E-Mails teilen, verpassen Sie garantiert keine Rabatte oder Sonderangebote.“

Antizipieren Sie etwaige Einwände

Wenn Sie darauf warten, dass Ihr Empfänger Ihnen eine E-Mail mit Fragen oder Bedenken zurückschickt, warten Sie möglicherweise auf eine E-Mail, die nie abgeschickt wird. Das liegt daran, dass der erste Instinkt der Menschen darin besteht, jede Information zu ignorieren, die unvollständig oder unklar erscheint.

Daher sollten Sie es sich zur Aufgabe machen, alle Fragen, die Ihr Empfänger haben könnte, vorwegzunehmen und sie in der E-Mail anzusprechen. Dies sollte auch alle Risiken abdecken, vor denen Ihr Empfänger möglicherweise zurückschreckt.

Sie könnten sagen:

„Ihre E-Mail wird nicht an Dritte weitergegeben, und Sie können sich jederzeit von den Benachrichtigungen abmelden.“

Eine solche Aussage wird ihnen versichern, dass es sicher ist, ihre E-Mail mit Ihnen zu teilen, und dass Sie ihnen gegenüber keine Verpflichtungen haben, wenn Sie dies tun.

Wie man per E-Mail nach einer Telefonnummer fragt

Die Frage nach einer Telefonnummer ist ein komplizierterer Prozess, da Telefonnummern sensibler sind als E-Mail-Adressen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse an die falsche Person weitergeben, können Sie sie leicht als Spam melden oder E-Mails von einer bestimmten Adresse blockieren.

Wenn es jedoch um Ihr Telefon geht, haben Sie vielleicht nicht so viele Möglichkeiten. Sie werden höchstwahrscheinlich den Anruf von einer fremden Person annehmen und sich fühlen, als ob in Ihren persönlichen Raum eingedrungen wurde. Aus diesen Gründen erfahren Sie hier, wie Sie per E-Mail nach einer Telefonnummer fragen können:

Bieten Sie nicht die Option an, per E-Mail zu kommunizieren

Der Satz, den Sie am ehesten verwenden werden, lautet: „Möchten Sie lieber per Telefon oder per E-Mail kommunizieren?“.

Dieser Satz ist zwar nicht falsch, aber da Ihr Empfänger instinktiv seine Telefonnummer nicht preisgeben möchte, wird er höchstwahrscheinlich „per E-Mail“ sagen. Sie sollten klar, aber höflich sagen: „Ich beabsichtige, per Telefon zu kommunizieren“ und Ihre Gründe dafür nennen, z. B.:

„Bei dringenden oder sensiblen Angelegenheiten ziehe ich es vor, per Telefon zu kommunizieren.“

Dies ist praktisch, weil Sie in der beruflichen Kommunikation vielleicht eine sofortige Antwort benötigen oder Details haben, die nur durch ein Telefongespräch besser zu verstehen sind. So oder so, Ihre Formulierung dieser Bitte wird das Ergebnis bestimmen.

Beruhigen Sie Ihren Empfänger

Sie sollten dies nicht nur mündlich tun, sondern dafür auch Belege haben. Wenn Sie Ihre Firmen-E-Mail verwenden, können Sie ihnen ihre Privatsphäre versichern, indem Sie Ihre persönliche Arbeits-E-Mail statt einer automatisch generierten E-Mail verwenden.

Wenn es einen E-Mail-Thread mit anderen Personen darin gab, könnten Sie sie bitten,:

„… Ihren Kontakt in einem neuen Thread zu senden, damit niemand sonst auf den Kontakt zugreifen kann.“

Wenn sie ein Formular per E-Mail ausfüllen, sollten Sie darauf hinweisen:

„…wir die Privatsphäre respektieren und Ihre Kontaktdaten nicht an Unbefugte weitergeben werden.“

Sie können sogar einen Link zu Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen einfügen. Welche Methode Sie auch immer wählen, je sicherer sich Ihr Empfänger fühlt, desto eher wird er bereit sein, seine Telefonnummer weiterzugeben.

Geben Sie Ihre Telefonnummer an

Sie können die E-Mail beenden, indem Sie Ihre Telefonnummer angeben, mit der Sie den Empfänger kontaktieren werden. Sie können sagen:

„Hier ist meine Telefonnummer für Rückfragen und Anliegen.“

Im Gegenzug ist es wahrscheinlicher, dass der Empfänger auch seine Telefonnummer mitteilt, da Sie ihrerseits schon bereit waren diese Informationen preis zu geben. Die Tatsache, dass Sie Ihren Kontakt mitgeteilt haben, wird Ihren Empfänger beruhigen, da es Ihre Vertrauenswürdigkeit und Glaubwürdigkeit signalisiert.

Achten Sie auf Ihren Tonfall

Ihre Anfrage sollte nicht als rechthaberisch oder als Forderung rüberkommen. Sie brauchen zwar die Telefonnummer, aber Ihre E-Mail sollte dem Empfänger das Gefühl geben, dass er Ihnen freiwillig seine Kontaktdaten gibt. Um dies festzustellen, können Sie Ihre E-Mail laut vorlesen oder von jemandem Korrektur lesen lassen, um sicherzugehen, dass Sie die E-Mail so wahrnehmen, wie es der Empfänger tun würde.

Die oben genannten Methoden gelten für jede andere Art von Kontakt, den Sie suchen: eine Privatadresse, eine Geschäftsadresse oder sogar einen Kontakt in den sozialen Medien.

Führen Sie einige Hintergrundprüfungen durch, bevor Sie die E-Mail versenden. Wenn Sie auf eine bestimmte Person in einem Unternehmen abzielen, könnten Sie in Ihren sozialen Kreisen nachfragen, ob jemand bereits mit dieser Person interagiert hat.

Wie oft öffnen sie ihre E-Mails?

Lassen sie das jemanden für sie tun oder gehen sie ihre E-Mails selbst durch?

Solche Details werden Ihnen helfen, Ihre E-Mail so zu gestalten, dass Sie garantiert die Kontaktdaten bekommen.

Am wichtigsten ist, dass Sie sich von wenigen Antworten nicht entmutigen lassen. Optimieren Sie Ihre E-Mails so lange, bis Sie es richtig gemacht haben.

Muster einer E-Mail mit der Bitte um Kontaktinformationen

Wenn Sie jemanden, den Sie nicht gut kennen, um detaillierte Informationen bitten, ist es wichtig, kurz zu erwähnen, woher Sie die ersten Informationen haben und wer Sie sind.

Versuchen Sie, dem Empfänger in den ersten Sätzen zu erklären, warum es für ihn von Vorteil ist, Telefonnummern auszutauschen, und bitten Sie dann um die benötigten Kontaktinformationen.

Das könnte folgendermaßen lauten:

Sehr geehrter Empfänger,

mein Name ist Mr. Vargas, und ich schreibe Ihnen, um mich vorzustellen. Herr Smith hat mir Ihre E-Mail-Adresse gegeben und mir gesagt, dass unser Fachwissen bei Ihrem aktuellen Projekt XYZ wertvolle Synergien bringen könnte.

Wir befassen uns mit der Prozessverbesserung in der chemischen Industrie und bedienen die weltweit führenden Kunden in diesem Segment. Meine besondere Kompetenz liegt in der Umsetzung dieses Wissens in Produktionsprozesse.

Ich würde daher gerne die Gelegenheit nutzen, dies in einem persönlichen Gespräch oder online zu vertiefen.

Ich würde das Treffen organisieren, wenn Sie mir einen geeigneten Termin und Ihre Kontaktdaten mitteilen könnten.

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Zeit und Ihre Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen,
M. Vargas