Wie man eine professionelle Voicemail hinterlässt

Haben Sie schon einmal jemanden angerufen, dessen Mailbox erreicht und Panik bekommen? Reden Sie weiter und weiter und beenden das (einseitige) Gespräch mit dem Gefühl, ein Idiot zu sein? Oder versuchen Sie es noch einmal, wenn Sie die Möglichkeit haben, das Gespräch zu löschen und neu zu beginnen?

Da sind Sie nicht allein. Niemand möchte sich wie ein Idiot vorkommen, wenn der Empfänger des Anrufs seine Mailbox abspielt. Man möchte sich nicht vorstellen, dass er lacht oder den Kopf schüttelt.

Selbst in der heutigen digitalen Welt spielen Telefone immer noch eine große Rolle in der Geschäftskommunikation. Sie möchten den bestmöglichen Eindruck von Ihrer Kompetenz, Freundlichkeit und Professionalität hinterlassen.

Professionelle Voicemail-Vorlage

„Hallo! Hier spricht Amy Jones von XYZ. Ich rufe wegen der Bestellung an, die Sie bei uns aufgegeben haben. Ich habe einige Fragen und wollte Sie bitten, mich zurückzurufen. Ich bin von 8:00 bis 17:00 Uhr unter der Nummer (000) 000-0000 zu erreichen. Ich danke Ihnen und freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“

Dies ist ein einfaches Musterskript, mit dem Sie dieses Problem angehen können. Drucken Sie es aus, legen Sie es neben Ihr Telefon, und Sie sind für die meisten Situationen gerüstet.

Hier noch ein lustiger Fakt. Wenn Sie am Telefon sprechen, kann man erkennen, ob Sie lächeln oder nicht. Das stimmt. Menschen können die Intonation in der Stimme unterscheiden. Wenn Sie lächeln, wenn Sie die Nachricht hinterlassen, wirken Sie nicht nur professionell, sondern auch freundlich.

Länge und Betonung Ihrer Nachricht

Sprechen wir über die Länge Ihrer Nachricht. Alles, was länger als dreißig Sekunden ist, ist eine sehr lange Zeit. Denken Sie daran, wie Sie Sprachnachrichten abhören, die Sie erhalten haben. Scheinen einige von ihnen endlos zu dauern? Werden zu viele Informationen übermittelt? Das mag sein. Schreiben Sie ein Skript für Ihre Voicemail und üben Sie es, bevor Sie es aufsprechen.

Sprechen Sie langsam und deutlich. Sprechen Sie verständlich. Wenn der Empfänger Ihre Nachricht wiederholt abhören muss, ist das ärgerlich. Lernen Sie außerdem, sich gemäßigt auszudrücken. Ein gemäßigter Ton ist sehr wichtig. Sie lässt unsere Stimmen interessant klingen.

Niemand wird von der Idee fasziniert sein, mit jemandem zu sprechen, der wie ein Roboter klingt. Wenn Sie interessant und freundlich, aber dennoch professionell klingen, hat niemand etwas zu meckern.

Eine weitere gute Möglichkeit zum Üben ist es, an Anrufe zu denken, die Sie selbst erhalten haben. Wann hat es Ihnen nichts ausgemacht, zurückzurufen? Haben Sie jemals geseufzt, als Sie die Mailbox eines Anrufers hörten, und gedacht, oh Mann, das wird unangenehm werden? Was ist mit den Nachrichten, in denen der Anrufer so schnell oder so leise spricht, dass Sie ihn nicht hören können? Das sind alles Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Nachrichten hinterlassen.

Danken Sie ihnen am Ende der Nachricht. Das gehört zum guten Ton und ist professionell.

Es ist wichtig, sich kurz zu fassen und auf den Punkt zu kommen

Beim Hinterlassen von Sprachnachrichten ist es wichtig, sich kurz zu fassen und auf den Punkt zu kommen. Die moderne Geschäftswelt ist schnelllebig, und lange Sprachnachrichten können als lästig empfunden werden.

Wenn Sie stattdessen eine prägnante Nachricht übermitteln, die Ihr Anliegen direkt vermittelt, ist es wahrscheinlicher, dass sie gut ankommt und umgehend bearbeitet wird. Außerdem ist es wichtig zu bedenken, dass sich die Person, die Ihre Sprachnachricht empfängt, möglicherweise in einer lauten Umgebung befindet oder ein mobiles Gerät benutzt, so dass eine klare und präzise Kommunikation entscheidend ist.

Wenn Sie professionelle Sprachnachrichten hinterlassen, die kurz und prägnant sind, zeigen Sie, dass Sie die Zeit des Empfängers respektieren, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht gehört und verstanden wird, und hinterlassen einen positiven und professionellen Eindruck.

Professionelle und freundliche Wortwahl

Vermeiden Sie die Versuchung, ein Komödiant zu sein. Viele Leute finden es witzig, ihr Telefon mit lustigen oder albernen Begrüßungen einzurichten, aber im Geschäftsleben ist es an der Zeit, professionell zu sein. Außerdem nutzen viele von uns ihre Handys jetzt sowohl privat als auch geschäftlich.

Wenn Sie immer professionell bleiben, werden Sie nicht den Fehler machen, bei einem Geschäftskontakt zu locker oder zu lässig zu klingen. Dies ist besonders wichtig für Stellensuchende.

Wir schlagen vor, dass Sie Ihre Sprechzeiten angeben, damit der gewünschte Empfänger Sie nicht anruft, IHRE Voicemail erhält und eine Nachricht hinterlassen muss. Das nennt man „Anruf Ping-Pong“, und es wird schnell langweilig.

Seien Sie sympathisch und natürlich. Das kann einige Übung erfordern. Übertreiben Sie es nicht, aber es ist nichts falsch daran, freundlich zu sein.

Wie Sie selbstbewusst und professionell klingen

Wenn Sie eine professionelle Voicemail hinterlassen wollen, müssen Sie Ihre Voicemail-Fähigkeiten verbessern und die richtigen Voicemail-Skripte verwenden. Eines der Schlüsselelemente einer professionellen Voicemail ist eine klare und formelle Begrüßung auf der Mailbox.

Um die besten Voicemail-Ansagen zu erstellen, sollten Sie den Empfänger mit seinem richtigen Titel oder Nachnamen ansprechen und einen kontrollierten Tonfall verwenden. Außerdem ist es wichtig, sich kurz zu fassen und relevante Details wie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten anzugeben.

Indem Sie professionelle Sprachnachrichten hinterlassen, können Sie dem Empfänger Vertrauen und Professionalität vermitteln und einen positiven Eindruck hinterlassen.

Denken Sie daran, dass eine gute Voicemail die Kommunikation in Ihrem Unternehmen entscheidend beeinflussen kann. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihre professionellen Anruffähigkeiten zu üben und auszubauen.

Bedeutung von klarem und langsamem Sprechen

Es ist wichtig, deutlich und langsam zu sprechen, wenn Sie eine Sprachnachricht hinterlassen, insbesondere wenn Sie wichtige Informationen wie Ihre Telefonnummer und Ihren Firmennamen mitteilen.

Wenn Sie sich nicht deutlich ausdrücken oder zu schnell sprechen, kann dies zu Missverständnissen, verpassten Anrufen oder verpassten Chancen bei Personalchefs führen. Egal, ob Sie ein Mobiltelefon oder ein Festnetztelefon benutzen, nehmen Sie sich immer Zeit und achten Sie darauf, dass Ihre Nachricht klar und deutlich ist.

Um die Wirkung Ihrer Nachricht noch zu verstärken, sollten Sie sofort Ihre Telefonnummer angeben und darauf hinweisen, dass Sie während der Geschäftszeiten erreichbar sind. Außerdem kann es hilfreich sein, Ihrer Sprachnachricht eine Audiodatei beizufügen, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht korrekt und vollständig empfangen wird.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie professionelle und effektive Sprachnachrichten hinterlassen, die Ihnen helfen, Ihre Kommunikationsziele zu erreichen.

Üben Sie Ihr Skript an Ihrer eigenen Mailbox

Müssen Sie viele Nachrichten hinterlassen? Wenn ja, sollten Sie sich zwischendurch neu gruppieren, sonst vermittelt Ihre Stimme den Eindruck, dass Ihre Aufgabe mühsam ist. Wenn Sie mürrisch und gereizt klingen, kommt das auch rüber – und wer würde Sie dann zurückrufen wollen? Keiner. Dies ist besonders wichtig bei Verkaufsgesprächen, bei denen eine überzeugende Persönlichkeit von entscheidender Bedeutung ist.

Umgekehrt sollten Sie es mit der Lebhaftigkeit nicht übertreiben. Für jemanden, der noch keinen Kaffee getrunken hat, kann eine lächerlich übertriebene, freche Nachricht abschreckend wirken.

Versuchen Sie, natürlich, sympathisch und professionell zu wirken. Dinge, die Sie vermeiden sollten: „Uhhhh“ und „Umm“.

Lassen Sie uns über soziale Ängste beim Telefonieren sprechen. Die gibt es wirklich – und vielleicht haben Sie sie auch, was das Hinterlassen von Sprachnachrichten noch schwieriger macht. Das ist nicht schlimm! Mit ein wenig Übung kann man sie überwinden.

• Rufen Sie sich selbst an! Auf diese Weise kann niemand außer Ihnen etwas hören. Erstellen Sie zunächst Ihr Skript und rufen Sie dann selbst an. Schauen Sie, wie Sie klingen. Gefällt es Ihnen nicht? Versuchen Sie es noch einmal. Und noch einmal. Üben Sie so lange, bis Sie das Gefühl haben, dass Sie gut klingen.
• Rufen Sie einen Freund an. Ja, das ist eine Variante von Telefonieren mit einem Freund. Bitten Sie um konstruktives Feedback. Seien Sie bereit, alle schwierigen Stellen zu üben.

Eine zweite Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen

Manchmal erhalten Sie keinen Rückruf. Nehmen Sie es nicht persönlich. Die Menschen sind beschäftigt und werden mit E-Mails, Textnachrichten und Anrufen überschwemmt. Wenn Sie mit dieser Person sprechen müssen, finden Sie hier ein praktikables Beispiel für einen zweiten Anruf:

„Hallo! Hier ist wieder Amy Jones am Apparat. Es tut mir leid, dass ich Sie störe, und ich weiß, dass Sie sehr beschäftigt sein müssen. Ich muss trotzdem mit Ihnen über Ihre Bestellnummer XXX sprechen. Ich bin zwischen 8:00 und 17:00 Uhr unter der Nummer (000) 000-0000 zu erreichen. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“

Wenn Sie die Möglichkeit haben, können Sie eventuell mit einer E-Mail nachfassen. Vielleicht ist das die bevorzugte Kommunikationsmethode Ihres Kunden.

Leider ist Ihr Beispielskript nicht für jede Situation geeignet. Wir haben Ihnen die Grundlagen gegeben, aber es liegt an Ihnen, dafür zu sorgen, dass Sie die relevanten Informationen parat haben.

Gibt es eine bestimmte Auftrags- oder Kundennummer? Werden Sie zu den Zeiten, die Sie normalerweise auf Ihren Nachrichten hinterlassen, nicht im Büro sein? Vergewissern Sie sich, dass Ihre Informationen korrekt sind, bevor Sie die Nachricht hinterlassen.

Wenn die Verbindung unterbrochen wurde

Wurden Sie unterbrochen? Ups. Das kann behoben werden, also seien Sie nicht bestürzt:

„Hallo! Hier ist wieder Amy Jones. Bei meiner letzten Nachricht wurde ich unterbrochen, deshalb versuche ich es noch einmal. Ich versuche, Sie bezüglich Ihrer Bestellnummer XXX zu erreichen. Ich bin unter der Nummer (000) 000-0000 von 8.00 bis 17.00 Uhr zu erreichen. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.“

Wie ist der Geräuschpegel? Wenn Sie von einem lauten Ort aus anrufen, sollten Sie sich vielleicht an einen ruhigeren Ort begeben, wenn Sie Ihre Voicemail hinterlassen, damit der Empfänger nicht eine Menge Hintergrundgeräusche hört, was unprofessionell ist. Niemand möchte diese Art von Nachricht hören.

Wir hoffen, dies hat Ihnen geholfen! Schreiben Sie das Skript und üben Sie, bis es perfekt ist.

Wann sollte ich zurückrufen, nachdem ich eine Nachricht hinterlassen habe?

Bei geschäftlichen Fragen können Sie pro Tag einmal an drei aufeinander folgenden Tagen einen neuen Telefonanruf versuchen, wenn Ihre Nachricht keinen Rückruf bewirkt hat. Bei privaten Kontakten sollten Sie maximal zwei neue Versuche starten, mit mehreren Tagen Abstand zwischen den einzelnen Anrufen.

Im geschäftlichen Kontext kommt es häufig vor, dass die entsprechende Person sehr beschäftigt ist und keine Zeit für den Rückruf findet. Es kann auch passieren, dass es der Person zu spät wurde, oder sie nach einigen Tagen ihre Nachricht schlichtweg vergessen hat. Zögern Sie nicht erneut zum Telefonhörer zu greifen und falls es um dringende geschäftliche Angelegenheiten geht, können Sie auch Kollegen der Person kontaktieren.

Im privaten Umfeld ist man häufig entspannter und eine Person meldet sich eher dann zurück, wenn Sie Zeit für ein ausführlicheres Gespräch hat. Auch ist eine Kontaktaufnahme über Textnachrichten hier meist besser, da private Mailboxen seltener abgehört werden.

Wie man Dringlichkeit effektiv kommuniziert, wenn es nötig ist

Bei der Stellensuche ist es üblich, sich auf mehrere Stellen zu bewerben und potenziellen Arbeitgebern Sprachnachrichten zu hinterlassen. Wenn Sie das Glück haben, einen Rückruf zu erhalten und ein Vorstellungsgespräch zu führen, ist es wichtig, sich nach dem Vorstellungsgespräch noch einige Male bei dem Arbeitgeber zu melden, um Ihr anhaltendes Interesse an der Stelle zu bekunden.

Wenn Sie eine Sprachnachricht hinterlassen oder eine E-Mail senden, sollten Sie unbedingt die Stellenbezeichnung erwähnen und Ihre Begeisterung für die Stelle bekräftigen. Wenn der Arbeitgeber Sie um einen Folgeanruf bittet, sollten Sie den Grund für Ihren Anruf klar und deutlich formulieren und gleichzeitig Ihr Interesse an der Stelle betonen.

Wenn Sie diese Strategien anwenden, können Sie Ihre Chancen auf die gewünschte Stelle verbessern und einen positiven Eindruck bei potenziellen Arbeitgebern hinterlassen.