Ein Anhang liefert Ihnen in der Regel weitere Informationen über den Inhalt einer E-Mail. Möglicherweise benötigen Sie den Anhang, um eine Anfrage zu erfüllen oder um weitere Maßnahmen auf der Grundlage der E-Mail zu ergreifen.
Wenn Sie der Meinung sind, dass der Absender keinen Anhang beigefügt hat oder vergessen hat, einen Anhang beizufügen, müssen Sie höflich darum bitten, ihn beizufügen.
Reagieren Sie, sobald Sie feststellen, dass der benötigte Anhang fehlt. Weisen Sie höflich darauf hin, dass Sie den erforderlichen Anhang nicht erhalten haben. Fassen Sie sich kurz und schreiben Sie den Namen oder einen Verweis auf den Inhalt des gewünschten Dokuments in die Betreffzeile.
Das fehlende Dokument per E-Mail anfordern
Ob es sich bei E-Mail-Anhängen um Tabellenkalkulationen, Textverarbeitungsdokumente oder andere Arten von Dateien handelt, sie tragen dazu bei, einen Nachweis sowohl für den Absender als auch für den Empfänger zu erstellen.
Wenn ein Anhang erforderlich ist, aber nicht beigefügt wurde, sollten Sie dem Absender mit einer E-Mail antworten, nicht mit einem Telefonanruf. Darin sollten Sie mitteilen, dass der Absender gebeten wird, die beschriebene Anlage zu senden.
Der Betreff Ihrer E-Mail sollte den Namen des angeforderten Dokuments enthalten.
Wenn Sie z. B. Möbel kaufen und Fotos der Möbel benötigen, kann der Betreff lauten: „Bitte fügen Sie Fotos der Möbel bei„.
Der Text Ihrer E-Mail sollte nicht mehr als drei Sätze umfassen.
Idealerweise sollte er so kurz wie möglich sein, damit der Absender keine Zeit für eine lange Antwort aufwenden muss. Sie wollen nur den Anhang.
Der Text Ihrer E-Mail könnte zum Beispiel lauten:
„Bitte senden Sie Fotos der Möbel als Anhang.“
„Bitte fügen Sie 3 Fotos der Möbel an.“
„Fügen Sie bitte Fotos der zu verkaufenden Büromöbel als Anhang bei.“
Ein anderes Dateiformat anfordern
In den meisten Fällen müssen Sie auf Ihrem Gerät über eine Software verfügen, die in der Lage ist, die an Sie gesendete Datei zu lesen.
Wenn eine Datei auf dem Computer des Absenders mit einer Software erstellt wurde, die Sie nicht haben, können Sie den Anhang nicht lesen. [1]
Wenn Sie einen solchen Anhang erhalten haben, müssen Sie ein anderes Dateiformat anfordern.
Bitten Sie den Absender, die Datei in ein PDF-Dokument zu konvertieren und sie Ihnen dann erneut zuzusenden.
Sie können auf die erste E-Mail mit den Worten antworten:
„Danke, aber ich kann dieses Format auf meinem Gerät nicht lesen. Bitte senden Sie die Datei erneut als PDF“.
„Bitte senden Sie diesen Anhang erneut als PDF-Datei.“
„Bitte konvertieren Sie diese Datei in eine PDF-Datei und senden Sie sie erneut. Vielen Dank.“
Indirekte Verweise auf fehlende Anhänge
Manchmal verweist ein Absender indirekt auf Informationen, die in einem Anhang enthalten sind. Allerdings finden Sie nirgendwo in der E-Mail einen Anhang.
In diesem Fall können Sie daraus schließen, dass der Absender ein Dokument anhängen wollte, dies aber vergessen hat.
Weisen Sie höflich darauf hin, dass ein Dokument fehlen könnte.
Es kann sein, dass der Absender das Fehlen des Dokuments nicht bemerkt und auch sonst nicht darauf hingewiesen hat, dass ein Anhang beigefügt sein sollte.
Sie können sagen:
„Sie haben vielleicht vergessen, die Datei in Ihrer letzten E-Mail anzuhängen.“
„Sie haben vergessen, den Anhang beizufügen.“
„Guten Tag. Bitte fügen Sie den Anhang bei, auf den Sie sich beziehen. Vielen Dank.“
Vermeiden Sie es, die Person in Verlegenheit zu bringen
Manchmal müssen Sie eine Anlage von jemandem anfordern, der mit dieser Aufgabe nicht vertraut ist und möglicherweise Fehler macht.
In diesem Fall sollten Sie die Person nicht in Verlegenheit bringen, indem Sie sie darauf hinweisen, dass ihr erster Versuch, den Anhang zu senden, fehlgeschlagen ist.
Um die benötigten Anhänge zu erhalten, könnten Sie einfach sagen, dass Sie die Dokumente nicht öffnen können, und die Person bitten, die E-Mail mit dem Anhang erneut zu senden.
Es ist zu hoffen, dass der Empfänger dann in der Lage ist, die E-Mail zu überprüfen und festzustellen, dass das Dokument nicht angehängt wurde.
Sie könnten Ihre Aufforderung weniger direkt formulieren, indem Sie sagen:
„Vielen Dank für die Zusendung des angeforderten Dokuments. Ich habe jedoch Probleme, es auf meinem Computer anzuzeigen. Bitte senden Sie den Anhang noch einmal.“
„Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mir den Anhang zu schicken. Leider kann ich ihn auf meinem Computer nicht richtig anzeigen. Bitte senden Sie ihn erneut. Danke.“
„Vielen Dank für das Senden Ihrer E-Mail mit dem Anhang. Ich kann das Dokument jedoch nicht finden. Könnten Sie es bitte erneut senden?“
Fragen Sie so bald wie möglich nach
Wenn Sie feststellen, dass ein Anhang in der E-Mail fehlt, sollten Sie so schnell wie möglich um die Zusendung des Dokuments bitten.
Zögern Sie nicht. Wenn Ihnen die Informationen nicht zur Verfügung stehen, können verschiedene Probleme auftreten.
Alle Unternehmen müssen den Informationsfluss zwischen den Teams gewährleisten. Wenn die in den Dokumenten enthaltenen Angaben nicht verfügbar sind, kann dies die Produktivität der verschiedenen Abteilungen beeinträchtigen.
Ein fehlender Anhang kann auch Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, richtig zu planen. Anhänge können Daten enthalten, die Sie für die Entscheidungsfindung benötigen, und wenn sie nicht verfügbar sind, könnte sich das negativ auf Ihr Team auswirken.
Wenn Sie eine fehlende Anlage umgehend anfordern, können Sie sicherstellen, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen.
Betonen Sie immer, dass Sie die E-Mail gerade lesen oder sie gerade erhalten haben. Machen Sie deutlich, dass Sie den Anhang anfordern, sobald Sie bemerken, dass er fehlt.
Sie könnten sagen:
„Ich habe gerade Ihre E-Mail erhalten, aber ich habe den Anhang nicht erhalten, der für die Erledigung dieser Gemeinschaftsaufgabe erforderlich ist. Bitte senden Sie ihn erneut.“
„Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich habe sie soeben erhalten, aber der Anhang, der für die Erledigung dieses Projekts erforderlich ist, fehlt. Bitte senden Sie die E-Mail mit dem Anhang erneut.“
„Die Unterlagen für die bevorstehende Telefonkonferenz sind nicht angehängt. Können Sie die E-Mail mit den Anhängen erneut senden?“
Ein Dokument für Arbeiten außerhalb des Standorts anfordern
Es kann vorkommen, dass Sie ein Dokument anfordern, das Sie nicht haben, weil Sie nicht vor Ort sind.
Wenn Sie sich nicht an Ihrem regulären Arbeitsplatz befinden und auf ein Dokument zugreifen möchten, das Ihnen normalerweise an Ihrem Hauptsitz zur Verfügung stehen würde, können Sie dem Absender die Situation erklären.
Bitten Sie ihn, Ihnen zu helfen, indem sie das Dokument an eine E-Mail anhängen.
Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeit von jedem beliebigen Ort aus fortsetzen. Sie können auch mit Ihrem Tablet, Smartphone oder einem anderen Gerät arbeiten, das für die Arbeit im Netzwerk Ihres Unternehmens zugelassen ist.
Sie benötigen zum Beispiel ein Dokument während eines Verkaufsgesprächs oder während Sie auf einer Messe mit einem potenziellen Kunden sprechen.
Wenn ein Teammitglied vor Ort in Ihrer Zentrale Zugriff auf das Dokument hat, kann es Ihnen schnell per E-Mail zugeschickt werden, damit Sie sich während des Verkaufsgesprächs mit Fakten auf den Kunden beziehen können.
Sie könnten sagen:
„Ich bin bei einem Kunden und brauche die Details zu den Lieferwegen, die wir zur Verfügung haben. Schicken Sie mir bitte eine E-Mail mit dem Lieferplan im Anhang.“
„Ich bin in einer Telefonkonferenz und brauche Details zu unserem Hochzeitsmenü. Bitte mailen Sie mir das Dokument als Anhang.“
„Der Kunde hat sich nach den Eigenschaften unseres neuen Produkts erkundigt. Bitte mailen Sie mir die Spezifikationen mit einer Kopie unserer Werbebroschüre im Anhang.“
Zusätzliche Anhänge anfordern
Es kann vorkommen, dass Sie den gesendeten Anhang erhalten haben. Allerdings reichen die Informationen im Anhang möglicherweise nicht aus.
In diesem Fall müssen Sie den Absender bitten, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Es ist hilfreich, wenn Sie genau sagen, was Sie benötigen.
Bedanken Sie sich immer für die Informationen, die Sie bereits erhalten haben, aber machen Sie deutlich, dass zusätzliche Informationen Ihnen helfen können, eine fundiertere Entscheidung zu treffen.
Sie könnten sagen:
„Bitte klären Sie, ob diese Abmessungen auf Ihr neues Produkt zutreffen. Eine Anlage, die die Eigenschaften des Produkts im Detail beschreibt, wäre sehr hilfreich. Ich danke Ihnen.“
„Mir ist aufgefallen, dass Sie Änderungen an der Blaupause verlangt haben. Bitte geben Sie in einem neuen Anhang an, wo Sie den neuen Raum haben möchten. Danke.“
„Vielen Dank für die Informationen zu den Lieferwegen, die Sie in Ihrer E-Mail als Anhang beigefügt haben. Gibt es unterschiedliche Gebühren für die einzelnen Routen? Wenn ja, senden Sie uns bitte eine Anlage mit Ihrer Gebührenordnung.“
Sie können Dokumente haben, die helfen, die Informationen in der ursprünglichen Anlage zu klären. Möglicherweise haben sie auch Dokumente, die Fragen beantworten, die durch den übermittelten Anhang aufgeworfen werden.
Als neuer Kunde möchten Sie zum Beispiel medizinische Produkte rechtzeitig bereitstellen. Möglicherweise wissen Sie jedoch nicht, zu welchen Zeiten eine Person verfügbar ist, um Lieferungen Ihres Unternehmens entgegenzunehmen.
Der Kunde kann Ihnen per E-Mail Informationen über die benötigten Produkte in Form eines Anhangs zusenden. Möglicherweise benötigen Sie eine Erklärung zu den besten Lieferzeiten an jedem Arbeitstag.
Als Antwort auf die E-Mail können Sie ein offizielles Dokument anfordern, aus dem hervorgeht, wann die Person für die Entgegennahme der medizinischen Produkte verfügbar ist.
Machen Sie immer deutlich, welches Dokument benötigt wird
Es ist wichtig, unnötige Verzögerungen zu vermeiden, wenn Sie eine Anlage anfordern. Um Verwechslungen zu vermeiden, sollten Sie nach Möglichkeit den Namen des Dokuments angeben.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von Dokument Sie benötigen, aber denken, dass es verfügbar sein sollte, sagen Sie einfach, dass Sie nicht sicher wissen, ob ein solches Dokument existiert, aber wenn es existiert, würden Sie es gerne haben.
Geben Sie genau an, welche Art von Informationen Sie benötigen, damit der Absender ein Dokument oder mehrere Dokumente finden kann, die am besten zu Ihrer Art von Organisation passen.
Quellen
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.