Der beste Weg, jemandem mitzuteilen, dass Sie seine Dienste nicht mehr benötigen, besteht darin, das Gespräch vorher vorzubereiten, sich zu vergewissern, dass Ihre Angaben korrekt sind, das Gespräch privat und ehrlich zu führen und den Dienstleister respektvoll zu behandeln.
Dieser Artikel befasst sich mit den Schwierigkeiten, die bei einem der unangenehmsten Arbeitsgespräche auftreten können, und zeigt nützliche Strategien auf, die beide Parteien während des gesamten Gesprächs unterstützen.
Warum ist gerade dieses Gespräch so unangenehm?
Jemandem mitzuteilen, dass man seine Dienste nicht mehr benötigt, ist im Grunde ein Ablehnungsgespräch und daher mit einem gewissen Schmerz verbunden, insbesondere für die Person, die die Nachricht erhält.
Leider geht in der Regel keine der beiden Parteien mit einem guten Gefühl aus diesem Gespräch hervor. Da es sich um einen Dialog handelt, der sich nicht vermeiden lässt, ist es eine gute Idee, etwas Zeit in die Entwicklung von Fähigkeiten zu investieren, um ihn so schmerzfrei wie möglich zu gestalten.
Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, deutlich zu machen, dass eine Dienstleistung, die nicht mehr benötigt wird, nicht gleichbedeutend damit ist, dass sie nicht mehr geschätzt wird.
Wann dieses Gespräch höchstwahrscheinlich stattfinden wird
Die Gründe für die Kündigung von Dienstleistungen können finanzieller Art sein (das Budget ist erschöpft), persönlicher Art (Unzufriedenheit mit der Dienstleistung), vertraglicher Art (der Vertrag ist ausgelaufen) oder konfliktträchtig (es gibt ungelöste Meinungsverschiedenheiten).
Typische Szenarien sind:
- Sie müssen Ihr Unternehmen personell verkleinern
- Sie müssen Mitarbeiter führen, die nicht die gewünschte Leistung erbringen
- Sie sind ein unzufriedener Kunde in einer freiberuflichen Branche
- Sie müssen als Personalleiter einen unlösbaren Streit zwischen Kunden und Mitarbeitern bewältigen
- Sie benötigen bestimmte Heimhilfedienste nicht mehr
- Sie möchten Ihren Anbieter von Haushaltshilfen wechseln
- Ein Vertrag ist ausgelaufen, und Sie wollen ihn nicht verlängern
- Hotelgäste haben sich über den Service beschwert.
Ist es in Ordnung, jemandem zu sagen, dass seine Dienste nicht mehr benötigt werden?
Es ist sicherlich in Ordnung, jemandem mitzuteilen, dass Sie seine Dienste nicht mehr benötigen. Es ist nicht nur in Ordnung, sondern manchmal sogar notwendig.
Es ist der Gipfel der Unhöflichkeit, einen Arbeitnehmer oder Dienstleister nicht über Ihre Entscheidungen zu informieren.
Auch wenn das Gespräch nicht einfach ist, sind die Folgen, wenn man es vermeidet, schlimmer. Es wirft auch ein schlechtes Licht auf Sie, wenn Sie sich nicht für die unattraktiveren Gespräche zur Verfügung stellen können (oder wollen).
Ein Dienstleister, dessen Leistungen nicht mehr benötigt werden, ist nicht gleichbedeutend mit einem Dienstleister, dessen Leistungen anderweitig nicht von Nutzen sind. Dienstleistungserbringer und -anbieter müssen über diese Unterscheidung klar informiert werden, damit sie unversehrt weiterarbeiten und neue Arbeit finden können.
Wie man sich auf das Gespräch vorbereitet
Zur Vorbereitung gehört, dass Sie die Situation mit Bedacht angehen, Ihr Gegenüber mit Respekt behandeln und ihm klar erklären, wie sich Ihre Situation verändert hat.
Es ist auch von größter Bedeutung, dass Sie die Bedingungen der Arbeitsverträge ordnungsgemäß und genau eingehalten haben.
Wenn Sie das Gespräch darauf aufbauen, wie sich die Dinge für Sie verändert haben, wird die Schuldfrage aus dem Dialog herausgenommen und verhindert, dass er zu einer Beschuldigung des Dienstes wird, den Sie beenden wollen.
Ihre Unzufriedenheit mit dem Dienst kann tatsächlich der Grund für die Entscheidung sein. Dieser Grund fällt jedoch immer noch in die Kategorie, dass sich Ihre Situation geändert hat, weil Sie nicht mehr dieselben Vorstellungen von der Dienstleistung haben, wie Sie sie einst hatten.
Diese Strategie ist nützlich, weil sie so viele Szenarien abdeckt. Sie garantiert zwar kein reibungsloses und schmerzfreies Treffen, kann aber verhindern, dass die Dinge später unangenehm werden.
Wann wird so etwas wirklich schwierig?
Jemandem mitzuteilen, dass man ein Geschäftsverhältnis beendet, kann sich schnell als schwierig erweisen, wenn bestimmte vertragliche Richtlinien nicht eingehalten wurden, wenn die andere Person eine ungerechte oder diskriminierende Behandlung geltend macht oder wenn man von vornherein unvorsichtig oder unehrlich mit dem Vertrag umgegangen ist.
Schwierige Gespräche können sich schnell verschlechtern – und zu noch größeren Herausforderungen werden. Denken Sie an die folgenden Szenarien, die alle durch eine sorgfältigere Planung von vornherein hätten vermieden werden können.
- Sie entlassen einen Berater nachlässig und beleidigend, so dass er nach seinem Ausscheiden Firmenwissen nutzt, um Ihnen und Ihrem Unternehmen zu schaden.
- Sie haben Familienmitglieder unter Vertrag genommen/eingestellt, und Ihre Entscheidung, sie zu entlassen, wird sich auf Ihre persönlichen Beziehungen auswirken.
- Sie haben die Vertragsbedingungen nicht sorgfältig gelesen, und die Person droht Ihnen mit einer ungerechtfertigten Entlassung – und sie hat Recht.
- Sie entlassen jemanden, der viele Jahre lang loyal für Sie gearbeitet hat, und Ihre Nachricht endet mit einem emotionalen Zusammenbruch der Person.
- Sie sind nicht ehrlich mit den Gründen, warum Sie die Dienste einer Person nicht mehr benötigen, und diese erfährt es erst später.
- Sie ersetzen einen Mitarbeiter durch jemanden, von dem Sie glauben, dass er die Aufgabe besser bewältigen kann, und dieser erweist sich als deutlich schlechter.
- Der entlassene Mitarbeiter besteht darauf, seine Arbeit mitzunehmen.
- Sie halten sich nicht an die korrekten Kündigungsverfahren, und die Person wird wieder eingestellt und bleibt erwartungsgemäß ziemlich unzufrieden auf dem Posten.
- Sie waren sich nie über die Vertragsbedingungen im Klaren – weder zu Beginn, noch während, noch am Ende des Vertrags.
Leider lässt sich diese Liste fortsetzen. Denn alle Situationen, in denen Menschen über einen längeren Zeitraum eng mit anderen Menschen zusammenarbeiten, sind komplex und verworren und bergen das Potenzial für Konflikte und Missverständnisse.
Wie man das Gespräch führt
Am besten führen Sie dieses Gespräch persönlich, unter vier Augen und zeitnah. Das bedeutet, dass Sie sich auf das Gespräch vorbereiten müssen, indem Sie einen privaten Ort finden, an dem Sie beide anwesend sein können, und zu einem Zeitpunkt, zu dem Sie beide das Gespräch führen können.
Das Timing ist wichtig, denn wenn Sie die Gefahrengrenze überschreiten, d. h. den Punkt, an dem die Emotionen hochkochen, die Gemüter erhitzt sind und Anschuldigungen laut werden, dann handelt es sich nicht mehr um eine einfache Entlassung eines Arbeitnehmers.
Vielmehr wird sie zu einem Streit über ungerechte Behandlung und mangelnde Transparenz.
Um dies zu vermeiden, empfehlen sich die folgenden Strategien:
- Bereiten Sie Ihre Notizen vor dem Gespräch vor.
- Wählen Sie einen ruhigen Ort und lassen Sie sich genügend Zeit, um das Gespräch zu Ende zu führen. Schalten Sie Ihr Telefon aus.
- Wenn die Kündigung besonders abrupt erfolgt, entschuldigen Sie sich dafür.
- Machen Sie den Grund für Ihre Entscheidung deutlich.
- Wenn die Person, die Sie ansprechen, besonders empfindlich ist, begründen Sie Ihre Entscheidung mit Ihnen (und den Bedürfnissen des Unternehmens) und nicht mit der Qualität der erbrachten Dienstleistung.
- Wenn die Person eine robuste Einstellung hat und in der Lage ist, die Informationen auf konstruktive Weise zu nutzen, geben Sie ihr ein detailliertes und nützliches Feedback.
- Danken Sie der Person für ihre Zeit und ihre Bemühungen. Finden Sie an dieser Stelle immer etwas Positives, das Sie hinzufügen können.
- Wenn es für Sie oder Ihr Unternehmen nützlich ist, lassen Sie die Tür für zukünftige Arbeit offen. Tun Sie dies jedoch nur, wenn es der Wahrheit entspricht.
Beispielsätze, um mit der Situation fertig zu werden
Die besten Sätze, um jemandem mitzuteilen, dass seine Dienste nicht mehr benötigt werden, sind solche, die einfach, ehrlich, emotionslos und nicht anklagend sind.
Denken Sie an die folgenden Formulierungen:
„Wir möchten Ihnen für alles danken, was Sie hier geleistet haben.“
„Sie haben großartige Arbeit geleistet, und wir wissen das zu schätzen.“
„Wir sind dankbar für Ihre Unterstützung und Professionalität während Ihrer Zeit hier.“
„Leider muss das Unternehmen den Personalbestand reduzieren und wir können nicht alle Mitarbeiter behalten.“
„Ich habe beschlossen, die Dinge in eine neue Richtung zu lenken und werde Ihre Dienste nicht mehr benötigen.“
„Es tut mir leid, dass der Vertrag ausläuft, und wir alle bedauern, dass Sie gehen.“
„Wir werden Ihre Dienste nicht mehr benötigen, und es tut uns allen leid, Sie gehen zu sehen.“
„Wir wünschen Ihnen viel Glück für die Zukunft.“
„Sie können von uns eine gute Referenz erwarten.“
„Es gab ein paar Probleme mit einigen Ihrer Arbeiten, und wir wissen es zu schätzen, wie Sie auf unser Feedback reagiert haben. Wir glauben, dass Sie auf dem Weg zu einer großen Karriere sind.“
„Vielen Dank für alles, was Sie getan haben. Im Moment brauchen wir nichts weiter, aber wir werden uns melden, wenn wir etwas brauchen.“
Zu vermeidende Dinge
Das Wichtigste, was Sie vermeiden sollten, ist, die Entscheidung ohne unangemessene Vorbereitung oder Rücksicht auf die Person, die die Nachricht erhält, zu treffen.
Mit anderen Worten: Lassen Sie die Entscheidung nicht zu abrupt über die Person hereinbrechen. Manchmal ist es möglich, eine Person auf das Unvermeidliche vorzubereiten, indem man die Nachricht lange im Voraus ankündigt oder sogar die Bedingungen von Anfang an kristallklar formuliert.
Vermeiden Sie es, die Entscheidung hinauszuzögern, nur weil Sie sich dabei unwohl fühlen.
Führen Sie dieses Gespräch nicht per Telefon, Textnachricht oder E-Mail. Dies zeugt von einer nicht wünschenswerten Rücksichtnahme auf den Arbeitnehmer.
Vermeiden Sie zusätzliche Personen bei der Besprechung. Eine Gruppe von Personen, die alle einer Person gegenüberstehen, ist einschüchternd und unnötig. Ein Gespräch unter vier Augen ist am besten geeignet und respektvoll.
Machen Sie die Erklärungen nicht lang und umständlich. Jede zusätzliche Verwirrung macht die Sache nur noch schlimmer.
Machen Sie keine Versprechungen oder Angebote, die Sie nicht einhalten wollen. Das ist irreführend und unfair.
Verbringen Sie keine Zeit damit, Ihre Entscheidung zu rechtfertigen. Das erweckt den Eindruck, als hätten Sie kein Recht darauf.
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
