Sie wollen niemals unhöflich oder besserwisserisch wirken, wenn Sie mit jemandem auf professioneller Ebene sprechen.
Vermeiden Sie es, in einem beruflichen Umfeld zu sagen: „Nur damit Sie es wissen“. Fragen Sie lieber, ob die Person bereits über ein Thema informiert ist, oder erklären Sie, dass Sie gerne einige Informationen weitergeben würden.
Wie Ihr Gegenüber das interpretiert, kann sich negativ auf Ihre Beziehung zu ihm auswirken. Sie wollen nicht ungewollt Probleme schaffen. Es gibt Möglichkeiten, dies auf professionellere Weise zu sagen und eine positive Botschaft zu vermitteln.
Ist die Person informiert?
Eine gute Möglichkeit, diese Botschaft zu vermitteln, besteht darin, sie in Form einer Frage zu formulieren. Zu fragen, ob jemandem etwas bekannt ist, ist eine gute Möglichkeit.
Sie können ihnen mitteilen, was Sie wissen möchten, und wenn sie diese Informationen bereits haben, werden sie Ihnen Bescheid geben.
Sie werden es zu schätzen wissen, dass Sie sich vergewissern, dass ihnen nichts durch die Lappen gegangen ist.
Was Sie sagen sollten:
„Wissen Sie, dass das Treffen von Montag, 14 Uhr, auf Dienstag, 16 Uhr, verlegt wurde?“
„Ich möchte mich vergewissern, dass Ihnen die Frist für das Monroe-Konto bekannt ist. Sie wurde mehrmals geändert, daher möchte ich mich vergewissern, dass alle im Team mit den aktuellen Informationen übereinstimmen.“
„Hat Ihnen jemand gesagt, dass Michelle am 15. aus dem Mutterschaftsurlaub zurückkehrt?“
„Ich wollte nur kurz vorbeischauen und Ihnen sagen, dass im Pausenraum Kuchen steht. Er ist köstlich, nimm dir ein Stück, bevor er weg ist!“
„Wussten Sie, dass Craig seine 2-wöchige Kündigungsfrist genutzt hat? Es wird schwer sein, ihn zu ersetzen!“
Ich wollte etwas mit Ihnen teilen
Der Ansatz, dass Sie Informationen mit jemandem teilen, ist persönlich und doch professionell.
Der Empfänger fühlt sich geschätzt und gewürdigt. Dies ist ein guter Weg, um sicherzustellen, dass die Person etwas weiß. Sie können es ihnen persönlich, telefonisch oder sogar in einer geschäftlichen E-Mail mitteilen.
Was Sie sagen sollten:
„Ich weise Sie darauf hin, damit uns nicht wieder dieselben Fehler unterlaufen wie im letzten Monat. Ich habe herausgefunden, was die Ursache dafür ist.“
„Können wir uns kurz unterhalten? Ich wollte Ihnen mitteilen, dass ich mich für die Stelle des Vorgesetzten beworben habe. Ich möchte Ihnen dafür danken, dass Sie mich dazu ermutigt haben. Ich war mir nicht sicher, ob ich der Verantwortung gewachsen bin, aber wenn Sie an mich glauben, muss ich auch an mich glauben. Es lohnt sich, sich um die Stelle zu bewerben und zu sehen, ob sie mir angeboten wird.“
„Haben Sie Interesse, an einer Konferenz über (Thema einfügen) teilzunehmen? Nächsten Monat wird eine angeboten, und ich glaube, dass sie für uns von Nutzen wäre. Möchten Sie sich die Tagesordnung ansehen und mir bis nächste Woche mitteilen, ob Sie daran teilnehmen möchten?“
Zur Erinnerung
Es kann ein schmaler Grat sein, wenn jemand vergesslich ist, weil man nicht den Eindruck erwecken will, dass man ihn zu sehr kontrolliert.
Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Person zu erinnern, ohne dass es so offensichtlich erscheint!
Was Sie sagen sollten:
„Ich freue mich auf unser Treffen in der Innenstadt am 10. Mai. Es stehen viele spannende Themen auf der Tagesordnung, und ich freue mich auf Ihren Beitrag.“
„Wenn Sie möchten, dass ich etwas für unsere Abteilung in den Newsletter eintrage, brauche ich das bis zum Ende des Tages am ersten Freitag jedes Monats. Ich weiß, dass alle viel zu tun haben, deshalb versuche ich, am Mittwoch davor eine Erinnerung per E-Mail zu verschicken.“
„Haben Sie irgendwelche Wünsche für unser Abendessen am Ende des Monats für das Carpenter-Konto? Ich würde gerne bald eine Reservierung für unsere Gruppe vornehmen.“
Ich weiß, dass Sie viel zu tun haben
Das Jonglieren mit mehreren Rollen, sowohl beruflich als auch privat, kann manchmal schwierig sein. Viele Menschen bewegen sich auf einem schmalen Grat, und Zeit ist etwas, das sie nicht im Überfluss haben.
Lassen Sie sie wissen, dass Sie wissen, dass sie viel zu tun haben, wenn Sie ihnen etwas sagen, das sie wissen sollten.
Was Sie sagen sollten:
„Ich weiß, dass es in den letzten Wochen sehr hektisch zuging, aber können Sie sich bis Ende der Woche Zeit nehmen, um sich mit mir über meinen Vorschlag zu unterhalten? Ich brauche Ihr Feedback, bevor ich zur nächsten Ausschusssitzung gehe.“
„Wow, es war ein Wirbelwind hier, aber wir werden es alle schaffen. Ich wollte mich nur vergewissern, dass Sie sich immer noch um die Vorbereitungen für Mikes Abschiedsessen am Ende des Monats kümmern. Gibt es irgendetwas, womit ich Ihnen helfen kann?“
Für Ihre Aufmerksamkeit
Eine Nachricht zu senden, um etwas mitzuteilen, ist wichtig und kann etwas bewirken. Andernfalls könnte sie in der Masse untergehen.
Wenn Sie jemandem sagen, dass Sie ihn um seine Aufmerksamkeit bitten, kann das auch sein Interesse wecken.
Was ist so wichtig, dass Sie das Bedürfnis haben, es mit ihnen zu teilen? Diese Neugierde wird sie dazu bringen, die Nachricht zu hören oder zu lesen!
Was Sie sagen sollten:
„Zu eurer gefälligen Kenntnisnahme: Alle müssen bis spätestens Freitag für die Weihnachtsfeier zusagen. Wir müssen wissen, wie viele Personen teilnehmen und welches Essen sie sich aussuchen.“
„Tim von (Name des Unternehmens einfügen) hat diese Woche drei Nachrichten für einen Termin hinterlassen, während er in der Stadt ist. Wäre es möglich, dass Sie ihm am Dienstag 30 Minuten Zeit geben?“
„Die Fusion zwischen Jackson und Miles ist genehmigt worden, und das kann unserem Unternehmen große Chancen eröffnen. Ich wollte sicherstellen, dass Sie davon wissen. Hätten Sie Lust, sich Anfang nächster Woche mit mir zu treffen, damit wir eine Strategie besprechen können, wie wir an sie herantreten können?“
Dringlichkeit
Wenn etwas sehr wichtig ist oder Sie eine zeitkritische Antwort benötigen, senden Sie es als Priorität.
Dies ist vor allem bei E-Mails hilfreich; Sie können die Priorität einfach in die Betreffzeile setzen. Dann können Sie mitteilen, was Sie brauchen und wann es erledigt werden muss.
Was Sie sagen sollten:
„Da Sie mit uns zur Konferenz nach Chicago fliegen, benötige ich die unten stehenden Informationen, damit ich die Reservierungen vornehmen kann. Bitte geben Sie mir diese Informationen bis Montag, und ich werde mich mit den Bestätigungsdaten bei Ihnen melden.“
„Ich konnte die Beschwerde mit dem Kunden Jim Jackson nicht klären, und er ist verärgert. Könnten Sie den Fall heute noch einmal überprüfen und uns mitteilen, wie wir weiter vorgehen sollen? Er bittet darum, mit jemandem über mir zu sprechen, vielleicht können Sie sich mit ihm in Verbindung setzen?“
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.