Wie fragt man höflich nach einer Frist?

Es gibt Gelegenheiten im Leben – sowohl geschäftlich als auch privat – bei denen man eine Deadline braucht. Doch die Geschwindigkeit, mit der wir uns heute technologisch fortbewegen, hat einige Nettigkeiten am Straßenrand zurückgelassen.

Dennoch gibt es Zeiten, in denen wir etwas bis zu einem bestimmten Datum wissen müssen. In manchen Situationen müssen wir wissen, wie man höflich fragt. Aber warum ist Höflichkeit so wichtig, wenn wir fragen?

Eine aktuelle Studie der Universität von Connecticut hat herausgefunden, dass „… höflich zu sein … Menschen empfänglicher für Ihre Ideen machen kann.“ [1] Weiterhin, sogar „. . die Art und Weise, wie ein Satz geschrieben ist, besonders wichtig wird. „. In einem weiteren Aufsatz heißt es: „Höflichkeit ist wichtig, egal wie wir sie definieren möchten.“ [2]

Die menschliche Natur macht es uns manchmal schwer, um Dinge zu bitten. Das macht uns unruhig, selbst in Situationen, in denen wir eine Antwort verdient hätten. Deshalb besteht der Trick darin, nicht konfrontativ zu sein und sehr höflich um die Einhaltung der Frist zu bitten.

Schauen wir uns einige Beispielsituationen an und wie Sie höflich um Fristen bitten könnten. Hier sind einige Beispiele und vorgeschlagene Formulierungen, die Sie verwenden können.

Bewerbungen

Stellen Sie sich vor, Sie haben sich auf einige Stellen beworben. Obwohl Job Nr. 1 derjenige ist, den Sie wirklich wollen, könnte Job Nr. 2 auch gut sein, und Sie vermuten, dass Sie bald ein Angebot haben könnten. Wie können Sie Ihrer ersten Wahl einen kleinen Schubs geben?

Hier ist eine Formulierung, die Sie verwenden können:

„Sehr geehrter (Personalverantwortlicher), vielen Dank für die Möglichkeit, mich bei Ihrem Unternehmen vorzustellen. Da ich auf Jobsuche bin, glaube ich, dass ich bald ein Angebot haben werde. Ich habe jedoch das Gefühl, dass meine Fähigkeiten sehr gut zu (Name des Unternehmens) passen würden, und ich hatte gehofft, Ihrem Team beizutreten. Wäre es möglich, mir bis zum (Datum) mitzuteilen, ob Sie mit meiner Anstellung fortfahren möchten oder nicht? Ich bedanke mich für Ihre Rücksichtnahme und bin gerne bereit, alle noch offenen Fragen zu besprechen. Mit freundlichen Grüßen, (Unterschrift)„.

Nachbarn

Ein gutes Einvernehmen mit Ihren Nachbarn ist wichtig, aber manchmal kann es schwierig sein. Ein häufiges Problem ist, dass der Baum eines Nachbarn auf Ihr Grundstück ragt.

Aus verschiedenen Gründen (Brandschutz, Schädlingsbefall oder Sicherheit für Ihre Kinder) möchten Sie, dass der Baum gefällt wird.

Wie könnten Sie (höflich) darum bitten, dies in die Wege zu leiten? Versuchen Sie zunächst, mit Ihrem Nachbarn zu sprechen.

Erklären Sie das Problem und fragen Sie ihn, ob er Ihnen mitteilen kann, bis wann er den Baum fällen kann.

Möglicherweise gibt es mehrere Dinge zu koordinieren (sie müssen eventuell Angebote von einem Gärtner einholen). Wenn Sie es mit einem abwesenden Eigentümer oder einer verwalteten Immobilie zu tun haben, müssen Sie möglicherweise den Verwalter oder Eigentümer ausfindig machen und Ihre Anfrage schriftlich formulieren.

Eine hilfreiche Formulierung könnte sein:

„Sehr geehrter Hausverwalter: Wir sind die Eigentümer eines Hauses in der Maple Street 123. Wir wissen, dass Sie die Immobilie in der Maple Street 125 verwalten. Wir haben ein Sicherheitsproblem mit überhängenden Ästen von einem großen Ahornbaum auf dem Grundstück von 125 Maple. Würden Sie uns bitte mitteilen, bis wann Sie dieses Problem angehen werden? Mit freundlichen Grüßen, 123 Maple Street.“

Wenn Sie keine Antwort erhalten, prüfen Sie die Gesetze Ihres Bundeslandes. In den meisten Fällen dürfen Sie Äste bis zur Grundstücksgrenze selbst beschneiden. Wenn Ihr Nachbar plötzlich Einwände erhebt, haben Sie dokumentiert, dass Sie versucht haben, die Angelegenheit gütlich zu regeln.

Kollegen

Im Büro von heute ist es einfach eine Tatsache: Leute halten Fristen nicht ein. Die Ausreden lauten in der Regel so etwas wie: „Oh, Entschuldigung. Ich habe Ihre E-Mail nicht gesehen. Sie muss in meinem Spam gelandet sein.“ Oder: „Oh, Entschuldigung. Ich wurde von einem anderen Projekt abgezogen.“

Klingelt’s? Eine weitere, immer häufiger vorkommende Variante: „Ich bin nicht dazu gekommen.“ (Ohne Entschuldigung; sie haben es einfach nicht getan.) Das ist ärgerlich! Wie gehen Sie damit um, wenn Ihre Projekte darunter leiden, dass Sie wichtige Daten nicht bis zu einer bestimmten Frist erhalten haben?

Wenn Sie um etwas bitten und Sie es bis zu einem bestimmten Datum brauchen, seien Sie glasklar.

„Ich benötige Ihre Daten bis zum 13. August, bis 13 Uhr.“

Sie können auch eine Aufgabenerinnerung oder eine Kalendereinladung senden oder mit einer zweiten Erinnerung nachfassen. Das absolut effektivste, was Sie tun können, ist jedoch zweierlei.

Erstens, schreiben Sie die E-Mail oder senden Sie die Aufgabenerinnerung. Diese sind wichtig, für den Fall, dass Sie in Zukunft dokumentieren müssen, dass ein Mitarbeiter seine Arbeit nicht richtig macht.

Der zweite Teil davon ist der menschliche Kontakt. Heutzutage ist es so einfach, die Technik zu übergehen. Die Leute werden behaupten, dass sie es nicht gesehen haben oder dass ihr Internet nicht funktioniert hat oder dass sie vergessen haben, ihre Abwesenheitsnotiz aufzuhängen.

Wenn es also wichtig für Sie ist, nehmen Sie MENSCHLICHEN Kontakt auf. Nehmen Sie den Hörer ab und sprechen Sie mit ihnen. Oder, wenn sie sich in einer Bürogemeinschaft befinden, gehen Sie hin und sprechen Sie mit ihnen. Erklären Sie. Nörgeln Sie ein wenig, wenn es nötig ist, aber nutzen Sie die menschliche Note, um zu erklären, was Sie brauchen und bis wann Sie es brauchen.

Wenn Sie an diesem Punkt immer noch abgewiesen werden, wird es persönlich und zu einem Produktivitätsproblem.

Baumaßnahmen oder Reparaturen

Sie möchten ein Deck auf Ihr Haus bauen, vielleicht in Erwartung einer Party, die Sie planen. Wenn die Terrasse gebaut wird, müssen Sie sie mit Gartenmöbeln ausstatten, einen Grill besorgen, Einladungen verschicken und Essen kaufen.

Wenn die Terrasse nicht gebaut wird, müssen Sie eine ganz andere Art von Party planen. Wie bringen Sie Ihren Bauunternehmer dazu, mit einer Frist zu reagieren?

In diesem Fall ist es geschäftlich, und es geht nicht so sehr darum, höflich zu fragen, sondern es zu sagen.

Aber: höflich ist immer der beste Weg, um anzufangen.

„Sean, ich hätte gerne ein Deck hier, aber es müsste bis zum 10. Juni komplett fertig sein, damit ich am 4. Juli Zeit habe, es zu benutzen. Ist das eine realistische Möglichkeit? Wenn ja, würde ich Sie gerne beauftragen, und ich würde es gerne schriftlich festhalten.“

Ihr Chef

Ihr Chef erzählt Ihnen, dass es ein Projekt gibt, das erledigt werden muss, aber er hat Ihnen noch keine Details genannt.

Sie denken, es könnte nächste Woche sein, aber er ist gewohnheitsmäßig vage, wenn es darum geht, sich zu erinnern, wann was fällig ist. Sie haben jedoch mehrere Eisen im Feuer und müssen Ihre Zeit entsprechend einteilen. Wie bekommen Sie höflich eine Deadline aus ihm heraus?

Beginnen Sie damit, dass Sie versuchen, die Deadline schriftlich zu bekommen:

„(Chef), danke, dass Sie mich auf das anstehende Projekt aufmerksam gemacht haben. Könnten Sie mir bitte die Deadline bestätigen? Ich habe mehrere Projekte am Laufen und möchte sichergehen, dass ich Ihnen die Daten rechtzeitig zukommen lasse.“

Besser: Sprechen Sie ihn persönlich an und versuchen Sie, diese Information mit der gleichen höflichen Formulierung wie oben herauszufinden.

Wenn alles andere fehlschlägt, versuchen Sie, es selbst zu recherchieren. Gibt es jemanden auf höherer Ebene, den Sie fragen können? Können Sie es online finden? Wenn nichts anderes übrig bleibt, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Versuche, etwas herauszufinden, dokumentieren, wenn die Dinge benötigt werden.

Restaurant

Sie wollen in ein neues Restaurant gehen, aber Sie müssen eine Reservierung machen. Einige Ihrer Freunde haben gesagt, dass sie auf jeden Fall hingehen wollen, aber andere scheinen von der Idee nicht begeistert zu sein.

Hoffentlich lässt das Datum, an dem Sie hingehen möchten, genügend Zeit, damit sich die Leute entscheiden können.

Versuchen Sie zu sagen:

„(Das Restaurant) erfordert eine Reservierung. Ich werde reservieren, wenn sie morgen um 17:00 Uhr öffnen. Wenn Ihr hingehen möchtet, lasst es mich bitte bis 16:00 Uhr wissen. Das Essen klingt fantastisch. Hier ist der Link, wenn Ihr euch die Speisekarte und die Preise ansehen wollt.“

Und dann: los. Denn wenn es etwas ist, das Sie tun wollen, gehen Sie hin und genießen Sie es!

Praktikum

Für das letzte Semester Ihres Studiums müssen Sie ein Praktikum absolvieren. Sie haben ein Unternehmen kontaktiert, das „vielleicht“ eine Möglichkeit hat, aber Sie haben noch keine Antwort erhalten. Wenn Sie nicht bald etwas herausfinden, müssen Sie sich nach anderen Stellen umsehen. Sie müssen das Praktikum unbedingt absolvieren, um Ihren Abschluss zu machen.

Versuchen Sie, das Unternehmen zu kontaktieren und sehen Sie, ob Sie mit der Person sprechen können, die die Entscheidung trifft. Sie könnten weiter erklären, dass…

„Ich würde wirklich gerne mein Praktikum in Ihrem Unternehmen machen, da Sie in diesem Bereich und in diesem Gebiet im Moment führend sind. Mir ist klar, dass meine Anwesenheit Ihre Ressourcen in Anspruch nehmen wird, aber ich glaube, dass ich letztendlich ‚etwas zurückgeben‘ kann, da ich hoffe, irgendwann meine Karriere bei Ihnen zu beginnen. Wäre es möglich, dass ich bis nächsten Dienstag eine Antwort erhalte?“

Fazit

Nach Terminen zu fragen, sollte nicht schmerzhaft sein. Es geht hauptsächlich um Ihre Herangehensweise, wie Sie oben sehen können. Vernünftige Menschen sollten zeitnah reagieren. Das ist das, was wir als „gute Manieren“ bezeichnen.

Das wirkliche Leben ist jedoch so, dass sie es manchmal einfach nicht tun. Sie mögen gute Gründe dafür haben. Vielleicht sind sie auch besorgt, Ihre Gefühle zu verletzen oder als konfrontativ zu erscheinen. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie fragen, versuchen Sie es schriftlich oder proben Sie Ihre (höfliche) Bitte um eine Frist mit jemandem, dem Sie vertrauen, um Ihnen ehrliches Feedback zu geben.

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Quellen:

[1]: https://today.uconn.edu/2019/06/please-thank-impact-online-politeness/

[2]: https://www.researchgate.net/publication/233700639_Politeness_Myth_and_truth