Wenn Sie beruflich etwas senden, das nicht dringend ist, sollte klar sein, dass Sie möchten, dass der Empfänger es liest oder darauf antwortet, aber zu einem Zeitpunkt, der ihm passt.
Um jemandem mitzuteilen, dass eine Aufgabe nicht dringend ist, kennzeichnen Sie Ihre E-Mail als informativ oder geben Sie eine Frist an, die weit in der Zukunft liegt. Sagen Sie, dass eine Antwort bis zu diesem Zeitpunkt ausreicht, aber erwähnen Sie unbedingt den Zweck des Feedbacks.
Wenn Sie mitteilen, dass es nicht dringend ist, kann das auch für den Empfänger eine Erleichterung bedeuten. Vielleicht steht die Person im Moment unter Zeitdruck. Mit dieser Information können sie es beiseite legen und zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen.
Warum es wichtig ist, zu sagen „Das ist nicht dringend“.
Effektive Kommunikation ist für die Aufrechterhaltung positiver Geschäftsbeziehungen unerlässlich. Wenn es darum geht, den Dringlichkeitsgrad einer Aufgabe zu kommunizieren, ist ein einfacher und direkter Ansatz nicht immer die beste Wahl.
Eine kurze Nachricht, die die Botschaft „Dies ist nicht dringend“ vermittelt, kann vom Empfänger als niedrige Priorität interpretiert werden, was der Beziehung schaden und möglicherweise zu Verzögerungen in der Reaktionszeit führen kann.
Wird hingegen der Dringlichkeitsgrad einer Aufgabe klar und professionell vermittelt, kann der Empfänger schnell auf dringende Angelegenheiten reagieren, während er nicht dringenden Angelegenheiten zum frühestmöglichen Zeitpunkt Priorität einräumt.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Aufgaben effizient und produktiv erledigt werden, ohne dass die Qualität der Arbeit oder der Beziehungen darunter leidet.
Eine Frist hinzufügen
Wenn Sie Informationen, die nicht dringend sind, mit einer Frist versehen, ermutigen Sie den Empfänger, Ihnen rechtzeitig zu antworten. Sie haben mehr Zeit, um Ihnen die Informationen zukommen zu lassen, aber sie werden sie auch nicht völlig vergessen.
Versuchen Sie, ihnen eine Frist zu setzen, die angemessen ist, aber auch nicht gleich um die Ecke liegt.
Was Sie sagen sollten:
„Bitte prüfen Sie die Informationen und übermitteln Sie uns Ihre Fragen oder Kommentare vor der nächsten Sitzung am 15. Juli. Ich möchte die Einzelheiten auf der Grundlage der Rückmeldungen aller Beteiligten zusammenstellen, und Ihre Beiträge werden dafür sorgen, dass das Treffen die von Ihnen gewünschten Informationen über das Projekt enthält.“
„Wir schätzen Ihre Rückmeldung bis zum 17. dieses Monats.“
„Nehmen Sie sich die Zeit, diese Informationen durchzusehen und das beigefügte Quiz zu beantworten. Jeder muss das Quiz bis zum 1. Januar ausfüllen und mindestens 90% erreichen. Sie können das Quiz bei Bedarf wiederholen, um die erforderliche Punktzahl zu erreichen.“
„Ich weiß, dass diese Zeit des Jahres für uns alle sehr arbeitsreich ist. Ich denke, die Informationen hier werden Ihnen helfen, effizient zu arbeiten und Fehler zu vermeiden. Bitte lesen Sie sie durch und setzen Sie diese Informationen in die Praxis um. Wenn wir in 90 Tagen auf das neue System umstellen, werden die Änderungen im Rahmen dieses Systems vorgeschrieben sein. Die Umstellung wird reibungsloser vonstatten gehen, wenn Sie sich angewöhnen, Ihre Aufgaben jetzt auf diese Weise zu erledigen.“
„In der Anlage finden Sie Informationen über die Weihnachtsfeier des Büros. Bitte melden Sie sich bis zum 1. Dezember zurück. Geben Sie bitte an, wie viele Personen teilnehmen werden und ob Sie sich an der Geschenkübergabe beteiligen möchten.“
Als informationell kennzeichnen
Kennzeichnen Sie es als informationell, wenn Sie es aushändigen. Damit bringen Sie zum Ausdruck, dass es wichtig, aber nicht dringend ist.
Der Empfänger sollte es sich ansehen, aber er muss seine Arbeit nicht unterbrechen, um es zu lesen. Er kann es prüfen, wenn er ihm seine ungeteilte Aufmerksamkeit schenken kann.
Was Sie sagen sollten:
„Ich denke, die Informationen hier werden sehr nützlich sein. Bitte lesen Sie sie durch, wenn Sie Zeit haben. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen dazu haben.“
„Ich habe ein Informationspaket zusammengestellt, das auf den verschiedenen Fragen und Anliegen beruht, die wir von den Mitarbeitern erhalten haben. Das Ziel dieser Informationen ist es, sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den Details hat, um diese Aufgaben im richtigen Format zu erledigen.“
„Ich freue mich darauf, all diese Informationen mit Ihnen zu teilen. Die Details beinhalten aktuelle Optionen, die unsere bisherigen Methoden ersetzen. Die neueren Konzepte werden die Bearbeitung beschleunigen und das Risiko von Fehlern verringern. Es gibt eingebaute Sicherheitsvorkehrungen. Ich möchte Sie ermutigen, die Materialien zu lesen und diese Methoden so bald wie möglich auszuprobieren!“
„Ich hoffe, dass Sie dieses Informationspaket bei Ihrer täglichen Arbeit nützlich finden. Wir schätzen alles, was Sie hier tun, und diese Informationen sollen Probleme verringern und sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um Ihre Arbeit jeden Tag korrekt zu erledigen!“
„Wir freuen uns auf eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen bei kommenden Projekten. Im Folgenden finden Sie einige Informationen, die wir Ihnen gerne mitteilen würden. Sie umfassen unseren Auftrag, unsere Ziele und unser Angebot. Wir glauben, dass dies bei der Kommunikation helfen wird, wenn wir zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.“
Nach eigenem Ermessen
Eine gute Möglichkeit, um auszudrücken, dass etwas nicht dringend ist, ist die Bitte, sich bei Ihnen zu melden, wenn es Ihnen passt.
Das wird geschätzt, denn viele Menschen fühlen sich dadurch belastet, dass sie nicht genug Zeit haben, um alles Tag für Tag zu erledigen. Sie schätzen es, wenn man auch ihre Zeit respektiert.
Was Sie sagen sollten:
„Es ist nicht dringend, aber Sie müssen sich darum kümmern, wenn Sie einen Moment Zeit haben.“
„Würde es Ihnen etwas ausmachen, dies zu überprüfen, wenn es Ihnen passt?“
„Ich schätze Ihre Meinung und würde mich freuen, wenn Sie das Dokument durchsehen könnten, bevor ich es an alle schicke. Ich habe vor, es Ende des Monats zu verschicken.“
„Wenn Sie die Gelegenheit haben, lesen Sie es bitte und teilen Sie mir Ihre Meinung mit.“
„Ich weiß, dass Anfang des Monats nicht viel los ist, deshalb schicke ich es jetzt ab. Hoffentlich können Sie es in den nächsten ein oder zwei Wochen lesen.“
Nur eine Vorwarnung
Auch wenn die Informationen professionell sind, können sie auch informell versandt werden. Dies ist in der Regel für bürointerne Details reserviert.
Wenn Sie möchten, können Sie die Nachricht mit „Nur eine Vorwarnung“ betiteln. Dies zeigt, dass es sich um etwas handelt, das der Empfänger lesen sollte, aber auch nicht dringend ist. Sie wollen nicht, dass sie es wegwerfen oder in aller Eile durchlesen.
Was Sie sagen sollten:
„Vergessen Sie nicht, an diesem Wochenende Ihre Uhren umzustellen! Sonst sind Sie am Montag der Erste, der kommt!“
„Die Teppiche werden am Freitagabend gereinigt. Wir bitten alle, persönliche Gegenstände, die sich auf dem Boden befinden, zu entfernen. Nehmen Sie sie entweder mit nach Hause oder stellen Sie sicher, dass sie auf Ihrem Schreibtisch und nicht auf dem Boden liegen.“
„Am Donnerstagnachmittag findet hier eine Besprechung über die Änderungen des Versicherungsplans statt. Wenn Sie daran interessiert sind, können Sie sich im Pausenraum für die verschiedenen Sitzungen einschreiben.“
„Wir freuen uns, dass im nächsten Monat einige potenzielle Investoren zu uns kommen werden. Sie werden zu Gesprächen hier sein und die Anlage besichtigen. Wir möchten Sie bitten, sie zu begrüßen und ihnen Ihre Rolle im Unternehmen zu erläutern.“
„Wir planen einige Verbesserungen für den Pausenraum. Bitte lassen Sie uns wissen, was Ihnen dort gefällt und was Sie gerne ändern würden. Wir möchten, dass er ein idealer Ort ist, an dem Sie Ihr Mittagessen und Ihre täglichen Pausen genießen können.“
Alternativen zu „Dies ist nicht dringend“
Anstelle des Satzes „Das ist nicht dringend“ können Sie eine kurze Nachricht verwenden, die die Bedeutung der Angelegenheit deutlich macht.
Bei extrem dringenden Aufgaben sollten Sie Formulierungen verwenden wie:
„Dies ist eine dringende Angelegenheit.“
„Bitte geben Sie dieser Angelegenheit so schnell wie möglich Vorrang“.
Es ist wichtig, dass Sie alle für die Erledigung der Aufgabe erforderlichen Informationen bereitstellen, ohne den Empfänger mit unnötigen Details zu überhäufen. Durch die Verwendung einer angemessenen Sprache können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht rechtzeitig ankommt und bearbeitet wird.
Die Bedeutung des Kontexts
Wenn es darum geht, die Dringlichkeitsstufe auf professionelle Weise zu vermitteln, ist es wichtig, den Kontext der Situation zu berücksichtigen.
Faktoren wie die Geschäftszeiten, die Dringlichkeit der Angelegenheit und die Verfügbarkeit des Empfängers sollten berücksichtigt werden, bevor entschieden wird, wie die Dringlichkeitsstufe kommuniziert werden soll.
Befindet sich beispielsweise ein Kollege im Erziehungsurlaub, kann er möglicherweise nicht auf eine Schnellanfrage reagieren. Gibt es außerdem andere Anfragen, die dringender sind, ist es vielleicht besser, die Dringlichkeit einer Aufgabe anders zu kommunizieren, um den Empfänger nicht zu überfordern.
Wenn man den Kontext der Situation versteht, kann man sicherstellen, dass dringende Angelegenheiten angemessen behandelt werden, während man gleichzeitig die Zeit und Verfügbarkeit des Empfängers respektiert.
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
