Im heutigen digitalen Zeitalter kommunizieren Unternehmen häufig per E-Mail. Alle Arten von Dokumenten müssen digital verarbeitet werden und unterliegen den gleichen Anforderungen wie Dokumente, die in Papierform eingereicht werden.
Aber wie kann man von einem Vorgesetzten eine Unterschrift für eine E-Mail verlangen?
Unterstreichen Sie die Bedeutung der digitalen Signatur, indem Sie auf gesetzliche oder betriebliche Vorschriften verweisen, und bitten Sie dann höflich um die erforderliche Unterschrift. Machen Sie sich mit den notwendigen technischen Schritten vertraut, um im Zweifelsfall eine schnelle Umsetzung zu ermöglichen.
Höflich fragen
Vorgesetzte haben zwar in der Regel mehr Erfahrung als Sie, aber sie sind auch nur Menschen. Wie jeder andere können auch sie Fehler machen. Sobald Sie bemerken, dass eine E-Mail nicht unterzeichnet wurde, lassen Sie es sie wissen.
Verwenden Sie den gleichen respektvollen Ton, den Sie auch gegenüber anderen Personen anschlagen würden.
Wenn Sie mit einem Kollegen, der einen solchen Fehler gemacht hat, sanft umgehen würden, sollten Sie sich nicht über Ihren Vorgesetzten ärgern. Weisen Sie schnell auf den Fehler hin, indem Sie sagen:
„Frau Browne, Sie haben vergessen, hier zu unterschreiben.“
„Herr James, bitte setzen Sie Ihre digitale Unterschrift hier ein.“
„Frau Hamm, bitte unterschreiben Sie hier.“
Bleiben Sie bei ihnen, bis sie es erledigt haben
Manche Vorgesetzte jonglieren mit mehreren Aufgaben gleichzeitig und neigen dazu, den Dingen, die nicht dringend erscheinen, keine Priorität einzuräumen.
Wenn Sie sie an die Unterschrift erinnern und dann sofort weggehen, könnten sie durch etwas anderes abgelenkt werden. Sie könnten nicht nur vergessen, zu unterschreiben, sondern auch, die E-Mail abzuschicken.
Wenn Sie auf die Stelle zeigen, an der sie unterschreiben sollen, bleiben Sie stehen. Warten Sie, bis sie das Dokument unterschrieben haben.
Wenn möglich, warten Sie auch, bis sie auf Senden klicken. Auf diese Weise müssen Sie sie nicht immer wieder daran erinnern, die gleiche E-Mail zu unterschreiben.
Betonen Sie die Gültigkeit von digitalen Signaturen
Die meisten Aufsichtsbehörden wissen bereits, dass Dokumente unterzeichnet werden müssen. Wenn sie nicht unterschrieben sind, halten sie vor Gericht nicht so gut stand. Wenn Ihr Vorgesetzter ein digitales Dokument nicht unterschrieben hat, ist es möglich, dass er es nicht für wichtig hält, dies zu tun.
Digitale Signaturen sind in Amerika, Australien und allen anderen Ländern, die sich bei der Abwicklung von Geschäften stark auf das Internet verlassen, rechtsverbindlich.
Die Menschen wollen Transaktionen effizienter abwickeln, und die Kommunikation über E-Mails und andere elektronische Methoden ermöglicht es ihnen, Zeit zu sparen. [1] Dies ist bereits seit mehreren Jahren der Fall. In der Tat sind Dokumente mit digitalen Signaturen in der ganzen Welt legal.
Sie könnten sie an die Bedeutung digitaler Signaturen erinnern, indem Sie sagen:
„Frau Browne, denken Sie daran, dass digitale Signaturen durchsetzbar und gültig sind.“
„Herr Johnson, mir ist aufgefallen, dass Sie manchmal keine digitale Signatur für Ihre E-Mails verwenden. Denken Sie daran, dass Ihre digitale Unterschrift die gleiche rechtliche Wirkung hat wie ihre schriftliche Entsprechung.“
„Frau Greer, bitte unterschreiben Sie Ihre E-Mails. Dadurch kann das Team Sie ernster nehmen, weil es zeigt, dass Sie bereit sind, sich an den Inhalt des Dokuments zu halten.“
Manchmal sind sich Vorgesetzte nicht darüber im Klaren, dass das Nichtunterschreiben einer E-Mail den Eindruck erwecken kann, dass sie dies nicht beabsichtigt haben. Einige Mitglieder des Teams könnten zum Beispiel denken, dass der Vorgesetzte nicht für Handlungen verantwortlich gemacht werden möchte, die auf die in der E-Mail gestellten Anforderungen folgen.
Eine Nichtunterzeichnung lässt die E-Mail so erscheinen, als ob sie nichts mit ihm zu tun hätte, und es gibt weniger rechtliche Beweise dafür, dass die darin enthaltenen Anweisungen von ihm stammen. Einer E-Mail mit unklaren Eigentumsverhältnissen oder unklarem Ursprung kann man nicht trauen.
Wenn Ihnen der Zusammenhalt Ihres Teams am Herzen liegt, sollten Sie Ihren Vorgesetzten diskret daran erinnern, dass die Unterzeichnung seiner E-Mails ein einfacher, aber wirkungsvoller Akt ist.
Es zeigt, dass sie die Verantwortung für den Inhalt der Textnachricht übernehmen.
Sie könnten sagen:
„Herr Jackson, wenn eine E-Mail unterschrieben ist, zeigt das, dass Sie die Verantwortung für den Inhalt übernehmen.“
„Frau Knight, die Leute befolgen Ihre Anweisungen eher, wenn die E-Mail unterzeichnet ist.
„Herr Clarke, es ist wichtig, dass Sie Ihre E-Mails unterschreiben, weil es beweist, dass die Anweisungen von Ihnen stammen.
Unternehmensrichtlinien
Einige Unternehmen beschreiben, wie E-Mails zu behandeln sind, von der Art der Geräte, mit denen sie geöffnet werden können, bis hin zur Frage, ob sie unterzeichnet werden müssen. Wenn Ihr Vorgesetzter tatsächlich gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt, indem er nicht unterschreibt, ist es wichtig, ihn so bald wie möglich daran zu erinnern.
Sie sollten wissen, dass Sie ihnen den Rücken stärken wollen. Lassen Sie ihn nicht einfach abblitzen und riskieren Sie, dass er von einem anderen Vorgesetzten gerügt wird.
Erinnern Sie sie an das Verfahren, indem Sie sagen:
„Herr Pusey, es ist eine Vorschrift des Unternehmens, dass alle digitalen Dokumente unterzeichnet werden müssen.“
„Frau Baker, letzte Woche wurden wir daran erinnert, alle E-Mails zu unterschreiben, bevor wir sie an unsere Kunden schicken.
„Herr Collins, die Richtlinien empfehlen, alle E-Mails zu signieren.
Vielbeschäftigte Vorgesetzte
Manchmal sind Vorgesetzte so beschäftigt, dass sie keine Zeit haben, ihre E-Mails zu unterschreiben. Das ist oft der Fall, wenn die E-Mail eigentlich von jemand anderem getippt wird, Ihr Vorgesetzter sie aber diktiert. Es kann sein, dass der Vorgesetzte die E-Mail vor dem Versenden gar nicht ansieht, weil er der Person vertraut, die sie für ihn tippt.
In diesem Fall ist es am besten, sich für ein System zu entscheiden, mit dem sie ihre digitale Signatur automatisch anbringen können. Mit einem Signatur-Workflow-Prozess werden Dokumente automatisch mit Unterschrift gesendet. [2]
Wenn Ihr Unternehmen diese Art von System noch nicht einsetzt, sollten Sie es Ihrem Vorgesetzten vorschlagen.
Die Einführung von Software zur Automatisierung des Signatur-Workflows trägt dazu bei, Ihr Unternehmen zu schützen, den Umgang mit elektronischen Dokumenten zu professionalisieren und das Vertrauen der Kunden zu stärken, die erwarten, dass E-Mails signiert werden.
All das müssen Sie Ihrem Vorgesetzten sagen, um ihn zu ermutigen, auf diesen Prozess umzusteigen.
Sie können sagen:
„Frau Browne, ich weiß, dass Sie immer wieder vergessen, E-Mails zu unterschreiben, weil Sie so beschäftigt sind. Ich denke, eine Art Automatisierungssoftware würde das Problem lösen.“
„Herr Nash, wenn wir den Prozess der Unterzeichnung von E-Mails mit Hilfe einer Software automatisieren würden, wäre das eine große Erleichterung für Sie.
„Herr Gibraltar, unsignierte E-Mails stiften Verwirrung bei unseren Kunden. Wenn wir den Prozess automatisieren, würden wir die Kommunikation verbessern.“
Fragen Sie zu einem günstigen Zeitpunkt
Manche Leute sagen, dass das Timing alles ist. Wenn Sie in einer schnelllebigen Branche arbeiten, kann es schwierig sein, einen Zeitpunkt zu finden, an dem Ihr Vorgesetzter Zeit hat, um Dokumente zu unterzeichnen.
Es gibt allerdings Momente, die weniger stressig oder verwirrend sind als andere.
Finden Sie einen dieser Momente und erinnern Sie Ihren Vorgesetzten daran, dass er die E-Mails unterschreiben muss.
Es ist wahrscheinlicher, dass Sie zu diesen Zeitpunkten eine positive Antwort und die von Ihnen gewünschten Maßnahmen erhalten, als zu anderen.
Sagen Sie es mit einem Lächeln
Wenn Sie Ihren Chef häufig bitten müssen, E-Mails zu unterschreiben, lassen Sie ihn diese Handlung mit etwas Positivem verbinden. Wenn Sie Ihr Büro betreten, achten Sie darauf, dass Sie einen freundlichen Gesichtsausdruck haben.
Selbst wenn Sie sich darüber ärgern, dass Sie Ihren Chef häufig daran erinnern müssen, versuchen Sie, sich das nicht anmerken zu lassen. Ihre schlechte Laune könnte ansteckend sein und ihren und Ihren Tag nur noch schlimmer machen.
Sie könnten sagen:
„Hallo Herr Frank, ich hoffe, Sie haben einen guten Tag. Bitte unterschreiben Sie diese E-Mail für mich.“
„Guten Morgen, Frau Jones. Könnten Sie das bitte für mich unterschreiben?“
„Wie geht es Ihnen, Frau Gayle? Ich wollte Sie nur daran erinnern, diese E-Mail zu unterschreiben.“
Berücksichtigen Sie die Persönlichkeit Ihrer Vorgesetzten
Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die gewünschte Reaktion erhalten, ist größer, wenn Sie keine Einheitslösung verwenden. Nehmen Sie sich also die Zeit, um herauszufinden, wie Ihr Vorgesetzter auf verschiedene Formulierungen reagiert, und nutzen Sie diese Informationen, um ihn zur Unterschrift zu bewegen.
Wenn Ihr Vorgesetzter gerne Regeln befolgt, erinnern Sie ihn einfach daran, dass es für ihn eine Regel ist, E-Mails zu unterschreiben. Wenn Ihr Vorgesetzter sich auf den Kundenservice konzentriert, sagen Sie ihm, dass Kunden sich wohler fühlen, wenn E-Mails mit personalisierten Angeboten unterzeichnet werden.
Sie können sich immer daran orientieren, worauf Ihr Vorgesetzter reagieren wird, und Ihr eigenes Handeln daran ausrichten.
Manche Menschen mögen es nicht, wenn man sie vor anderen Leuten korrigiert. Wenn Ihr Vorgesetzter so ist, bitten Sie ihn nicht um eine Unterschrift, wenn andere Personen anwesend sind. Warten Sie, bis Sie beide allein sind, und erinnern Sie ihn dann leise daran, ohne eine große Sache daraus zu machen.
Wenn Ihr Vorgesetzter Aufmerksamkeit schätzt, hat er vielleicht nichts dagegen, wenn Sie erwähnen, dass die E-Mail für einen wichtigen Kunden seine Unterschrift erfordert, da er der Verantwortliche ist.
Vorbereitet sein
Genauso wie Sie mit einem Stift gehen würden, wenn Ihr Dokument eine schriftliche Unterschrift erfordert, stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgesetzter alles hat, was er braucht, um seine elektronische Unterschrift zu leisten.
Sprechen Sie mit den Technikern über die Einrichtung der digitalen Signatur, falls dies noch nicht geschehen ist.
Vergewissern Sie sich, dass alle Sicherheitsmerkmale, die verwendet werden sollten, bereits vorhanden sind.
Sie können sagen:
„Hallo, Frau Greer. Ich habe Ihre digitale Signatur, wie besprochen, von der IT-Abteilung einrichten lassen. Könnten Sie diese E-Mail unterschreiben?“
„Hallo Frau Browne, Ihre digitale Signatur wurde bereits eingerichtet. Bitte unterschreiben Sie diese E-Mail.“
„Hallo, Mr. Greene. Das Team hat Ihre digitale Signatur sowie die Sicherheitsfunktionen, nach denen Sie gefragt haben, eingerichtet. Bitte unterschreiben Sie diese E-Mails.“
Quellen
[1]: https://www.findlaw.com.au/articles/5777/electronic-signatures-and-their-legal-validity-in-.aspx
[2]: https://zapier.com/blog/automatically-manage-electronic-signatures/
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.