Wie man jemanden höflich bittet, an einer Besprechung teilzunehmen

Die Aufforderung, an einer Besprechung teilzunehmen, muss klar, höflich und vor allem pünktlich erfolgen.

In jeder Führungsposition sind Sie darauf angewiesen, dass Ihre Mitarbeiter an Besprechungen teilnehmen. Diese Besprechungen können häufig und regelmäßig oder einmalig und unerwartet sein.

Besprechungen sind notwendig, weil sie die einzige Möglichkeit sind, einer Gruppe wichtige Informationen von Angesicht zu Angesicht mitzuteilen und gleichzeitig alle unmittelbaren Rückmeldungen zu erhalten.

Informieren Sie die Person persönlich über den Grund der Besprechung und warum ihre Anwesenheit wichtig ist. Eine kleine Gruppe von Teilnehmern, eine klare Agenda und eine möglichst kurze Dauer werden Ihnen helfen, die betreffende Person zu überzeugen.

Wenn Personen sich weigern, an einem Treffen teilzunehmen, obwohl Sie sie darum gebeten haben

Wenn die Personen, deren Anwesenheit Sie bei einer Sitzung verlangen, sich weigern, an der Sitzung teilzunehmen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Eine Diskussion – wenn die Teilnahme der Person freiwillig ist.
• Eine Konfrontation – wenn die Teilnahme der betreffenden Person obligatorisch ist.

Diese Situationen sind sehr unterschiedlich und erfordern verschiedene Vorgehensweisen.

Eine Situation, in der Personen Einladungen zur Teilnahme an einer Sitzung ablehnen, ist ganz normal und oft völlig akzeptabel. Es ist wichtig, zwischen diesen beiden Situationen zu unterscheiden. Wenn Sie dies nicht tun, steht Ihre Beliebtheit auf dem Spiel und Ihre Führungsqualitäten werden in Frage gestellt.

Die Diskussion

Eine Diskussion, um jemanden zur Teilnahme an einer Besprechung zu überreden, ist oft (aber nicht immer) ein Zeichen Ihres Respekts für diese Person und Ihrer Wertschätzung ihrer Anwesenheit.

Sobald Sie jedoch Ihre Meinung und Hoffnungen geäußert haben, liegt die endgültige Entscheidung bei der betreffenden Person. Eine weitere Einmischung ist unhöflich und wird nicht empfohlen.

Diese Art von Situation trifft auf Freiwilligengruppen, Gemeindeclubs, Schulräte usw. zu, bei denen die Position nicht bezahlt wird und die Mitgliedschaft freiwillig ist.

Oft wird die Teilnahme erwartet und dringend empfohlen, aber es gibt keine rechtliche Grundlage dafür. Die einzige Abhilfe besteht darin, die betreffende Person bei der nächsten Wahl nicht mehr in das Amt zu wählen.

Manchmal werden Arbeitsgruppen gebildet, um eine Aufgabe zu erfüllen, die nichts mit der Arbeit zu tun hat, z. B. eine gesellschaftliche Gruppe, die eine Jahresendveranstaltung plant.

Die Mitgliedschaft in diesen Gruppen ist freiwillig, aber die Nichterfüllung von Verpflichtungen wirkt sich auf die Mitglieder aus, die dennoch erscheinen, und führt dazu, dass Besprechungen durch Verärgerung und Unmut ins Stocken geraten.

Die Konfrontation

Eine Konfrontation erfordert eine private Interaktion und wird am besten von Angesicht zu Angesicht durchgeführt – das kann persönlich oder online sein.

Eine Konfrontation per E-Mail oder Text ist nur eine weitere Aufforderung zur Anwesenheit und wird wahrscheinlich wieder ignoriert werden.

Die Interaktion muss eine klare Erläuterung der Anforderungen der Position beinhalten, die diese Person innehat. Diese Details sollten der betreffenden Person bereits klar sein.

Ist dies nicht der Fall, könnte es sich lohnen, den Teil der Stellenbeschreibung zu untersuchen, in dem die Aufgaben und Zuständigkeiten aufgeführt sind, und herauszufinden, warum die Person damit nicht vertraut ist.

Manchmal haben Menschen sehr gute Gründe, Besprechungen zu versäumen. Dazu können familiäre Gründe, Krankheit, Transportpannen und andere Dinge gehören, die sich ihrer Kontrolle entziehen. Geben Sie immer die Möglichkeit, eine Erklärung abzugeben.

Wenn diese Person sich immer noch weigert, an einer Besprechung teilzunehmen

Auch dies ist keine ungewöhnliche Situation und etwas, mit dem sich eine gute Teamleitung regelmäßig auseinandersetzen muss, unabhängig von der Institution.

Wenn die Nichtteilnahme an einer Besprechung trotz aller Bemühungen fortbesteht, muss das Verfahren des Unternehmens zur Anwendung kommen. Denn niemand kann eine andere Person zur Teilnahme an einer Besprechung zwingen.

Vielmehr muss es faire und logische Konsequenzen für die Nichtteilnahme geben, die dann auch durchgesetzt werden müssen. So können beispielsweise Pläne und Entscheidungen, die in Abwesenheit der betreffenden Person getroffen wurden, von dieser später kaum in Frage gestellt werden.

Wenn die Anwesenheit bei Besprechungen zu den Aufgaben eines Mitarbeiters gehört und er sich dessen voll bewusst ist, dann wird die Sache zu einer Frage des Leistungsmanagements, und der Unternehmensprozess sollte die Angelegenheit aufgreifen und die notwendigen Disziplinarmaßnahmen ergreifen.

Strategien, um die Situation gar nicht erst entstehen zu lassen

Um unangenehme Situationen und Konflikte zu vermeiden, bedarf es einer guten Planung.

• Die Anforderungen an Mitarbeiter (oder Freiwillige) sollten klar und präzise formuliert und jeder Person zugänglich gemacht werden, für die sie gelten.

• Sprechen Sie mit den Personen unter vier Augen über ihre Voraussetzungen und Möglichkeiten, an Besprechungen teilzunehmen. Wenn jemand manchmal nicht anwesend sein kann, sollten Sie ihn später informieren und ihm alternative Möglichkeiten anbieten, um wichtige Themen aufzuholen.

• Bitten Sie um Feedback zu Ihren aktuellen Besprechungsplänen und Tagesordnungen und erlauben Sie, dass das Feedback anonym ist. Dies kann die einzige Möglichkeit sein, die Gründe für die spärliche Anwesenheit herauszufinden.

Strategien, um zu verhindern, dass sich die Situation wiederholt

Wenn Ihre Mitarbeiter nicht an den Besprechungen teilnehmen, kann es sein, dass andere Dinge vor sich gehen. Es gibt mehrere Fragen, die Sie sich stellen können, um die Nützlichkeit und die Wirksamkeit Ihrer Versammlungen zu beurteilen.

• Berufe ich zu viele Besprechungen ein?

• Sind die Besprechungen zu lang?

• Erreichen die Besprechungen tatsächlich etwas?

• Gibt es Leute, die die Besprechungen ohne Rücksicht auf die anderen monopolisieren?

• Finden die Besprechungen zu einem Zeitpunkt statt, an dem alle nur noch nach Hause wollen?

• Werden die Besprechungen zu abrupt angekündigt?

• Wenn die Besprechungen online stattfinden, verfügen dann alle Teilnehmer über die notwendigen technischen Voraussetzungen, um effektiv teilnehmen zu können?

• Nehmen an den Besprechungen immer häufig Personen teil, die an den Diskussionen und der Entscheidungsfindung nicht beteiligt sind?

• Wird den Personen, die an den Besprechungen teilnehmen, zugehört?

• Haben die Teilnehmer das Gefühl, dass ihre Anwesenheit geschätzt wird oder nützlich ist?

Die besten Techniken, um Personen zur Teilnahme an einer Besprechung aufzufordern

Die Aufforderung zur Teilnahme kann persönlich, per E-Mail, telefonisch oder über einen vorbereiteten Zeitplan erfolgen, der allen zugänglich ist.

Am besten ist es, wenn die Aufforderung zwanglos, aber bestimmt, mit klaren Erwartungen und so kurz wie möglich erfolgt.

Für das zufällige und nicht geplante (aber sehr nützliche) Treffen

Diese sollten kurz sein, der Grund dafür muss so präzise wie möglich sein, und eine Entschuldigung für die unerwartete Anfrage sollte enthalten sein.

„Es tut mir wirklich leid, aber können wir uns nach der Arbeit für ein paar Minuten treffen. Es ist etwas dazwischen gekommen. Ich brauche Sie alle dort – ich verspreche, es so kurz und schmerzlos wie möglich zu machen.“

„Hat jemand heute Nachmittag ein paar Minuten Zeit, um sich zu treffen? Je mehr, desto besser. Es wird nicht lange dauern.“

„Wäre es möglich, sich morgens zu treffen, bevor wir alle losfahren? Bringt Kaffee mit, und ich werde ein paar Leckereien bereitstellen. Dann können wir die wichtigsten Dinge so schnell wie möglich durchgehen.“

Für die geplante und regelmäßige Besprechung

Die Erwartungen an eine regelmäßige Besprechung sollten zu Beginn des Arbeitsjahres festgelegt werden, und der Zeitplan muss allen zur Verfügung gestellt werden. Die Anwesenheitspflicht sollte verbindlich, aber auch freundlich sein.

Das Programm sollte klar und übersichtlich sein, und die Tagesordnungen der Besprechungen sollten es ebenfalls sein.

Die Tagesordnungen der Besprechungen sollten strikt befolgt werden und nicht in Streitereien ausarten oder sich in unwichtige Themen verrennen.

Legen Sie einen Zeitpunkt für das Ende von Besprechungen fest und gewöhnen Sie sich nicht an, diesen zu überschreiten. Gelegentlich kann das vorzeitige Beenden von Besprechungen ein unerwarteter und sehr angenehmer Bonus am Ende eines langen Tages sein.

Die Zeitpläne sollten flexibel, umfassend und mobil sein, und die Besprechungen sollten effektiv online abgehalten werden können.

Für die unerwartete, aber sehr notwendige Besprechung

Die Notwendigkeit dieser Treffen lässt sich nicht vermeiden. Sie sind am effektivsten, wenn es nicht zu viele davon gibt. Die Dringlichkeit der Teilnahme muss hervorgehoben werden, weshalb sie umso wirksamer sind, je weniger Sie sie einberufen.

• Warnen Sie die Personen einzeln, namentlich und unter vier Augen. Dies unterstreicht die Bedeutung ihrer Anwesenheit.

• Vereinbaren Sie die Besprechung an einem ungestörten Ort, damit sie nicht unterbrochen wird.

• Fassen Sie sich bei der Besprechung so kurz wie möglich.

• Betonen Sie, dass Vertraulichkeit erwartet wird.

• Beschränken Sie die Zahl der Teilnehmer auf ein absolutes Minimum.

Die Bitte um die Teilnahme an einer solchen Besprechung kann folgendermaßen formuliert werden:

„Marion, darf ich Sie bitten, sich heute mit mir zu treffen? Hoffentlich nicht zu lange, aber es hat sich etwas ergeben, und ich brauche Ihren Rat.“

„Phil, hast du heute Nachmittag eine Minute Zeit? Ich habe ein paar von uns gebeten, sich in Raum TKS zu treffen, um etwas zu besprechen. Ich hoffe, es wird nicht lange dauern.“

„Hey Juan, ich werde heute Abend noch eine Weile hier bleiben. Es gibt ein Problem, und ich würde deine Meinung wirklich zu schätzen wissen. Wir werden uns so schnell wie möglich beeilen. Ich habe auch ein paar der anderen gefragt.“

Was Sie vermeiden sollten, wenn Sie Menschen zur Teilnahme an Meetings ermutigen

Wenn es so aussieht, als würde Ihre harte Arbeit Wirkung zeigen, gibt es einige Dinge, die Ihre Bemühungen untergraben können.

• Konsequentes Durchführen von Meetings über die angekündigte Zeit hinaus

• Kurze Sitzungen versprechen, aber lange Sitzungen abhalten

• Öffentliche Verurteilung von Nichtteilnehmern

• Ankündigung weiterer Besprechungen als Strafe dafür, dass man sie versäumt hat

• Ausschluss von Personen aufgrund eines einzigen versäumten Treffens

• Die Einladung als Aufforderung oder Befehl aussprechen