Ganz gleich, ob Sie sich um eine Stelle bewerben, ein Treffen mit einem bestehenden Kunden planen oder ein Treffen mit einem Freund vereinbaren, Sie sollten der anderen Person mitteilen, dass Sie sich zu jeder Zeit, die ihr passt, mit ihr treffen können.
Sagen Sie direkt, dass Sie Ihren Zeitplan flexibel an den der anderen Person anpassen können, oder nennen Sie mögliche Zeitfenster. Zum Beispiel: „Ich kann unser Treffen jederzeit von Montag bis Freitag zwischen 8 und 17 Uhr ermöglichen.“
Sprechen Sie Ihre Flexibilität sofort an
Ganz gleich, ob Sie einen potenziellen Arbeitgeber um ein Vorstellungsgespräch bitten oder ein Treffen mit einem bestehenden Kunden vereinbaren möchten, es ist wichtig, dass Sie der Person mitteilen, dass Sie flexibel sind. Tun Sie dies so schnell wie möglich. Dadurch werden sie veranlasst, über die für sie geeigneten Optionen nachzudenken.
Wenn Sie Kunden und potenziellen Arbeitgebern die Wahlfreiheit lassen, fühlen sie sich bei Ihnen wohler.
Ihre Flexibilität hilft ihnen, ihr Berufs- und Privatleben besser zu vereinbaren und produktiver zu werden. [1]
Mit Blick auf die Produktivität könnte Ihr Angebot, sich zu einer Zeit zu treffen, die gut zu ihrem Zeitplan passt, folgendermaßen formuliert werden:
„Zu welcher Zeit können Sie sich auf die Präsentation konzentrieren? Ich weiß, dass Sie einen hektischen Tag haben, und mein Zeitplan ist flexibel.“
„Wann werden Sie wahrscheinlich weniger beschäftigt sein? Ich kann Ihren Zeitplan berücksichtigen.“
„Ist der Vormittag oder der Nachmittag besser für Sie? Ich kann mich in Ihren Zeitplan einfügen.“
Machen Sie ihnen klar, dass deren Terminplan Priorität hat
Es kann vorkommen, dass Sie einen Kunden haben, der einen engen Zeitplan hat, und Sie können Ihren Zeitplan an seine Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie einen guten Service bieten wollen, ist es wichtig, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden an die erste Stelle setzen. Es zeigt ihnen, dass Sie sich um ihre Bedürfnisse kümmern und nicht nur darauf bedacht sind, bei der Abwicklung von Geschäften mit ihnen Gewinn zu machen. [2]
Reaktionsfähigkeit ist der Schlüssel, wenn Sie Ihren Kunden zeigen wollen, dass Sie an ihrem Erfolg interessiert sind. In diesem Fall sollten Sie dem Kunden deutlich machen, dass Sie sich auf seine Zeitplanung einstellen können.
Sie könnten eine der folgenden Aussagen verwenden:
„Ich kann meinen Zeitplan auf Ihren abstimmen“.
„Ich kann mich jederzeit mit Ihnen treffen. Sagen Sie mir einfach, wann.“
„Ich kann meinen eigenen Zeitplan an Ihren anpassen.“
„Ich kann mich nach Ihrem Zeitplan richten.“
„Mein Team kann das Projekt zu einem Zeitpunkt abschließen, der für Sie günstig ist.“
Erklären Sie, dass Sie sich auf mehrere Änderungen einstellen können
Es kann vorkommen, dass Sie einen Kunden haben, der das Datum der geplanten Besprechung ändern muss. Dies kann häufig vorkommen. Das muss für Sie jedoch kein Problem sein.
Die Art und Weise, wie Sie auf die Anfrage eines Kunden nach einer Terminänderung reagieren, kann viel über Sie aussagen. Vielleicht sind Sie enttäuscht, aber Sie sollten trotzdem eine positive Einstellung haben.
Ergreifen Sie die Initiative und erklären Sie Ihrem Kunden, dass Änderungen für Sie kein Problem darstellen. Wenn Sie proaktiv sein oder gut mit Änderungen umgehen wollen, könnten Sie sagen:
„Ich kann meinen Zeitplan jederzeit an Ihren anpassen.“
„Ich weiß es zu schätzen, dass Sie mich wissen lassen, dass Sie einen neuen Termin brauchen. Wir können uns zu einer neuen Zeit treffen, die Ihnen passt.“
„Wenn Sie eine Änderung brauchen, lassen Sie es mich einfach wissen. Es ist mir ein Vergnügen, Sie zu treffen, wann immer es Ihnen passt.“
„Ich verstehe, dass Sie den Termin für unser nächstes Treffen ändern müssen. Ich bin jederzeit bereit, meinen Terminplan Ihren Bedürfnissen anzupassen.“
„Meinen Terminplan zu ändern ist nie ein Problem. Lassen Sie mich einfach wissen, was Ihnen am besten passt.“
Bitten Sie um eine bestimmte Zeit
Es kann sein, dass ein Kunde mit den Aufgaben, die er zu erledigen hat, so überfordert ist, dass er nicht sofort reagieren kann, wenn Sie ihn um ein Treffen bitten.
Vielleicht müssen Sie ihn um eine bestimmte Uhrzeit bitten und ihm sagen, dass Sie sich darauf einstellen können.
Sie könnten sagen:
„Sagen Sie mir eine Zeit, die Ihnen passt, und ich werde meinen Zeitplan darauf abstimmen.“
„Lassen Sie mich wissen, welche Zeit für Sie am besten ist. Ich kann Sie jederzeit empfangen.“
„Gibt es eine Zeit, die für Sie am besten geeignet ist? Ich kann jederzeit für Sie da sein.“
Lassen Sie sie wissen, dass Sie an jedem Tag der Woche verfügbar sind
Wenn andere Personen nicht in der Lage sind, eine Zeit vorzuschlagen, die ihnen passt, können Sie Fortschritte erzielen, indem Sie über ihre Verfügbarkeit an verschiedenen Wochentagen sprechen. Es kann zum Beispiel sein, dass sie nur samstags oder sonntags frei sind. Es kann sein, dass sie zögern, weil sie die Zeit, die Sie außerhalb der Arbeit verbringen, nicht einschränken wollen.
Lassen Sie Ihren Geschäftspartner immer wieder wissen, dass Sie an jedem Tag der Woche verfügbar sind.
Sie könnten sagen:
„Ich kann an jedem Tag in der Woche Besprechungen abhalten. Gibt es einen bestimmten Tag, der Ihnen passt?“
„Gibt es einen bestimmten Wochentag, der für Sie am besten geeignet ist? Ich kann mich auf jeden Tag einstellen, der Ihnen passt.“
„Ob Sie nun montags bis freitags oder am Wochenende Besprechungen bevorzugen, mein Team steht Ihnen zur Verfügung. Lassen Sie uns wissen, was für Sie ideal ist.“
Verschiedene Arten von Treffen vorschlagen
In unserer schnelllebigen Zeit kann es manchmal schwierig sein, sich mit einem Kunden oder sogar einem Freund persönlich zu treffen. In einer solchen Situation kann es möglich sein, Ihre Ziele zu erreichen, indem Sie sie am Telefon besprechen.
Wenn Sie jemandem mitteilen, dass Ihr Zeitplan flexibel ist, ist es auch eine gute Idee, ihn wissen zu lassen, dass Sie in Bezug auf die Art und Weise, wie Sie sich treffen, flexibel sind.
Sie können Alternativen zu einem physischen Treffen vorschlagen, die es Ihnen leichter machen, mit einem Kunden zu einer bestimmten Zeit zu sprechen.
Sie könnten sagen:
„Wir können über den Online-Chat Ihres Unternehmens sprechen, wann immer Sie Zeit haben.“
„Wir können telefonieren, wann immer Sie Zeit haben.“
„Gibt es ein bestimmtes virtuelles Meeting-Tool, das Sie bevorzugen? Wir können eine virtuelle Besprechung abhalten, wenn Sie Zeit haben.“
Flexibilität bei unterschiedlichen Zeitzonen
Wenn Sie häufig mit Kunden zusammentreffen, die sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, müssen Sie sie wissen lassen, dass jede Zeit, die für sie günstig ist, auch für Sie günstig ist. Wenn das bedeutet, dass Sie in Ihrem Land um 2 Uhr nachts für eine Besprechung zur Verfügung stehen können, sollten Sie dies klarstellen.
Mit Hilfe von Software können Sie virtuelle Besprechungen jederzeit nahtlos abhalten.
Wenn Sie solche Besprechungen planen, sollten Sie sich stets auf die Zeit in der Zone Ihres Kunden beziehen, damit es keine Verwirrung gibt.
Sie könnten sagen:
„Wir können das Meeting zu jeder Zeit übertragen, die Ihnen passt.“
„Alle Teilnehmer können sich zu jeder für Sie günstigen Zeit einschalten.“
„Obwohl wir uns in einer anderen Zeitzone befinden, können wir die virtuelle Veranstaltung zu einer für Sie idealen Zeit abhalten.“
Flexibilität bei fortgeschrittenen und spontanen Terminen
Wenn es für Sie schwierig ist, einen Termin innerhalb weniger Tage oder Wochen zu vereinbaren, sollten Sie der anderen Partei mitteilen, dass Sie auch in einigen Monaten noch für ein Treffen zur Verfügung stehen. Sie können sie jedoch ermutigen, einen Termin zu vereinbaren, der so nah wie möglich an einem günstigen Zeitpunkt liegt.
Sie können sie auch wissen lassen, dass Sie zur Verfügung stehen, wenn sich ein näherer Termin ergibt. Auch ein spontanes Treffen ist kein Problem für Sie.
Sie könnten sagen:
„Ich bin flexibel, was Termine angeht, also ist auch ein Vorstellungsgespräch in einem Monat oder mehr kein Problem.“
„Ich bin gerne bereit, die Termine Ihren Bedürfnissen anzupassen. Wenn der beste Zeitpunkt für ein Treffen erst in ein paar Wochen oder Monaten ist, kann mein Team das einrichten.“
„Ich kann Ihren Zeitplan einhalten. Ich kann mich auch früher treffen, als Sie ursprünglich vorgeschlagen haben, wenn sich eine Gelegenheit ergibt.“
„Ein Treffen in ein paar Wochen ist für mich in Ordnung. Wenn sich vorher eine Gelegenheit ergibt, stehe ich ebenfalls zur Verfügung.“
Treffen mit Freunden
Wenn Sie sich mit Freunden treffen, können Sie einen entspannteren Ansatz wählen.
Anstatt zum Beispiel zu sagen: „Ich kann jederzeit ein Treffen arrangieren“, könnten Sie sagen:
„Ich bin frei, wann immer du es bist.“
„Wir können uns treffen, wann immer du Zeit hast.“
„Ich habe immer Zeit, wenn du Zeit hast.“
Flexible Arbeitszeiten
Vielleicht können Sie an bestimmten Tagen arbeiten. Sie können aber auch flexibel sein, was die Arbeitszeiten an diesen Tagen angeht.
Um Ihre Grenzen aufzuzeigen und gleichzeitig zu zeigen, dass Sie innerhalb dieser Grenzen flexibel sind, könnten Sie sagen:
„Ich bin dienstags bis samstags für die Arbeit verfügbar. Jeder dieser Tage wäre gut für mich.“
„Ich bin montags bis freitags für die Arbeit verfügbar. Solange es innerhalb der Zeit von 8 bis 20 Uhr ist, können wir in dieser Zeit eine Besprechung abhalten.“
„Ich kann diese Aufgabe an jedem Wochentag übernehmen, solange es zwischen 15 und 23 Uhr ist.“
Sie müssen Ihre persönlichen Einschränkungen nicht erklären
Sie müssen nie erklären, warum Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitsunfähig sind.
Es steht Ihnen jedoch frei, begrenzte persönliche Angaben zu machen, wenn Sie dies wünschen.
Sie könnten sagen:
„Ich stehe jederzeit zur Verfügung, außer zwischen Mitternacht und 3 Uhr morgens, wenn es keine Transportmöglichkeiten gibt.“
„Ich kann das Gespräch zu einem Zeitpunkt führen, der Ihnen passt. Allerdings muss auch ein Dolmetscher zur Verfügung stehen.“
„Ich stehe jederzeit zur Verfügung, um die Pläne zu besprechen. Da ich jedoch eine Software für Sehbehinderte verwende, muss ich die Unterlagen mindestens zwei Stunden vor der Besprechung erhalten.“
Quellen:
[2]: https://www.business.qld.gov.au/running-business/consumer-laws/customer-service/improving/principles
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
