Wie man ein Angebot für eine Präsentation ablehnt

Bei Feiern, Tagungen und Konferenzen werden in der Regel Präsentationen gehalten. Die Leute, die diese Präsentationen halten, werden frühzeitig eingeladen, da die Vorbereitung einer Präsentation sehr aufwendig ist.

Aber wie lehnt man ein Angebot für eine Präsentation ab?

Wenn Sie eine Einladung zu einer Präsentation ablehnen, sollten Sie so früh wie möglich Bescheid geben und ehrlich über die Gründe sprechen. Wenn möglich, können Sie versuchen, einen anderen Termin oder eine andere geeignete Person als Ersatz zu finden.

Geben Sie so bald wie möglich Bescheid

Wenn Sie zu einer Präsentation eingeladen wurden und das Gefühl haben, dass Sie nicht kommen können, ist es ratsam, dies so bald wie möglich mitzuteilen.

Es gibt einen Grund, warum diese Einladungen früh im Voraus erfolgen. So kann sich derjenige, der die Präsentation hält, angemessen vorbereiten.

Wenn Sie also eine Einladung zu einem Vortrag erhalten, sollten Sie sich überlegen, ob Sie ihn halten werden oder nicht.

Viele Redner haben ein schlechtes Gewissen, wenn sie ein Angebot ablehnen. Die Wahrheit ist, dass Sie das Recht haben, sie abzulehnen.

Natürlich haben Sie Ihre eigenen Pläne, und wenn diese mit dem Vortrag kollidieren, müssen Sie auf eines verzichten. Wenn Sie entscheiden, dass Sie bei der Präsentation nicht dabei sein können, müssen Sie unbedingt rechtzeitig absagen.

Zu lange mit der Entscheidung zu warten, ist keine gute Idee. Sie sollten der Person, die Sie einlädt, Respekt erweisen, indem Sie ihr mitteilen, dass Sie für das Treffen nicht zur Verfügung stehen werden.

Die Organisation solcher Treffen erfordert eine Menge Vorbereitung. Es wird also von Ihnen erwartet, dass Sie Ihre Abwesenheit mitteilen, damit die Organisatoren jemanden finden können, der die Aufgabe übernehmen kann.

Auf diese Weise wird die Person Ihre Entscheidung respektieren und zu schätzen wissen, dass Sie ihr Zeit gegeben haben, einen anderen Redner zu suchen.

Zeigen Sie Dankbarkeit für die Einladung

Dankbarkeit ist etwas, das viel bewirken kann. Die Tatsache, dass Sie für einen Vortrag in Betracht gezogen wurden, zeigt, dass die Personen, die die Veranstaltung vorbereiten, eine hohe Meinung von Ihnen haben.

Nicht jede Person kann zu einem Vortrag eingeladen werden. Auch wenn Sie der Einladung nicht folgen können, ist es eine gute Idee, sich für diese Geste zu bedanken.

Zeigen Sie, wie aufrichtig dankbar Sie für die Einladung sind. Lassen Sie die Person wissen, dass Sie sich für die Aufmerksamkeit geehrt fühlen.

Wenn Sie Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringen, wird sich die Person durch die Absage nicht beleidigt fühlen. Sie wird wissen, dass Sie, auch wenn Sie es nicht schaffen, der Sache positiv gegenüberstehen. Egal, ob Sie per E-Mail oder telefonisch antworten, achten Sie darauf, dass Sie Dankbarkeit zeigen.

Berücksichtigen Sie auch die Art der Präsentation und die Beziehung, die Sie zu der Person haben, die Sie einlädt. Sie kann entweder formell oder informell sein.

Wenn Sie in einer formellen Beziehung zu dieser Person stehen, z. B. zu einem hochrangigen Arbeitskollegen, sollten Sie auf formelle Weise antworten. Dabei geht es darum, einen zwanglosen Umgang mit dieser Person zu vermeiden.

Sie können etwas sagen wie:

„Vielen Dank, dass Sie mich eingeladen haben, auf Ihrer Veranstaltung einen Vortrag zu halten. Ich fühle mich geehrt, dass Sie mich in Betracht gezogen haben.“

Wenn es sich bei der Person, die Sie eingeladen hat, um einen Kollegen handelt, mit dem Sie zwanglos verkehren können, sollten Sie hingegen zwanglos antworten.

Sie können etwas sagen wie:

„Danke für die Einladung, Kollege. Ich weiß das sehr zu schätzen.“

Fazit: Egal, ob Sie die Person kennen oder nicht, zeigen Sie auf jeden Fall Dankbarkeit.

Erklären Sie, warum Sie ablehnen

Um es noch einmal zu sagen: Es ist nicht ungewöhnlich, ein Angebot für eine Präsentation abzulehnen. Sie brauchen kein schlechtes Gewissen zu haben oder sich zu fragen, was nach Ihrer Absage passieren wird. Ihre Zusage hängt immer von Ihrer Verfügbarkeit ab. Wenn Sie nicht verfügbar sind, dann ist es nicht schlimm, wenn Sie ablehnen.

Es ist jedoch wichtig, dass Sie, wenn möglich, erklären, warum Sie ablehnen. Es ist höflich, eine kurze Erklärung abzugeben, warum Sie nicht kommen können.

Die Person hat Sie für die Präsentation ausgewählt, weil Sie am besten dafür geeignet waren. Es ist also nur fair, wenn Sie der Person mitteilen, warum Sie nicht erscheinen werden.

Gleichzeitig sollten Sie nicht zu viele Erklärungen abgeben. Sie müssen nicht zu sehr ins Detail gehen, denn das würde unangenehm klingen. Eine kurze Erklärung ist mehr als genug.

Wenn Sie versuchen, eine langatmige Erklärung abzugeben, wird es so aussehen, als ob Sie versuchen würden, Ausreden zu finden. Es wird nicht wie ein echter Grund klingen.

Beachten Sie bei Ihrer Erklärung auch die Beziehung, die Sie zu der betreffenden Person haben. Überlegen Sie auch, ob es sich um jemanden handelt, den Sie kennen oder nicht.

Wenn es sich um jemanden handelt, den Sie kennen, ist es kein Problem, wenn Sie Einzelheiten nennen, da die Person Ihre Tätigkeiten kennt. Es ist absolut in Ordnung, wenn Sie es ihm oder ihr sagen:

„Es tut mir leid, dass ich nicht kommen kann, weil ich meinen Sohn ins Krankenhaus bringen muss.“

Wenn die Person Ihre Familie kennt, können Sie Ihren Sohn in das Gespräch einbeziehen.

Oder Sie können etwas sagen wie:

„Ich wäre gerne dabei gewesen, aber leider muss ich nach Frankreich reisen.“

Da die Person weiß, dass Sie viel zu tun haben, wird es ihr nicht schwer fallen, zu verstehen, warum Sie nicht verfügbar sein werden.

Bei einer Person, mit der Sie bisher keine freundschaftliche oder berufliche Beziehung hatten, wird die Erklärung kurz und präzise sein. Sie müssen nicht zu viel sagen, wenn Sie sich noch nicht so gut kennen.

In diesem Fall können Sie etwas sagen wie:

„Es tut mir leid, dass ich für die Präsentation nicht zur Verfügung stehe, weil ich an diesem Tag andere Verpflichtungen habe.“

Das ist kurz und bündig, wie Sie sehen.

Seien Sie ehrlich

Es ist immer gut, wenn Sie in Ihrer Kommunikation ehrlich sind. Wenn Sie aus einem bestimmten Grund nicht für die Präsentation zur Verfügung stehen, geben Sie keinen anderen an. Wenn Sie das tun, werden Sie als unehrliche Person dastehen und Ihr Ruf wird darunter leiden.

Unabhängig davon, ob Sie ein Freund oder ein Berufskollege der Person sind, die Sie einlädt, sollten Sie ein hohes Maß an Ehrlichkeit an den Tag legen.

Erfinden Sie keine Informationen, um zu begründen, warum Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen werden. Da Sie das Recht haben, die Einladung anzunehmen oder abzulehnen, können Sie dies auf respektvolle Art und Weise tun. Es gibt keinen Grund, falsche Ausreden zu erfinden.

Einem Artikel von ResearchGate aus dem Jahr 2006 zufolge trägt Ehrlichkeit wesentlich dazu bei, eine gute Beziehung zwischen Personen aufzubauen. [1] Der Grund, warum Sie wieder eingeladen werden, ist, dass Sie bewiesen haben, dass Sie ein aufrichtiger Mensch sind.

Wenn die Person herausfindet, dass Sie falsche Gründe für die Absage angegeben haben, erhalten Sie möglicherweise nie wieder eine Einladung.

Seien Sie höflich in Ihrer Kommunikation

Ein weiterer wichtiger Tipp, den Sie beachten sollten, ist Höflichkeit. Wenn Sie die Ablehnung und die Gründe dafür mitteilen, ist es von größter Wichtigkeit, dies mit einem hohen Maß an Höflichkeit zu tun.

Eine höfliche Sprache vermittelt den Gesprächspartnern eine hohe Wertschätzung des anderen. Seien Sie nicht arrogant, wenn Sie mit der Person kommunizieren.

Wenn Sie auf eine Einladung per E-Mail antworten, nehmen Sie sich Zeit, um die Nachricht zu schreiben. Seien Sie vorsichtig mit den Worten, die Sie verwenden.

Sie mögen gute Absichten haben, aber die Art und Weise, wie Sie die Nachricht schreiben, und die Worte, die Sie verwenden, können unterschiedlich interpretiert werden. Achten Sie also darauf, dass Ihre Nachricht gut ankommt.

Wenn Sie mit der Person physisch sprechen, beachten Sie, dass die verbale und nonverbale Kommunikation, die Sie verwenden, für die Höflichkeit zählt. Die Worte, die Sie verwenden, sollten Höflichkeit und Wertschätzung für die Gelegenheit, die sich Ihnen bietet, widerspiegeln.

Auch Ihre Gesten sollten mit dem übereinstimmen, was Sie sagen. Seien Sie selbstbewusst, wenn Sie das Angebot ablehnen, damit Ihre Botschaft deutlich wird.

Ein gutes Beispiel für höfliche Kommunikation ist:

„Vielen Dank für die angebotene Präsentation bei Ihrer Veranstaltung. Ich fühle mich geehrt, dass Sie mich berücksichtigt haben. Leider werde ich an diesem Tag nicht in der Stadt sein. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten.“

Nennen Sie nach Möglichkeit alternative Termine

Da die Person nun weiß, dass Sie für die Präsentation nicht zur Verfügung stehen werden, liegt es an Ihnen, das Gespräch weiterzuführen. Das ist kein Muss, aber eine gute Geste.

Sie können fragen, ob es andere Gelegenheiten gibt. Sie können anbieten, zu einem späteren Zeitpunkt eine Präsentation zu halten. Sie können auch fragen, ob es in Ordnung ist, jemanden zu empfehlen, der in Ihrem Namen noch gute Arbeit leisten kann.

Wenn die Person dieser Idee gegenüber aufgeschlossen ist, erhalten Sie vielleicht die Möglichkeit, bei einem anderen Treffen zu sprechen oder eine andere Person für die Präsentation zu empfehlen.

Dies ist eine gute Praxis, da Sie damit zeigen, dass Sie das, was geschieht, unterstützen. Auch wenn Sie nicht zur Verfügung stehen, möchten Sie, dass die Präsentation gut verläuft, und Sie sind bereit, Ihren Beitrag in Zukunft zu leisten. Dies wird ein gutes Bild von Ihnen zeichnen, was ein großes Plus ist.

Es ist in der Tat wichtig, ein Angebot für eine Präsentation auf die bestmögliche Weise abzulehnen. Dies ist von großer Bedeutung für den Aufbau einer guten Beziehung zwischen Ihnen und der betreffenden Person.


Quellen:

[1]: https://www.researchgate.net/publication/267477806

Katie

Katie Haynes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.

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