Sie haben jemanden eingeladen, und nun hoffen Sie, dass die Person zu Ihrer Veranstaltung kommen wird. Aber was sagen Sie, wenn jemand eine Einladung annimmt?
Wenn jemand Ihre Einladung annimmt, sollten Sie ihm zunächst danken und ihm alle Informationen über die Veranstaltung mitteilen, z. B. die Kleiderordnung, den Zeitplan oder die Speisepläne. Bieten Sie außerdem an, dass Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen.
Dankeschön sagen
Wenn jemand eine Einladung von Ihnen annimmt, ist es oft eine gute Idee, sich zu bedanken. Die Person hätte Ihre Einladung auch ablehnen können. In manchen Situationen muss die Person sogar ihre Pläne ändern, um Ihre Einladung annehmen zu können.
Wenn Sie sich bedanken, zeigen Sie der Person, dass Sie wissen, dass sie auch woanders hätte sein können oder etwas anderes hätte tun können, aber sie hat sich entschieden, ihre Zeit mit Ihnen zu verbringen.
Ein Dankeschön trägt dazu bei, eine bessere Verbindung aufzubauen, weil es zeigt, dass Sie anerkennen, dass die andere Person Ihnen ihre Zeit schenkt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich zu bedanken, und es ist wichtig, eine zu wählen, die sowohl für Sie als auch für die andere Person von Bedeutung ist.
In vielen Fällen reicht ein einfaches verbales Dankeschön aus.
Sie könnten sagen:
„Danke, dass du meine Einladung angenommen hast, Maria.“
„Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, an diesem Treffen teilzunehmen. Es ist für uns alle wichtig, unsere Ziele zu erreichen.“
Sie können sich auch per E-Mail bedanken. Wenn Sie sich bei einem Freund oder einer Freundin bedanken möchten, können Sie dies per Textnachricht oder über eine Messaging-App tun.
Auch eine handgeschriebene Karte ist eine gute Möglichkeit, sich zu bedanken. Wenn Sie sich bei jemandem bedanken, der eine offizielle Einladung angenommen hat, kann eine handgeschriebene Karte einen guten Eindruck hinterlassen.
Wenn zum Beispiel jemand an Ihrer Hochzeit teilnehmen wird, können Sie ihm eine solche Karte schicken.
Weitere Informationen über die Veranstaltung bereitstellen
Nachdem jemand Ihre Einladung angenommen hat, müssen Sie ihm möglicherweise weitere Informationen über die Veranstaltung geben. Wenn jemand zum Beispiel eine Einladung zu Ihnen nach Hause annimmt, müssen Sie ihm vielleicht zusätzliche Informationen zur Anreise geben, wenn er noch nie dort war.
Wenn jemand eine Einladung zum Laufen mit Ihnen annimmt, müssen Sie ihm vielleicht ein wenig mehr über die Strecken erzählen, die Sie zu bewältigen gedenken. Das hilft ihnen, sich mental auf den Lauf vorzubereiten.
Die Informationen, die Sie der Person gegeben haben, sollten sie in ihrer Entscheidung bestärken, Ihre Einladung anzunehmen. Sie sollten ihnen helfen, sich mental und emotional auf das Erlebnis vorzubereiten, das sie erwarten wird.
Wenn zum Beispiel jemand an einem Kindergeburtstag teilnimmt, können Sie ihm mitteilen, wie viele Kinder anwesend sein werden. Sie können auch mitteilen, ob es für das Menü bestimmte Diätvorschriften gibt.
Solche Informationen helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Wenn Sie jemanden zum Joggen einladen und Sie planen, auch 20 andere Personen einzuladen, die andere Person aber nichts davon weiß, würde sie sich nicht in der gleichen Weise darauf vorbereiten wie bei einer kleineren Gruppe.
Fordern Sie zusätzliche Informationen an
Nachdem jemand Ihre Einladung angenommen hat, sollten Sie immer die Gelegenheit nutzen, um Informationen einzuholen, die Ihrer Meinung nach dazu beitragen können, die Erfahrung für die Person zu verbessern.
Wenn die Person zum Beispiel eine Einladung annimmt, um mit Ihnen Geschäfte zu machen, müssen Sie vielleicht mehr über ihre geschäftlichen Bedürfnisse herausfinden, als Sie bereits wissen.
Wenn jemand eine Einladung zu einer Verabredung mit Ihnen annimmt, könnten Sie ihn fragen, was er gerne tun würde. Wenn Sie herausfinden, welche Interessen er hat, können Sie ein Erlebnis planen, das Ihnen beiden Spaß machen würde.
Eine Bitte stellen
Wenn jemand eine Einladung annimmt, können Sie vielleicht eine Bitte an ihn richten. Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass jemand an einer Hochzeitsfeier teilnehmen wird, können Sie ihn bitten, eine Glückwunschrede vorzubereiten.
Sie können den Teilnehmern auch einfache Rollen zuweisen, sobald sie ihre Teilnahme an der Veranstaltung bestätigt haben. Seien Sie jedoch vorsichtig mit Ihren Bitten.
Sie sollten keine Wünsche äußern, die eine Person belasten oder ihr das Erlebnis schmälert.
Wenn Sie beispielsweise jemanden einladen, mit Ihnen ein Wochenende lang Skifahren zu gehen, möchten Sie, dass die Person diese Erfahrung genießt. Eines Ihrer Hauptziele ist es, mit dieser Person eine schöne Zeit zu verbringen.
In diesem Fall könnte Ihre Bitte etwas Einfaches sein, das die Erfahrung, die Sie beide machen werden, verbessern wird. Sie könnten sie zum Beispiel daran erinnern, sich auszuruhen, oder sie einladen, ihre Skikenntnisse in einem kostenlosen Kurs aufzufrischen, den Sie beide vor dem eigentlichen Urlaub besuchen würden.
Fragen Sie die Teilnehmer nach ihren Erwartungen
Es gibt Fälle, in denen Sie die Teilnehmer nach ihren Erwartungen an eine Veranstaltung fragen müssen.
Wenn Sie die Teilnehmer nach ihren Erwartungen fragen, können Sie sich besser auf sie vorbereiten. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Teilnehmer auf eine geschäftliche Einladung reagieren.
Wenn Sie z. B. ein Webinar veranstalten und jemand die Einladung annimmt, möchten Sie sicherstellen, dass Sie die Bedürfnisse aller Teilnehmer Ihres Webinars erfüllen. In diesem Fall könnten Sie vor dem Webinar und unmittelbar nach der positiven Antwort auf Ihre Einladung eine Umfrage verschicken.
Sie könnten sie fragen, was sie von der Veranstaltung zu lernen erwarten. Sie könnten auch fragen, an welchen Rednern oder Themen sie interessiert sind oder welche Themen sie weiterverfolgen wollen. Sie könnten sogar herausfinden, ob sie in der Vergangenheit bereits an einem Ihrer persönlichen Seminare teilgenommen haben.
Wenn Sie zu einer Messe oder einem Geschäftstreffen eingeladen haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Informationen liefern, die Ihnen helfen, den Vertrag abzuschließen. In diesem Fall hilft es Ihnen, so viele Informationen wie möglich darüber zu erhalten, was die Teilnehmer auf der Messe oder dem Treffen erreichen wollen.
Sophie Hammond ist Journalistin, Psychologin und freiberufliche Redenschreiberin für Menschen in Politik und Wirtschaft. Sie lebt am Rande der Rocky Mountains mit ihrem Hund und einem lebenslangen Vorrat an Büchern. Wenn sie nicht schreibt, kann man sie beim Wandern in der Natur oder beim Bloggen in einem Coffee Shop antreffen.
