Wenn Sie eine Bestätigung erhalten, antworten Sie am besten direkt darauf, damit die andere Partei weiß, dass Sie diese erhalten haben. Elektronische Erinnerungen sind wunderbar, aber sie sagen nicht alles aus. Sie sagen der anderen Partei nicht, dass Sie sie erhalten haben oder dass Sie sie bestätigen.
Wenn Sie wissen, wie Sie auf Bestätigungen reagieren müssen, können Sie sich das Rätselraten ersparen und die Sache für alle Beteiligten reibungsloser gestalten.
Eine kurze Notiz, dass Sie die Nachricht gelesen haben, ist als Antwort auf eine Bestätigung ausreichend. Wenn Sie offene Fragen haben, können Sie diese umgehend stellen. Zum Beispiel: „Vielen Dank, ich habe den Termin erhalten. Gibt es eine Kleiderordnung?“
Wenn Sie eine Reservierung für ein Essen oder ein Hotel haben, erhalten Sie oft eine Bestätigung, auf die Sie antworten müssen. Man möchte keine leeren Zimmer oder leeren Tische haben. Die Unternehmen wissen, dass sich Pläne ändern, und sie möchten sicherstellen, dass sie Geld verdienen können. So können sie den Platz mit jemand anderem besetzen, wenn Sie nicht kommen können.
Antworten Sie immer so schnell wie möglich auf jede Art von Bestätigung von Freunden, Unternehmen oder Fachleuten.
Anweisungen befolgen
Um Sie zu entlasten, sind vielen Bestätigungen Anweisungen beigefügt. So heißt es beispielsweise, dass Sie auf diese E-Mail nicht antworten sollen. Möglicherweise enthalten sie eine Schaltfläche, auf die Sie klicken müssen, um zu bestätigen. Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, ist alles erledigt. Das Unternehmen erhält diese Mitteilung und weiß, dass Sie sie gesehen und die Erinnerung erhalten haben. Sie brauchen nichts weiter zu tun.
Achten Sie aber darauf, dass Sie die Anweisungen sorgfältig lesen und befolgen, sonst funktioniert das System nicht so, wie es gedacht war. Verschiedene Bestätigungen können mit unterschiedlichen Anweisungen verbunden sein.
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Informationen zu lesen, bevor Sie etwas tun, um sicherzustellen, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wird.
Wenn Sie nicht beabsichtigen, die Bestätigung einzuhalten, sollten die Anweisungen Ihnen eine Möglichkeit geben, Ihre Pläne zu ändern oder zu stornieren. Wenn Sie die Anweisungen nicht befolgen, können Ihnen Gebühren gemäß den Bedingungen des Angebots in Rechnung gestellt werden. Das kann ärgerlich sein, aber Sie sind für solche Gebühren verantwortlich, wenn Sie die Stornierung nicht vornehmen und nicht erscheinen. Ignorieren Sie diese Bestätigungen nicht!
Halten Sie es einfach und bestätigen Sie den Empfang
Manche Menschen sind verärgert, wenn sie eine Bestätigung erhalten. Sie wollen keine zusätzliche Erinnerung oder zusätzliche Nachrichten erhalten. Halten Sie es einfach und bestätigen Sie den Erhalt, damit man nach vorne schauen kann. Es gibt einen Grund, warum solche Bestätigungen verschickt werden: Nicht jeder ist organisiert und schreibt sich alles auf. Sie vergessen es oder kommen zu spät, also sind solche Erinnerungen für unsere Gesellschaft notwendig.
Vermeiden Sie es, einen langen Absatz zurückzuschreiben, wenn Sie auf eine Bestätigung antworten. Stellen Sie nur dann Fragen oder geben Sie zusätzliche Informationen, wenn Sie das müssen oder eine bestimmte Botschaft vermitteln wollen. Ansonsten genügt eine kurze Mitteilung, dass Sie die Nachricht erhalten haben.
Denken Sie nicht zu viel nach! Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch um bestimmte Informationen bittet, stellen Sie sicher, dass Sie diese bereitstellen, sonst ist er enttäuscht. Wenn sie z. B. bestätigen, dass Sie an einem Abendessen teilnehmen, und nach Ihrer Essenswahl fragen, wählen Sie eine aus, bevor Sie die Informationen zurücksenden.
Was Sie sagen sollten:
„Ich habe die Information erhalten, danke für die Zusendung.“
„Danke, wir sehen uns dann.“
„Danke für die Erinnerung!“
„Sie können auch ein Emoji wie einen Smiley oder einen Daumen hoch senden, wenn Sie die Bestätigung per Textnachricht oder Messenger erhalten.“
Fragen stellen
Manchmal erhält man eine Bestätigung für eine Veranstaltung, hat aber noch Fragen.
Vielleicht enthielten die Informationen, die Sie gesehen haben, oder die Einladung nicht alle Informationen, die Sie suchen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um diese Fragen zu stellen.
Sie möchten vor der Veranstaltung über alle Informationen verfügen.
Was Sie sagen sollten:
„Wird ein Mittagessen serviert?“
„Gibt es eine Kleiderordnung?“
„Wann wird die Veranstaltung voraussichtlich enden?“
„Dürfen Kinder mitgebracht werden oder handelt es sich um eine Veranstaltung nur für Erwachsene?“
„Wird am Eingang eine Garderobenkontrolle angeboten?“
„“Vielen Dank für die Bestätigung des Empfangs meiner Nachricht. Könnten Sie bitte zur nochmaligen Überprüfung bestätigen, dass die Adresse des Unternehmens immer noch [Adresse hier einfügen] lautet?“
Benachrichtigung über etwaige Änderungen
Wenn es Änderungen gibt, die Sie mitteilen müssen, ist die Bestätigung ein guter Zeitpunkt, dies zu tun. So wissen die Teilnehmer, was sie zu erwarten haben.
Es kann sein, dass Sie nicht mehr mitkommen können oder dass sich die Zahl der Teilnehmer, die Sie ursprünglich angekündigt hatten, geändert hat.
Was Sie sagen sollten:
„Wir freuen uns auf die Teilnahme, aber wir werden nur zu zweit statt zu viert sein. Danke!“
„Wir bedauern, dass wir nicht mehr wie geplant teilnehmen können. Wir hoffen, dass Sie eine fantastische Zeit haben!“
„Wir werden zwar wegen einer anderen Verpflichtung später ankommen, aber wir freuen uns darauf, dabei zu sein!“
„Wir haben vor, teilzunehmen, müssen aber wegen eines Terminkonflikts früher abreisen.“
„Wir freuen uns sehr darauf, wir werden zu viert kommen.“
Höflich ablehnen
Wenn Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, sagen Sie höflich ab.
Sie müssen keinen Grund angeben, wenn Sie diese Information nicht preisgeben wollen. Sie können es vage halten.
Wenn Sie diese Information weitergeben möchten, können Sie den Grund nennen, warum Sie nicht teilnehmen können. Das hängt von der Situation und Ihrer Beziehung zu den Betroffenen ab.
Was Sie sagen sollten:
„Wir bedanken uns sehr für die Einladung, müssen aber leider absagen.“
„Es tut uns leid, dass wir nicht dabei sein können, aber wir senden liebe Grüße! Wir können es kaum erwarten, die Bilder zu sehen!“
„Wir werden nicht teilnehmen können.“
„Wir sind enttäuscht, dass wir es nicht in unseren Zeitplan einbauen können.“
„Vielen Dank für die Einladung, aber wir müssen dieses Mal leider passen.“
Bestätigung für ein Projekt
Die termingerechte Durchführung eines Projekts ist wichtig. Eine Bestätigung, in der die Einzelheiten der Vereinbarung festgehalten werden, ist unerlässlich. Sie beruhigt den Kunden und zeigt ihm, dass Sie sich an Ihre Zusage halten.
Was Sie sagen sollten:
„Vielen Dank für die Informationen, wie vereinbart werde ich das Projekt spätestens am letzten Tag des Monats fertig stellen. Sollte ich dabei irgendwelche Bedenken haben, werde ich mich auf jeden Fall melden.“
„Danke, dass Sie sich gemeldet haben, ich freue mich darauf, mit Ihnen an diesem Projekt zu arbeiten.“
„Ich freue mich darauf, anzufangen! Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.“
„Ich kann es kaum erwarten, zu sehen, wie es aussieht, wenn es fertig ist!“
„Es war sehr aufmerksam von Ihnen, mir das alles zu schicken.“
Sie benötigen etwas Zeit
Manchmal kommt die Bestätigung mit der Bitte um zusätzliche Informationen. Am besten lassen Sie sie wissen, dass Sie die Anfrage erhalten haben.
Teilen Sie in Ihrer Antwort mit, dass Sie mehr Zeit benötigen, um die gewünschten Informationen zu beschaffen. Bieten Sie, wenn möglich, auch eine Frist für die Übermittlung an. Dann weiß die Person, wann sie mit der Antwort rechnen kann.
Was Sie sagen sollten:
„Ich habe Ihre E-Mail erhalten und werde der Anfrage nachkommen und die Informationen bis spätestens Freitag um 17 Uhr zusenden.“
„Ich habe die Informationen erhalten, bitte geben Sie mir ein paar Wochen Zeit, um sie zu prüfen. Ich werde mich mit Ihnen in Verbindung setzen, nachdem ich Zeit hatte, sie durchzugehen. Ich danke Ihnen.“
„Ich bestätige den Erhalt der Informationen und werde sie vor unserem Treffen am 17. überprüfen.“
„Verstanden, ich werde mich so bald wie möglich bei Ihnen melden.“
„Können Sie mir ein paar Wochen Zeit geben, um auf die Angelegenheit zurückzukommen?“
Professionelle Antwort
Wenn Sie eine professionelle Antwort auf die Bestätigung benötigen, kann diese ausführlicher sein. Darin sollten Sie sich bedanken und auch ausdrücklich erklären, dass Sie mit dem einverstanden sind, was Ihnen mitgeteilt wurde. So können Sie schon früh eine vertrauenswürdige Beziehung aufbauen.
Was Sie sagen sollten:
„Vielen Dank für die Bestätigung meines Vorstellungsgesprächs am Montag um 14 Uhr. Ich bin Ihnen dankbar für die Informationen über die Parkmöglichkeiten und den Weg zu Ihrem Büro in Ihrem Gebäude. Ich freue mich auf das Treffen mit Ihnen!“
„Ich freue mich auf unser Treffen am Dienstag von 13 bis 15 Uhr. Ich werde das Bildmaterial, das wir besprochen haben, zu diesem Treffen mitbringen, damit Sie es sich ansehen können.“
„Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Ich habe vor, dort zu sein; ich habe im Moment keine Fragen.“
„Ich freue mich auf das Gespräch und danke Ihnen, dass Sie sich mit mir in Verbindung gesetzt haben, um Datum und Uhrzeit zu bestätigen.“
„Ich freue mich auf unser Telefonat in dieser Woche und unser Treffen in der darauf folgenden Woche.“
Dankbarkeit
Wenn Sie in der Lage sind, Dankbarkeit für das zu zeigen, was jemand getan hat oder was gerade geschieht, lassen Sie es ihn in einer Antwort auf die Bestätigung wissen.
Damit zeigen Sie, dass Sie das, was geschieht, zu schätzen wissen und damit einverstanden sind. Der Ausdruck der Dankbarkeit ist von großer Bedeutung und zeigt auch, dass Sie die Informationen erhalten haben.
Was Sie sagen sollten:
„Ich bin sehr dankbar für diese Gelegenheit und freue mich auf ein Treffen mit Ihnen und Ihrem Team.“
„Meinen tief empfundenen Dank für diese Gelegenheit.“
„Vielen Dank, ohne Ihre Bemühungen und harte Arbeit wäre das alles nicht möglich.“
„Ich bin Ihnen sehr dankbar für alles, was Sie getan haben, um diese Sache voranzubringen.“
„Ich freue mich, Teil dieses Projekts zu sein und weiß, dass es ohne Ihr Talent und Ihr Engagement nicht zustande gekommen wäre.“
„Vielen Dank für die Bestätigung des Empfangs meiner E-Mail-Korrespondenz“.
„Gut, ich habe Ihre E-Mail-Bestätigung über den hohen Betrag erhalten. Danke, dass Sie mich informiert haben.“
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.