Wenn Sie Informationen an jemanden weitergeben, ist es eine gute Idee, wenn diese Person den Erhalt der Informationen bestätigt. Das ist wichtig, ob persönlich, per Textnachricht oder per E-Mail. Andernfalls könnten Sie sich Sorgen machen, dass die Person die Mitteilung nicht erhalten hat.
Antworten Sie auf „Danke, dass Sie mir Bescheid gegeben haben“ mit „Gern geschehen. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich jederzeit an mich wenden“. Auf diese Weise sind Sie höflich, und es steht der anderen Person frei, zu antworten oder nicht.
Die Antwort hängt oft von Ihrer Beziehung zu dieser Person ab. Wenn es sich um einen Freund oder ein Familienmitglied handelt, kann sie viel zwangloser ausfallen, als wenn es sich um eine berufliche Beziehung handelt und Sie die Person noch nicht gut kennen.
Oft können die Antworten sehr einfach sein und mit wenigen Worten beantwortet werden. Hier sind einige wunderbare Beispiele, die auch auf die meisten Beziehungen passen würden.
Würdigen Sie die Person
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Person und ihre Antwort zu würdigen.
Es mag vielleicht albern erscheinen, wenn Sie das Gespräch begonnen haben, aber es ist richtig so. Da Textnachrichten und E-Mails heutzutage so häufig verwendet werden, ist eine solche Etikette unerlässlich.
Jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht erhalten, sollten Sie bestätigen, dass Sie sie erhalten haben, auch wenn es sich nur um eine einfache Antwort oder ein Emoji handelt, das zurückgeschickt wird.
Was Sie sagen sollten:
„Gerne geschehen.“
„Jederzeit.“
„Ich freue mich, Ihnen helfen zu können.“
„Ich hoffe, die Informationen helfen Ihnen.“
„Ich freue mich, dass ich mit den Informationen helfen konnte.“
„Wenn Sie noch etwas brauchen, lassen Sie es mich wissen.“
„Keine Ursache.“
„Es war überhaupt kein Problem.“
„Natürlich!“
Setzen Sie die Unterhaltung fort
Manchmal erfordern die Informationen, die Sie ihnen mitgeteilt haben, mehr als nur ein „Danke, dass Sie mir Bescheid gesagt haben“.
Es ist zwar an ihnen, das Gespräch fortzusetzen, wenn Entscheidungen anstehen, aber Sie müssen möglicherweise nachhaken.
Was Sie sagen sollten:
„Gern geschehen, aufgrund dieser neuen Informationen lassen Sie mich bitte wissen, ob Sie es schaffen können.“
„Passt das neue Datum und die neue Uhrzeit in Ihren Zeitplan?“
„Sobald wir den Termin verschieben können, werden wir Sie darüber informieren. Gibt es Tage, die besser geeignet sind als andere?“
„Haben Sie Fragen oder Bedenken?“
„Bitte bestätigen Sie, ob Sie den geplanten Termin wahrnehmen oder verschieben möchten.“
Zeigen Sie Wertschätzung
Je nach Thema haben Sie vielleicht die Gelegenheit, ihnen mitzuteilen, wie sehr Sie ihre Zeit und ihren Beitrag schätzen.
Lassen Sie sie wissen, dass Sie dies nicht als selbstverständlich ansehen.
Dies kann dazu beitragen, eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen und ihr die Chance zu geben, mit der Zeit zu wachsen.
Was Sie sagen sollten:
„Es macht mir nichts aus, und ich schätze alles, was Sie tun, um die Sache in die richtige Bahn zu lenken.“
„Es macht mir nichts aus, mich zu revanchieren. Sie informieren mich immer über alles, was ich wissen sollte, und das weiß ich zu schätzen.„
„Danke, dass Sie mich überhaupt auf dieses Problem aufmerksam gemacht haben. Daran habe ich auf jeden Fall nicht gedacht, bis Sie mich darauf hingewiesen haben. Ich bin froh, dass ich die Gelegenheit hatte, es zu klären!“
„Überhaupt kein Problem, ich freue mich auf Ihren Input, denn Sie sind immer lösungsorientiert.“
„Danke, dass Sie immer so hilfsbereit sind, Sie sind ein tolles Vorbild für uns alle.“
Kommunikation ist das A und O
Der Austausch von Informationen ist für alle Arten von Beziehungen wichtig. Es kommt darauf an, was man mitteilt, wie man es mitteilt und wann man es mitteilt.
Versuchen Sie, alle Einzelheiten so einfach wie möglich und so schnell wie möglich mitzuteilen.
Wenn Sie dies tun, werden Ihre Gesprächspartner Ihre Bemühungen zu schätzen wissen und auch die Tatsache, dass Sie nicht bis zur letzten Minute gewartet haben.
Was Sie sagen sollten:
„Ich wollte sicherstellen, dass Sie über die Änderung des Standorts informiert sind, sobald ich davon erfahre.“
„Ich wollte nicht, dass etwas durch die Lappen geht, und ich war mir nicht sicher, wer diese Information erhalten hat und wer nicht.“
„Kein Problem, Kommunikation ist das, was unsere Beziehung so gut funktionieren lässt!“
„Ich bin mir sicher, dass Sie das Gleiche für mich getan hätten, wenn es andersherum gewesen wäre.“
„Sie sind immer so hilfsbereit und ich wollte das Gleiche für Sie tun.“
„Diese Informationen sind zu wichtig, um sie nicht allen zur Verfügung zu stellen!“
Erklären Sie den Nutzen
In manchen Fällen ist der Nutzen der Information selbsterklärend.
Manchmal sollten Sie den Mehrwert erläutern, damit die Leute verstehen, warum Sie das Bedürfnis hatten, ihn mitzuteilen.
Dies kann sie auch dazu ermutigen, weitere Maßnahmen zu ergreifen.
Was Sie sagen sollten:
„Ich bin froh, dass ich Ihnen das mitteilen konnte. Jetzt, da wir die Termine bestätigt haben, können wir uns die Hotelzimmer und Preise ansehen.“
„Gern geschehen, ich wollte keine Verwirrung durch widersprüchliche Informationen stiften.“
„Als ich die ersten Informationen verschickte, war mir nicht klar, dass es Fragen geben würde, die ich nicht beantwortet habe. Ich hoffe, dass diese neuen Informationen diese Fragen für alle klären.“
„Ich bin froh, dass wir jetzt alle die neuesten Informationen haben, mit denen wir arbeiten können. So können wir unser Bestes geben, um kreative Ideen und Konzepte einzubringen.“
Bleiben Sie positiv!
Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, sich über Änderungen oder die Notwendigkeit zu beschweren, zusätzliche Informationen zu verschicken, damit die Leute alles haben, was sie brauchen.
Achten Sie darauf, dass Ihre Antwort einfach und positiv ist. Vermeiden Sie es, Dinge zu sagen wie: „Ich hoffe, dass sich nichts mehr ändert“ oder „Ich habe sehr viel Zeit darauf verwendet, all diese Informationen zu beschaffen und an alle zu schicken“.
Was Sie sagen sollten:
„Manchmal liegen Änderungen außerhalb unserer Kontrolle, und ich weiß es zu schätzen, dass Sie Verständnis haben und mir antworten, um mich wissen zu lassen, dass Sie die Aktualisierungen erhalten haben.“
„Ich freue mich darauf, Sie zu sehen, und bin froh, dass die Terminänderung mit Ihrem Zeitplan vereinbar ist!“
„Ich weiß, dass ich gerne auf dem Laufenden bleibe und mich darum bemühe, dass auch andere informiert werden, wenn ich Informationen habe, die ich weitergeben kann.“
Sophie Hammond ist Journalistin, Psychologin und freiberufliche Redenschreiberin für Menschen in Politik und Wirtschaft. Sie lebt am Rande der Rocky Mountains mit ihrem Hund und einem lebenslangen Vorrat an Büchern. Wenn sie nicht schreibt, kann man sie beim Wandern in der Natur oder beim Bloggen in einem Coffee Shop antreffen.