Professionelles Auftreten ist wichtig. Die Worte, die Sie wählen, und die Art und Weise, wie Sie sie äußern, vermitteln einen Eindruck von Ihnen.
„Verstanden“ mag akzeptabel sein, wenn Sie mit Freunden oder Familienmitgliedern sprechen, aber versuchen Sie, dies zu vermeiden, wenn Sie mit Menschen sprechen, die Sie in einem beruflichen Umfeld treffen oder mit denen Sie arbeiten.
Eine formelle Art, „Verstanden“ zu sagen, besteht darin, den Erhalt von Informationen zu bestätigen und anzugeben, was Sie damit tun werden. Z. B.: „Danke, ich habe die Zeichnungen erhalten und werde sie bei meinem Kundengespräch erläutern.“
Danken Sie für die Information
Bedanken Sie sich immer bei der Person für die Informationen. Das ist eine einfache Art und Weise, sie wissen zu lassen, dass Sie es verstanden haben und gleichzeitig höflich und professionell sind.
Gute Umgangsformen sind unbezahlbar, und es macht Sie glaubwürdig und integer, wenn Sie Menschen immer mit Respekt und Freundlichkeit behandeln.
Was Sie sagen sollten:
„Vielen Dank, dass Sie mir die Unterlagen geschickt haben. Ich werde sie durchsehen und mich bei Ihnen melden, wenn ich Fragen oder Anregungen habe.“
„Es war nett von Ihnen, mir diese Details mitzuteilen, ich hatte diese Informationen nicht. Das wird mir helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, ob ich an dieser Konferenz teilnehmen soll oder nicht.“
„Ich glaube, ich verstehe es jetzt, dank Ihrer Erläuterungen. Ich habe es mir schwerer gemacht, als es sein musste! Ich habe die Schritte, die Sie mir mitgeteilt haben, gespeichert und bin zuversichtlich, dass ich diese Aufgabe jetzt mit diesen Informationen selbst erledigen kann.“
„Die Zeit, die Sie in die Erstellung dieser Tabelle für mich investiert haben, ist beeindruckend. So kann ich alles ganz einfach sehen. Nicht jeder hätte sich die Mühe gemacht, so etwas zu erstellen, aber ich bin sehr froh, dass Sie es getan und mit mir geteilt haben!“
„Ich bin so froh, dass Sie mir das geschickt haben, danke, dass Sie an mich gedacht und mich in das, was Sie verschickt haben, einbezogen haben.“
Positive Antwort
Wir alle haben Aspekte der Arbeit, die wir nicht mögen, aber wie Sie sie angehen, hat Auswirkungen. Senden Sie immer eine positive Antwort, um jemanden wissen zu lassen, dass Sie verstanden haben, was er mit Ihnen geteilt hat.
Beschweren Sie sich nicht darüber, dass Sie jetzt mehr Arbeit haben oder dass Sie jetzt einfach keine Zeit haben, zu einem weiteren Treffen zu gehen. Denken Sie stattdessen über die Tatsache nach, dass die Person mit Ihnen kommuniziert hat.
Eine positive Antwort, die sowohl durch verbale als auch nonverbale Hinweise wie Körpersprache vermittelt wird, spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung einer unterstützenden Unternehmenskultur, indem sie die gleiche Bedeutung bekräftigt und eine offene Kommunikation fördert.
Was Sie sagen sollten:
„Ich werde mein Bestes tun, um zu dieser Besprechung zu kommen, denn ich denke, dass dies von großem Nutzen sein wird. Ich arbeite hart daran, es in meinen Zeitplan zu integrieren. Ich freue mich auf jeden Fall über die Einladung!“
„Ich habe den Vorschlag erhalten, den Sie mir geschickt haben, und er scheint sehr ausführlich zu sein. Ich werde ihn durchsehen, sobald ich die Gelegenheit habe, ihm meine ungeteilte Aufmerksamkeit zu widmen. Ich werde mich bald mit Ihnen in Verbindung setzen!“
„Ich habe die Details erhalten, die Sie mir mitgeteilt haben, vielen Dank. Das wird mir viel Zeit ersparen, weil ich jetzt nicht mehr selbst recherchieren und diese Details zusammentragen muss.“
„Zu lernen, wie man das macht, stand auf meiner Liste der zu erledigenden Dinge. Mit den Informationen, die Sie mir zur Verfügung gestellt haben, kann ich gut loslegen. Ich bin zuversichtlich, dass ich diese Informationen auch gut gebrauchen kann!“
„Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie toll es ist, Sie in unserem Team zu haben! Sie sind gut organisiert und teilen immer Informationen mit uns allen! Das bleibt nicht unbemerkt.“
Wertschätzung teilen
Zeigen Sie Ihre Wertschätzung, wenn jemand Informationen mit Ihnen teilt oder Ihnen zeigt, wie Sie etwas tun können.
Sie investieren dafür ihre Zeit. Das sollte nicht als selbstverständlich angesehen werden, und die Person wird weiterhin mit Ihnen kommunizieren, wenn sie weiß, wie sehr Sie ihre Arbeit schätzen.
Eine weitere Möglichkeit, die Zeit und Mühe, die jemand in den Austausch wertvoller Informationen und die Förderung positiver Beziehungen für künftige Interaktionen investiert hat, anzuerkennen und zu würdigen, besteht darin, seine Wertschätzung durch formale Alternativen zu zeigen, z. B. durch ein aufrichtiges Dankesschreiben oder ein kleines Zeichen der Dankbarkeit.
Was Sie sagen sollten:
„Sie haben sich die Mühe gemacht, all dies zur Verfügung zu stellen, und das ist beeindruckend. Ich hoffe, Sie wissen, wie sehr ich alles, was Sie tun, schätze!“
„Ich habe heute Ihre E-Mail erhalten und danke Ihnen für diese Anhänge. Sie geben mir ein visuelles Element, das ich zu den schriftlichen Unterlagen hinzufügen kann, und ich kann mir auf diese Weise alles besser vorstellen.“
„Ich habe das Gefühl, dass ich die Sache nicht richtig angepackt habe, aber Sie haben mir geholfen, wo ich es nicht geschafft habe. Ich hatte diese Informationen nicht, und ich bin sehr dankbar, dass Sie sie mir zur Verfügung gestellt haben.“
„Mit dem, was Sie mir gezeigt haben, werde ich so viel Zeit sparen und das Risiko von Fehlern verringern. Alleine wäre ich nicht darauf gekommen, aber ich weiß jetzt, was mir fehlte und was ich falsch gemacht habe. Vielen Dank für die Möglichkeit, etwas zu lernen, und dafür, dass Sie so geduldig waren, während wir es durchgearbeitet haben.“
„Ich weiß, dass Sie nachts und an den Wochenenden extra arbeiten, um uns all diese Updates zukommen zu lassen. Das war eine enorme Hilfe, um das Projekt auf Kurs zu halten und die geplante Fertigstellung zu erreichen. Ich kann es kaum erwarten, zu sehen, wie das Ganze ausgeht!“
Empfangsbestätigung
Niemand möchte raten, ob Sie das erhalten haben, was Ihnen zugesandt wurde. Im Zeitalter der Technologie werden Informationen per Telefon oder E-Mail ausgetauscht, wenn es um geschäftliche Details geht.
Bestätigen Sie immer den Empfang dieser Informationen. Seien Sie nicht so in Eile, dass Sie den Empfänger nicht wissen lassen, dass Sie die Information erhalten haben.
Sie müssen nicht viel Zeit damit verbringen, einen Anruf oder eine E-Mail zu beantworten.
Was Sie sagen sollten:
„Vielen Dank für den Anruf, es tut mir leid, dass ich ihn verpasst habe und Sie meine Voicemail erhalten haben. Ich wollte Ihnen nur mitteilen, dass ich die Details, die Sie mir mitgeteilt haben, erhalten habe, und ich habe sie in meinem Kalender eingetragen.“
„Vielen Dank für diese E-Mail, ich werde die Informationen speichern, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können.“
„Ich habe die Informationen erhalten, vielen Dank für die Bereitstellung“.
„Ich habe ein paar Fragen zu den Materialien, die ich von Ihnen erhalten habe, können wir einen Termin für ein Gespräch vereinbaren? Ich würde gerne einige Dinge klären und zusätzliche Informationen zu anderen Aspekten dessen, was Sie mir mitgeteilt haben, erhalten.“
„Mit Ihrer Erlaubnis möchte ich die Dokumente, die Sie mir per E-Mail geschickt haben, bei unserer Personalversammlung am Freitag mit anderen teilen. Die Details sind bemerkenswert, und ich denke, dass viele andere Leute hier davon profitieren könnten, sie zu erhalten.“
„Ich bestätige den Erhalt der Informationen, die Sie dieses Mal zur Verfügung gestellt haben. Vielen Dank für die Übermittlung der Einzelheiten.“
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.