Wie man einen Anruf höflich beendet

Ein Telefongespräch höflich zu beenden, ist eine wichtige Fähigkeit. Kommunikation ist der Schlüssel für effektive geschäftliche und persönliche Beziehungen. Sie wollen nie, dass die Person am anderen Ende der Leitung das Gefühl hat, dass Sie sie nicht wertschätzen oder sich keine Zeit für sie nehmen.

Am besten leiten Sie das Ende eines geschäftlichen Gesprächs ein, indem Sie sich beim Gesprächspartner für seine Zeit bedanken und fragen, ob noch Fragen offen sind. Beenden Sie ein privates Gespräch, indem Sie zunächst betonen, wie sehr Ihnen das Gespräch gefallen hat, und dann einen Vorschlag für das nächste Treffen oder Telefonat machen.

Bei einem Geschäftstelefonat werden zwar einige Höflichkeiten ausgetauscht, aber der Schwerpunkt liegt auf dem eigentlichen Geschäft. Beide Parteien haben noch andere Dinge zu erledigen, daher ist es wichtig, das Gespräch nicht in die Länge zu ziehen.

Bei persönlichen Anrufen haben Sie vielleicht viel freie Zeit, um mit jemandem über alles Mögliche zu reden. Sie wollen aber auch nicht, dass das Gespräch abrupt endet. Manchmal muss man auflegen, um irgendwo hinzugehen oder etwas anderes zu erledigen.

Geschäftliche Anrufe beenden

Ein guter Eindruck ist bei allen Geschäftsgesprächen von entscheidender Bedeutung, und zwar von dem Moment an, in dem Sie das Gespräch beginnen, bis zum Ende des Gesprächs. Sie wollen niemanden drängen, aber Sie dürfen auch keine Zeit verschwenden, sonst werden Sie nichts erreichen. Es ist wichtig, dieses Gleichgewicht zu finden.

Das Gespräch sollte freundlich sein, mit einer guten Einleitung und einem festen Abschluss. Auf diese Weise wird sich Ihr Gesprächspartner während des gesamten Gesprächs geschätzt und respektiert fühlen.

Seien Sie professionell und präzise

Beenden Sie Ihre Telefongespräche professionell und präzise. Das bedeutet, dass Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner für seine Zeit bedanken und das Gespräch zügig beenden, ohne unnötigen Smalltalk oder Umschweife. Dieses professionelle Verhalten zeigt nicht nur, dass Sie die Zeit Ihres Gesprächspartners respektieren, sondern trägt auch zur Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung bei.

Es ist jedoch wichtig, die richtige Balance zu finden, um nicht abrupt oder unhöflich zu wirken. Wenn Sie höflich und klar kommunizieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Gesprächspartner einen positiven Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen behält.

Denken Sie daran, dass das Ende eines Telefongesprächs genauso wichtig ist wie der Anfang und die Mitte, also hinterlassen Sie einen bleibenden positiven Eindruck.

Beenden Sie das Gespräch mit einer Frage

Bevor das Telefonat endet, müssen beide Parteien die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen.

Es ist eine nette Geste, dem Gesprächspartner den Vortritt zu lassen, damit Sie anschließend Ihre Fragen stellen können. Wenn Sie zuerst gefragt werden, können Sie ruhig loslegen. Geben Sie ihnen immer die gleiche Möglichkeit, ihre Fragen zu stellen, bevor Sie das Gespräch beenden.

Was Sie sagen sollten:

„Haben Sie irgendwelche Fragen an mich?“

„Darf ich Ihnen noch ein paar Fragen stellen, bevor wir unser Gespräch beenden?“

„Gibt es noch etwas, bei dem ich Ihnen heute helfen kann?

„Wenn Sie bereit sind, können Sie mir die Informationen mitteilen, die ich brauche, und ich kann sie für Sie bearbeiten?“

„Gibt es noch andere Details, die ich wissen sollte?“

Bieten Sie eine Zusammenfassung des Gesprächs an

Eine Zusammenfassung des Gesprächs ist ein wichtiger Schritt bei der Beendigung eines Telefongesprächs und ist z. B. bei Kundendienstmitarbeitern üblich. Nach einem längeren Gespräch vergisst man leicht einige der wichtigsten Punkte, die besprochen wurden. Eine kurze Zusammenfassung hilft Ihnen nicht nur, sich an das Besprochene zu erinnern, sondern stellt auch sicher, dass beide Parteien auf dem gleichen Stand sind.

Eine Zusammenfassung des Gesprächs hilft, Missverständnisse zu klären, die während des Gesprächs aufgetreten sein könnten. Sie bietet auch die Möglichkeit, letzte Fragen zu stellen oder sich für das Gespräch zu bedanken.

Indem Sie eine Zusammenfassung des Gesprächs anbieten, zeigen Sie, dass Sie die Zeit und den Beitrag der anderen Person zu schätzen wissen, was zum Aufbau einer stärkeren Beziehung beitragen kann.

Was Sie sagen sollten:

„Um es zusammenzufassen: Wir haben über X, Y und Z gesprochen. Gibt es noch etwas, was Sie hinzufügen oder klären möchten?“

„Bevor wir zum Schluss kommen, möchte ich sicherstellen, dass ich das richtig verstanden habe. Wir haben über A, B und C gesprochen. Habe ich etwas Wichtiges übersehen?“

„Zusammenfassend haben wir über P, Q und R gesprochen. Haben Sie noch weitere Fragen oder Anliegen, bevor wir das Gespräch beenden?“

Danken Sie für die Zeit, die sie sich genommen haben

Bedanken Sie sich immer für die Zeit, die Sie sich genommen haben, wenn Sie ein Geschäftsgespräch beenden.

Dies ist eine wunderbare Möglichkeit, dem Gesprächspartner höflich mitzuteilen, dass Sie bereit sind, das Gespräch zu beenden. Es spielt keine Rolle, worum es in dem Gespräch ging, Sie sollten immer diesen Weg wählen. So können Sie eine Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner aufbauen und gleichzeitig professionell bleiben.

Was Sie sagen sollten:

„Danke, dass Sie sich heute Zeit für mich genommen haben. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!“

„Ich bin froh, dass wir uns heute ausgetauscht haben; Ihr Beitrag hat mir viel Aufschluss über das Thema gegeben.“

„Ich verstehe, dass dieses Projekt eine Herausforderung ist. Sie können sich gerne an mich wenden, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, während Sie mit dem Projekt fortfahren.“

„Es war schön, heute mit Ihnen zu sprechen, und ich freue mich darauf, Sie nächsten Monat auf dem Kongress persönlich kennenzulernen.“

„Es war mir ein Vergnügen, heute mit Ihnen zu sprechen, und ich freue mich auf unsere Fortsetzung.„

Vereinbaren Sie einen Folgetermin falls nötig

Wenn das Telefongespräch nicht ausreicht, um alle Fragen zu klären, kann es notwendig sein, ein Folgegespräch zu vereinbaren. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, das Telefonat höflich zu beenden.

Sie beide können Ihre Termine überprüfen und einen Zeitpunkt für ein weiteres Gespräch finden. Der Zeitrahmen hängt davon ab, worum es in Ihrem Gespräch geht.

Was Sie sagen sollten:

„Ist es in Ordnung, wenn ich Sie in zwei Wochen noch einmal anrufe, um ein Update zu bekommen?“

„Es gibt noch so viel mehr, worüber wir reden können, nachdem wir uns getroffen haben. Wann ist ein guter Zeitpunkt, um ein weiteres Gespräch mit Ihnen zu vereinbaren?„

„Genießen Sie den Rest Ihres Tages, können wir uns nächsten Freitag wiedersehen?“

„Ich hätte gerne etwas Zeit, um ein paar Dinge zu recherchieren, die wir besprochen haben. Wann ist ein guter Zeitpunkt (für unsere Kundenbetreuer), um noch einmal mit Ihnen zu sprechen?“

„Es war ein informatives Gespräch, und ich weiß Ihren Beitrag zu schätzen. Hätten Sie etwas dagegen, wenn wir vor Ende des Monats noch einmal telefonieren?“

Sagen Sie nicht, dass Sie noch etwas anderes zu tun haben

Ihre Zeit ist nicht wertvoller als die der anderen Person am anderen Ende des Telefons. Auch wenn Sie ein Geschäft zu erledigen haben, sollten Sie Ihrem Gesprächspartner nicht das Gefühl geben, zu kurz zu kommen, weil Sie es eilig haben, das Gespräch zu beenden. Vermeiden Sie es, dem Gesprächspartner zu sagen, dass Sie etwas anderes zu tun haben.

Wenn Sie dem Gesprächspartner sagen, dass Sie eine Besprechung haben, dass es Zeit für das Mittagessen ist oder dass Sie den Hörer auflegen müssen, wirkt das abweisend und kann aus beruflicher Sicht als unhöflich angesehen werden.

Beenden von Privatgesprächen

Es ist schön, mit jemandem per Telefon in Kontakt zu treten, seine Stimme zu hören, anstatt nur eine E-Mail oder eine Textnachricht zu schicken. Das gilt für Freunde, Familie und sogar für die Eltern von Kindern, mit denen man sich trifft. Vielleicht rufen Sie jemanden an, in den Sie verknallt sind oder mit dem Sie sich gerne verabreden würden.

Schenken Sie der Person in der Leitung Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Versuchen Sie nicht, Multitasking zu betreiben, während Sie mit der Person sprechen. Vielleicht haben Sie andere Dinge zu tun, aber schieben Sie sie ein wenig auf und genießen Sie das Gespräch.

Wenn es an der Zeit ist zu gehen, gibt es Möglichkeiten, das Telefonat höflich zu beenden. Sie möchten, dass Ihr Gesprächspartner mit einem Lächeln an das Gespräch zurückdenkt und sich darauf freut, wenn Sie sich bald wieder unterhalten können!

Betonen Sie, dass Sie das Gespräch genossen haben

Sagen Sie, dass Sie sich über das Gespräch gefreut haben. Das wollen die Leute hören, denn es ermutigt sie, den Hörer abzunehmen und Sie erneut anzurufen.

Wenn der Anrufer das Gefühl hat, dass er Sie belästigt oder dass Sie ihm nicht zugehört haben, wird er enttäuscht sein.

Was Sie sagen sollten:

„Ich bin so froh, dass du mich angerufen hast!“

„Es hat Spaß gemacht, sich zu unterhalten, wir sollten das öfter tun.“

„Es hat mir Spaß gemacht, mit dir zu plaudern, hast du nächste Woche Zeit, dich zum Mittagessen zu treffen?“

„Danke, dass du gelacht hast, es hat meinen Tag aufgehellt, von dir zu hören.“

„Ruf mich jederzeit an!“

Wenn Sie wenig Zeit haben

Wenn das Gespräch unterbrochen wird, weil Sie etwas erledigen müssen, lassen Sie den Anrufer wissen, dass Sie sich freuen, mit ihm zu sprechen.

Der Zeitpunkt mag ungünstig sein, aber das bedeutet nicht, dass Ihnen der Anruf nicht wichtig ist.

Was Sie sagen sollten:

„Ich muss zur Arbeit, aber können Sie mich nach 17:30 Uhr noch einmal anrufen, damit wir unser Gespräch fortsetzen können?“

„Ich muss das Baby füttern, aber kann ich dich zurückrufen, wenn es ein Nickerchen macht?“

„Ich muss los, aber ich höre gerne von dir.“

„Ich versuche gerade, das Abendessen auf den Tisch zu bringen, also muss ich gehen, aber wir reden bald weiter.“

„Die Hintergrundgeräusche hier machen es schwer, dich zu verstehen. Laß uns am Sonntagmorgen telefonieren, wenn mein Mann hier ist, um sich um die Kinder zu kümmern und das Chaos zu verringern!“

Bieten Sie einen bestimmten Tag oder Uhrzeit für den Rückruf an

Wir haben oft das Bedürfnis, einen Anruf entgegenzunehmen, auch wenn wir zu beschäftigt sind, um zu sprechen. Wir machen uns Sorgen, dass die Person am anderen Ende der Leitung etwas Wichtiges braucht. Es kann eine Erleichterung sein, dass die Person uns einfach nur sprechen möchte, aber das Timing kann schlecht sein.

Bieten Sie an, sie an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit zurückzurufen, aber halten Sie sich daran. Lassen Sie sie nicht auf einen Anruf warten, der dann doch nicht kommt!

Was Sie sagen sollten:

„Ich habe zu viele Unterbrechungen, um tagsüber zu sprechen, aber abends ist es immer besser. Kann ich dich anrufen, wenn ich heute Abend nach 18 Uhr nach Hause komme?“

„Tut mir leid, ich habe im Moment einige dringende Dinge zu erledigen. Ich arbeite morgen von zu Hause aus; kann ich dich dann anrufen?“

„Ich wollte gerade in den Laden gehen. Kann ich dich später zurückrufen?“

„Ich versuche, den Kindern zu helfen, ein paar Dinge zu erledigen. Ich kann dich anrufen, wenn ich sie erledigt habe.“

„Tut mir leid, mein Terminkalender ist dieses Wochenende sehr voll. Können wir am Montag reden?“

„Ich habe gerade Besuch, und ich möchte nicht unhöflich sein, wenn ich auch noch telefoniere. Kann ich dich in ein paar Stunden anrufen?“

Sagen Sie niemals, dass Sie einen weiteren Anruf erhalten haben

Sagen Sie niemandem, dass Sie gerade einen anderen Anruf erhalten. Das ist eine unhöfliche Art, ein Gespräch zu beenden. Ihr Gesprächspartner könnte dies so auffassen, als sei Ihnen die andere Person, die Sie anruft, wichtiger als er selbst.

Wenn Sie es eilig haben, einen Anruf entgegenzunehmen, sagen Sie einfach, dass Sie gleich zurückrufen müssen, aber stellen Sie sicher, dass Sie das auch tun!

Wenn Sie sagen, dass Sie einen anderen Anruf haben, erklären Sie, warum er wichtig ist. Wenn es z. B. Ihr Kind oder Ihr Chef ist, wird man verstehen, dass Sie diese Anrufe nicht ignorieren können und sich einfach mit ihnen unterhalten können. Wenn es sich jedoch um einen anderen Freund oder ein Familienmitglied handelt, kann es sie verärgern, wenn Sie auflegen, damit Sie der Person antworten können.

Was Sie sagen sollten:

„Mein Chef ruft mich an und ich muss rangehen, ich rufe Sie gleich zurück.“

„Die Schule meines Sohnes ruft an, ich rufe Sie bald zurück.“

„Ich muss los, rufe Sie aber in ein paar Minuten zurück.“

„Tut mir leid, dass ich unser Gespräch beende, aber ich muss los und werde mich später melden.“

„Meine Tochter ist auf der anderen Leitung, geben Sie mir eine Minute mit ihr, dann melde ich mich wieder.“

Wünschen Sie alles Gute

Es ist wichtig, am Ende eines privaten Telefongesprächs die besten Wünsche auszusprechen. Es hinterlässt einen bleibenden Eindruck und zeigt, dass Sie sich um das Wohlergehen Ihres Gesprächspartners sorgen.

Ob ein höfliches „Pass auf dich auf“ oder ein persönlicheres „Ich liebe dich“, es kann dazu beitragen, das Telefonat auf einer positiven Note zu beenden und die Beziehung zu stärken.

Was Sie sagen sollten:

„Mach’s gut und hab einen schönen Tag. Es hat mir Spaß gemacht, mit dir zu sprechen.“

„Ich denke an dich und wünsche dir das Beste.“

„Es war schön, mit dir zu sprechen. Pass gut auf dich auf und bleib gesund.“

Erwartungen für die zukünftige Kommunikation festlegen

Beenden Sie ein privates Telefongespräch mit einer positiven Note, indem Sie die wichtigsten Punkte zusammenfassen und Pläne für die künftige Kommunikation machen. Vereinbaren Sie eine bestimmte Uhrzeit und ein bestimmtes Datum für einen Folgeanruf oder geben Sie an, wann die andere Person mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen kann.

Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und gesunde Beziehungen zu pflegen.

Was Sie sagen sollten:

„Bevor wir dieses Gespräch beenden, lassen Sie uns einen Termin für unser nächstes Treffen festlegen. Wie wäre es, wenn wir uns nächsten Mittwoch zur gleichen Zeit treffen?“

Umgang mit schwierigen oder geschwätzigen Anrufern

Es ist wichtig, ein Telefongespräch respektvoll und professionell zu beenden, unabhängig von der Art des Anrufs. Wenn Sie es mit einem schwierigen Anrufer zu tun haben, versuchen Sie, ruhig und gefasst zu bleiben, und vermeiden Sie es, sich auf Argumente oder Debatten einzulassen.

Danken Sie dem Anrufer für seine Zeit und sagen Sie ihm höflich, dass Sie das Gespräch beenden müssen.

Wenn Sie es mit einer gesprächigen Person zu tun haben und es Ihnen schwer fällt, das Gespräch zu beenden, versuchen Sie, die Kontrolle über das Gespräch zu übernehmen. Fassen Sie die besprochenen Punkte zusammen, wiederholen Sie die nächsten Schritte, und weisen Sie darauf hin, dass es Zeit ist, das Gespräch zu beenden.

Denken Sie daran, während des gesamten Gesprächs höflich und zuvorkommend zu bleiben und das Gespräch mit einer positiven und professionellen Note zu beenden.

Was Sie sagen sollten:

„Danke, dass Sie mir Ihre Bedenken mitgeteilt haben. Wir haben jedoch alle notwendigen Punkte besprochen und ich muss das Gespräch jetzt beenden. Gibt es noch etwas, bei dem ich Ihnen helfen kann, bevor wir das Gespräch beenden?“

„Ich verstehe, dass Sie noch mehr zu sagen haben, aber ich muss mich um andere dringende Angelegenheiten kümmern. Lassen Sie uns sicherstellen, dass wir alles besprochen haben, was Sie brauchen, und wir können das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.“

„Es war schön, mit Ihnen zu reden, aber ich fürchte, ich muss das Gespräch jetzt beenden. Können wir einen anderen Zeitpunkt vereinbaren, um das Gespräch fortzusetzen oder noch offene Fragen zu klären?“

Ist es unhöflich, sich nicht am Telefon zu verabschieden?

Ein Telefongespräch sollte immer mit einer Verabschiedung enden, da dies für beide Seiten eine Art Vereinbarung ist, dass es keine weiteren Themen zu besprechen gibt. Wenn Sie ein Gespräch ohne Verabschiedung einfach verlassen, wirkt das sehr unhöflich und könnte den Eindruck erwecken, dass sie sauer sind.

Bei einem Telefongespräch können Sie keine anderen Höflichkeitssignale aussenden als über die Sprache, daher ist es so besonders wichtig, dass das was Sie sagen zuvorkommend und eindeutig ist.

Eine Verabschiedung gibt jeder Seite auch noch einmal die Gelegenheit eine dringende Frage loszuwerden oder einen Termin für das nächste Gespräch zu vereinbaren. Die Verabschiedung wirkt also wie eine Vereinbarung, dass beide Seiten dasselbe Verständnis vom Ende der Unterhaltung haben.

Kulturelle Unterschiede in der Telefonetikette

Kulturelle Unterschiede in der Telefonetikette können eine Herausforderung sein, vor allem wenn es um das Beenden eines Telefonats geht. In einigen Kulturen gilt es als unhöflich, ein Gespräch abrupt zu beenden, ohne vorher eine Reihe von Höflichkeiten zu zeigen, z. B. dem Gesprächspartner für seine Zeit zu danken und seine Wertschätzung für das Gespräch zum Ausdruck zu bringen.

In anderen Kulturen hingegen wird ein direkterer Ansatz bevorzugt, bei dem das Ende des Gesprächs durch eine einfache und knappe Verabschiedung signalisiert wird. Das Verständnis dieser Nuancen in der Telefonetikette ist für eine effektive Kommunikation und den Aufbau starker Beziehungen von entscheidender Bedeutung, vor allem in der heutigen globalisierten Welt, in der wir oft mit Menschen mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund zu tun haben.

Wenn wir auf diese Unterschiede achten, können wir sicherstellen, dass unsere Telefongespräche positiv enden, einen guten Eindruck hinterlassen und unsere Beziehungen zu anderen stärken.

Hier sind einige Beispiele:

• Japan: Beantworten Sie Anrufe mit „moshi moshi“, sprechen Sie nicht laut am Telefon, und benutzen Sie Ihr Telefon nicht an öffentlichen Orten.
• Indien: Tauschen Sie zu Beginn und am Ende eines Telefongesprächs Höflichkeitsfloskeln aus und sprechen Sie jemanden mit seinem offiziellen Titel oder Ehrentitel an, vor allem, wenn es sich um einen älteren Menschen oder eine Person in einer hohen Position handelt.
• Frankreich: Sagen Sie „allo“, wenn Sie ans Telefon gehen, sagen Sie „au revoir“ oder „à bientôt“, um das Ende des Gesprächs zu signalisieren, und vermeiden Sie ein abruptes Beenden des Gesprächs.
• Vereinigte Staaten: Beantworten Sie den Anruf mit einem einfachen „hello“ oder „hi“, beenden Sie das Gespräch mit einem Satz wie „goodbye“ oder „talk to you later“, und vermeiden Sie es, an öffentlichen Orten laut zu sprechen oder Ihr Telefon während Besprechungen oder anderen beruflichen Anlässen zu benutzen.
• China: Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor, unterbrechen Sie Ihr Gegenüber nicht und sprechen Sie ruhig und höflich.
• Südkorea: Melden Sie sich am Telefon mit dem Namen, erkundigen Sie sich nach dem Wohlbefinden des Gesprächspartners, vermeiden Sie Slang oder Umgangssprache und beenden Sie das Gespräch nicht abrupt.
• Naher Osten: Tauschen Sie Höflichkeiten aus, vermeiden Sie es, heikle oder kontroverse Themen anzusprechen, und bedanken Sie sich für das Gespräch.
• Deutschland: Melden Sie sich am Telefon mit Ihrem Nachnamen, vermeiden Sie Umgangssprache und Smalltalk, erscheinen Sie pünktlich zu Telefonterminen und schicken Sie eine E-Mail oder eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs nach.