Wie man höflich um eine Klarstellung bittet

Wir alle kennen das: eine lange Sitzung, ein intensiver Vortrag, eine komplizierte Verkaufspräsentation. Manchmal schalten wir ab, aber manchmal verstehen wir einfach nichts.

So oder so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie schon einmal in einem Gespräch waren, in dem Sie eine Klarstellung benötigten.

Für viele Menschen ist es unglaublich peinlich, um eine Klarstellung zu bitten, während andere bei dem Versuch, eine Aussage zu klären, den Gesprächsfluss unterbrechen, nur um von den Umstehenden verhöhnt zu werden.

Wenn Sie um eine Klarstellung bitten, sollten Sie unbedingt einen geeigneten Zeitpunkt wählen, z. B. eine Fragerunde nach einer Präsentation. Beziehen Sie sich dann auf einen bestimmten Aspekt: „Könnten Sie bitte noch einmal erklären, warum A für B so wichtig ist?“

Wann Sie um eine Klarstellung bitten sollten

In vielen Situationen kann es notwendig sein, um eine Klarstellung zu bitten.

Unbekannte Inhalte

Ein Beispiel dafür ist, wenn Sie mit neuen Inhalten konfrontiert werden, die Sie vor einer Präsentation oder einem Gespräch noch nicht durcharbeiten konnten.

Für viele Menschen, insbesondere für Menschen, die weder auditiv noch visuell lernen, ist es aufgrund unterschiedlicher Verarbeitungspräferenzen und -fähigkeiten schwieriger, einem Gespräch zu folgen.

Ein Beispiel für ein solches Szenario ist die Präsentation von technischen Herstellungsinformationen für eine bestimmte Maschine, ein Gerät oder einen Apparat (z. B. ein Auto, eine Waschmaschine, ein Telefon) vor einer Verkaufsabteilung oder einer Person, die mit der Beschaffung befasst ist.

Wenn diese Personen nicht bereits mit dem technischen Hintergrund des spezifischen Themas vertraut sind, haben die Anwesenden möglicherweise Schwierigkeiten, dem Gespräch zu folgen. In solchen Situationen ist es sehr wahrscheinlich, dass jemand um Aufklärung bitten wird.

Informationsflut

Auch wir leben in einer ziemlich ablenkungsreichen Welt, in der eine Vielzahl von Alltagssorgen in Verbindung mit den endlosen Ablenkungen, die es in jeder Umgebung gibt, unsere ohnehin schon strapazierten Verarbeitungsfähigkeiten beeinträchtigen. [1]

Um Informationen verarbeiten zu können, muss man in der Lage sein, aufmerksam zu sein.

Ebenso müssen Sie in der Lage sein, diese Informationen in Ihrem Arbeitsgedächtnis zu verarbeiten und sie in verwertbare Informationen für Ihr Kurz- und Langzeitgedächtnis umzuwandeln.

Wenn zu Beginn einer Besprechung oder eines Vortrags etwas erwähnt wird und die Teilnehmer nicht genügend Zeit haben, diese Informationen in Bezug auf weitere Inhalte zu verarbeiten, oder wenn sie nicht aufgepasst haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese Personen keine Ahnung haben, was zuvor gesagt wurde. Auch in diesem Fall wäre eine Klarstellung erforderlich.

Aufmerksamkeitsprobleme

Schließlich gibt es einige Menschen, die von vornherein Probleme haben, aufmerksam zu sein, sei es aufgrund von ADS oder ADHS. Jüngste Erhebungen deuten darauf hin, dass allein in den USA über 6 Millionen Kinder unter 17 Jahren irgendeine Form von Aufmerksamkeitsstörung aufweisen. [2]

Für diese Personen ist es ineffektiv, sich mit langwierigen Themen zu befassen, insbesondere wenn es sich nicht um ihr Interessengebiet handelt, und es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie irgendwann abgelenkt werden. Diese Personen fühlen sich dann verloren oder falsch informiert, weil sie den Zeitpunkt verpasst haben, zu dem die Informationen präsentiert wurden, was eine Klärung erforderlich macht.

Komplizierte Themen

Wenn verwirrende, langatmige oder mehrteilige Themen präsentiert werden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass jemand einen Teil der Informationen verpasst hat, so dass eine Klärung des Themas erforderlich ist.

Ebenso besteht die Möglichkeit, dass Informationen, die über ein anderes Medium als das gesprochene Wort vermittelt werden, wie z. B. Textnachrichten, Videochats, E-Mails oder Telefongespräche, während der Übermittlung durcheinandergeraten und jemanden dazu veranlassen, um eine Klärung zu bitten.

Wann es als unhöflich gilt, um eine Klarstellung zu bitten

Im Allgemeinen ist es in den meisten gesellschaftlichen Kreisen nicht unerwünscht, um Klarstellungen zu bitten, insbesondere bei langen, technischen Präsentationen in akademischen, pädagogischen oder beruflichen Umfeldern. Dennoch können Sie sich unhöflich vorkommen, wenn Sie um Erläuterungen zum Zeitplan, zum Format und zu den persönlichen Vorstellungen der Anwesenden bitten.

Wenn Sie um eine Klarstellung bitten, ist es immer am besten, entweder auf eine formelle Frage- und Antwortphase oder eine Pause im Ablauf einer Präsentation oder eines Gesprächs zu warten. So kann der Vortragende seine Gedanken zu Ende führen, so dass Sie vollständig informiert sind.

Sehr oft stellt jemand während einer Präsentation eine Frage, und der Vortragende antwortet: „Wenn Sie ein wenig warten, werde ich die Antwort auf diese Frage erklären.“

Manchmal sind wir zwar irritiert, aber nur, weil wir nicht über alle Informationen informiert wurden, die präsentiert werden.

Wenn Sie sich gezwungen fühlen, eine Frage zu stellen, bevor der Vortragende eine Pause in der Präsentation oder im Gespräch erreicht hat, ist es sehr wichtig, die Hand zu heben. Wenn Sie dies nicht tun und anfangen zu sprechen, während der Vortragende noch spricht, wird dies in fast jedem formellen Rahmen als sehr unhöflich angesehen.

Außerdem gilt es als unhöflich, wenn Sie um eine Klarstellung bitten und Ihre Frage in einem kritischen Ton formulieren.

Wenn Sie etwas sagen wie „Das ist einfach nur dumm!“ oder „Wie können Sie das sagen?“, erwecken Sie den Eindruck, dass der Vortragende keine Ahnung hat, wovon er spricht. Außerdem wird dadurch der Eindruck erweckt, dass Sie glauben, die Antwort bereits zu kennen, obwohl Sie eine Klarstellung benötigen!

Wenn es darum geht, als höflich wahrgenommen zu werden, wenn man um eine Klärung bittet, ist die Besorgnis derer, die um eine Klärung bitten, meist besonders groß. Die Tendenz, nicht zu viele Fragen zu stellen, führt bei vielen Menschen dazu, dass sie aus Angst, als störend empfunden zu werden, gar nicht erst nach einer Klärung fragen.

In solchen Situationen geht es einfach darum, dass man höflich sein muss, wenn man eine Klärungsfrage stellt, sodass überhaupt eine Frage gestellt werden kann, anstatt eine unhöfliche Frage umzuformatieren.

Wie man höflich um eine Klarstellung bittet

Wenn Sie um eine Klarstellung bitten, besteht der Schlüssel zur Höflichkeit darin, das Gegenteil der oben genannten Grundsätze zu beherzigen:

Fragen Sie zum richtigen Zeitpunkt, verwenden Sie ein höfliches Format und stellen Sie Ihre Frage aufrichtig und ehrlich.

Was den richtigen Zeitpunkt für eine Frage angeht, so stellen viele Vortragende oder Dozenten während ihrer Präsentation oder am Ende der Präsentation regelmäßig Fragen. In diesen Phasen ist es am besten, eine Frage zu stellen, da Sie so die Möglichkeit haben, die präsentierten Informationen zu verdauen.

Sehr oft wird der Vortragende diese Zeit nutzen, um die Informationen zusammenzufassen, vor allem, wenn eine Frage zur Klärung eines bestimmten Themas gestellt wird, so dass das Stellen einer Frage dazu beiträgt, den Versuch des Vortragenden zu lenken, das Gesagte zu erklären.

Wenn Sie während eines Vortrags um Klärung bitten müssen, heben Sie höflich die Hand oder machen Sie den Redner mit einer nicht beleidigenden Geste auf sich aufmerksam (kein Mittelfinger!) und sagen Sie dann etwas wie:

„Entschuldigen Sie, könnten Sie bitte wiederholen…“

oder

„Es tut mir leid, ich habe nicht verstanden, was Sie gerade gesagt haben.“

Bei diesen Formaten wird die formale Sprache verwendet, um zu zeigen, dass Sie lediglich versuchen, das Gesagte zu verdeutlichen, und nicht, um abzulenken oder zu stören.

Wenn es um das richtige Format für eine Klärungsfrage oder einen Klärungsversuch geht, ist es wichtig, die grundlegenden Regeln der Etikette zu beachten.

Die Verwendung von Floskeln wie „Es tut mir leid“ oder „Entschuldigung“, wenn man um eine Klarstellung bittet, deutet auf einen partizipatorischen Ton hin, der einfach auf ein besseres Verständnis abzielt.

Außerdem zeigt die Verwendung der konditionalen Stimmung, dass Sie das Gespräch nicht lenken wollen. Sie könnten sagen:

„Könnten Sie wiederholen…“

oder

„Würden Sie bitte erklären…“

Jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt, um die Befehlsform eines Verbs zu verwenden; sagen Sie nicht Dinge wie „Sagen Sie es noch einmal, langsamer!“ oder „Sie müssen uns mehr Beispiele geben!“ Das sind klare Hinweise darauf, dass Sie nicht höflich sind.

Je nach Zuhörerschaft und Thema können Sie auch einfach eine Frage zur Klärung stellen, z. B.:

„Warum ist die Hypotenuse für ein Dreieck wichtig?“

oder

„Wann wird das Mittagessen serviert?“

Diese Fragen sind zwar direkter, aber solange sie sich auf ein bereits erwähntes Thema beziehen, sind sie verständliche Hinweise zur Klärung.

Der beste Weg, um höflich zu wirken, ist die Verwendung von „Bitte“ und „Danke“ beim Sprechen.

Wenn Sie zum Beispiel eine Klarstellung wünschen, können Sie fragen:

„Könnten Sie bitte erklären, wie man höflich um eine Klarstellung bittet? Danke.“

Diese Formulierung zeigt, dass Sie eindeutig versuchen, höflich zu sein, denn „Bitte“ und „Danke“ sind der höflichen, formellen Sprache vorbehalten. Die Verwendung dieser formellen Sprache zeigt, dass es Ihnen ernst ist mit Ihrem Wunsch zu verstehen, was der Sprecher sagt, und das ist die Grundlage für die Bitte um Klärung.

Es gibt nie einen Zeitpunkt, an dem man nicht höflich um eine Klarstellung bitten könnte

Unter den vier Arten von Fragen, die häufig gestellt werden, sind Klärungsfragen wahrscheinlich die verständlichsten und unter allen Umständen gerechtfertigtsten. [3]

Viele Menschen, die Informationen präsentieren oder weitergeben, sind sich nicht darüber im Klaren, wie andere das, was sie sagen, verarbeiten, was dazu führt, dass sie über andere hinweg reden und sie daran hindern, das Gesagte zu verarbeiten.

Wenn Sie eine klärende Frage stellen, tragen Sie zu einem besseren Verständnis bei, nicht nur für sich selbst, sondern auch für den Redner und die Anwesenden.

Viele der Anwesenden sind oft dankbar dafür, dass jemand Fragen zur Klärung stellt, da es ihnen zu peinlich ist, sie selbst zu stellen!

Wenn Sie jemals eine Frage haben und um Klärung bitten möchten, können Sie mit dem richtigen Timing, dem richtigen Format und der richtigen Absicht sicherstellen, dass Ihre Frage als perfekte Klärungsfrage ankommt, die allen hilft, den Sachverhalt besser zu verstehen.

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Quellen:

[1]: https://www.scientificamerican.com/article/bring-science-home-speaking-memory/

[2]: https://www.cdc.gov/ncbddd/adhd/data.html

[3]: https://hbr.org/2015/03/relearning-the-art-of-asking-questions