In der neuen Ära der Zoom-Meetings, Skype-Sitzungen oder Microsoft Team-Treffen stellt sich häufig das Problem, wie man ein Online-Meeting höflich verlässt.
Manchmal muss man einfach gehen, sei es wegen vorrangiger Verpflichtungen, unerwarteter Notfälle oder versehentlich anberaumter Termine (vielleicht leiden Sie auch einfach nur an Zoom-Müdigkeit und haben keine Lust auf ein weiteres endloses Meeting…).
Um Ihr soziales Ansehen zu bewahren, nicht unhöflich zu erscheinen und die Teilnehmer des Meetings nicht zu verprellen, egal ob es sich um Kollegen, Familienmitglieder oder Freunde handelt, ist es wichtig zu wissen, wie man ein Online-Meeting höflich verlässt.
Wenn Sie ein Online-Meeting verlassen möchten, bedanken Sie sich zunächst bei allen, die sich die Zeit für die Teilnahme genommen haben, und betonen Sie, wie wertvoll die Veranstaltung war. Drücken Sie dann Ihr Bedauern darüber aus, dass Sie die Sitzung verlassen müssen, und nennen Sie den Grund dafür.
Der Vormarsch der Online-Meetings
Seit die jüngste Pandemie Arbeitnehmer in die Ferne geschickt hat und viele Arbeitnehmer sich dafür entschieden haben, weiterhin aus der Ferne zu arbeiten, haben Online-Meetings einen starken Anstieg der Nutzung erfahren. Im Jahr 2020 verzeichnete Microsoft Teams einen Anstieg der Organisationen, die seine Dienste nutzen, auf fast 500.000 [1], eine Verzehnfachung innerhalb von 3 Jahren; allein im November 2020 verzeichnete Zoom über 300 Millionen Nutzer.
Online-Meetings haben ein neues Arbeitsmittel geschaffen, das für die Aufrechterhaltung von Abwesenheitszeiten unerlässlich ist, aber auch seine Tücken hat: Wann ein Meeting während der Woche angesetzt werden soll, wie viele Personen in das Meeting einbezogen werden sollen, wie sie zur Teilnahme aufgefordert werden sollen, wie lange das Meeting dauern soll und welches Maß an Videointeraktion gewünscht ist, all dies beeinflusst die Ergebnisse von Online-Meetings, insbesondere was die Aufrechterhaltung von Engagement und Moral durch Remote-Interaktion betrifft.
In Anbetracht der Tatsache, dass die Planung von Meetings aus der Ferne zu Terminkonflikten führen kann und dass ein hohes Maß an Online-Meetings, das mit der Verantwortung des Managements zunimmt, zu „Zoom-Müdigkeit“ [2] führt, ist es verständlich, dass viele Teilnehmer sich gezwungen sehen, ein Meeting höflich zu verlassen.
Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Taktiken, die Sie anwenden können, damit Ihre Verabschiedung reibungslos vonstatten geht.
Seien Sie ehrlich in Ihrer Argumentation
Ehrlichkeit ist die beste Politik, ob im Umgang mit Geschäftspartnern oder einfach nur mit Freunden. In der Geschäftswelt wird Ehrlichkeit als Mittel zur Förderung der Teamentwicklung und zur Schaffung eines kohäsiven und kooperativen Umfelds gefördert, das die Produktivität maximiert. [3]
In Anbetracht der Tatsache, dass Fernarbeit eine Herausforderung für die Förderung der Teamarbeit darstellt, da Teammitglieder, die in unterschiedlichen Umgebungen arbeiten, möglicherweise nicht dieselben Motive, Anreize oder Fähigkeiten zur Zusammenarbeit haben wie zuvor, ist Ehrlichkeit nach wie vor wichtig für die Aufrechterhaltung der Teamdynamik.
Da Online-Meetings immer mehr an Bedeutung gewonnen haben und sich viele Manager der Auswirkungen und Herausforderungen von Online-Meetings bewusst sind, ist Ehrlichkeit beim Verlassen eines Meetings ein guter erster Schritt zum erfolgreichen Verlassen eines Online-Meetings.
Wenn z. B. ein Kind krank ist und betreut werden muss, während es nicht in der Schule ist, ein Elternteil Hilfe braucht oder ein Gerät kaputt ist und dringend repariert werden muss, sprechen Sie das Problem einfach ehrlich an.
Sie können sagen:
„Mein Kind ist krank und ich muss mich vergewissern, dass es ihm gut geht.“
„Ich habe gerade mit einer schlechten Internetverbindung zu kämpfen, haben die anderen Teilnehmer das gleiche Problem?“
„Ich muss rübergehen und meiner Mutter helfen, weil sonst niemand da ist, der ihr helfen könnte.“
„Mein Boiler ist undicht und ich muss einen Klempner anrufen.“
„Es tut mir sehr leid, dass ich die Sitzung früher verlassen habe. Ich habe heute früh einen dringenden Anruf erhalten und musste mich sofort darum kümmern. Bitte entschuldigen Sie meine plötzliche Abreise.“
Die meisten Chefs werden verstehen, dass es schwierig ist, eine Besprechung in einem entfernten Arbeitsumfeld perfekt zu koordinieren. Eventuell reicht es auch schon aus die Kamera auszuschalten und eine Sache zu erledigen, anstatt das Meeting komplett zu verlassen.
Wenn Sie normalerweise übertriebene Geschichten erfinden, um sich vor der Arbeit und vor Besprechungen zu drücken, könnte die Angabe eines Notfalls als Grund für das vorzeitige Verlassen einer Besprechung wie „the Boy who cried wolf“ klingen.
Wenn Sie normalerweise ein aufrichtiger und zuverlässiger Mitarbeiter sind, wird es Ihnen nicht schaden, in Notfällen ehrlich zu sein.
Ehrlichkeit ist auch im sozialen Umfeld angebracht. Wenn Sie ein Familientreffen haben und etwas dazwischen gekommen ist (vielleicht müssen Sie arbeiten!), und vor allem, wenn sich ein Meeting über einen längeren Zeitraum hinzieht, dann ist es ein guter Grund, das Treffen vorzeitig zu verlassen, wenn Sie Ihre anderen Sorgen und Verpflichtungen mitteilen.
Die meisten Menschen werden verstehen, dass ein Online-Meeting einem persönlichen Treffen in nichts nachsteht und wir nur so viel Zeit haben, uns mit anderen Menschen perfekt abzustimmen.
Wenn überhaupt, ist es schlimmer, seine Familie anzulügen, weil sie es wahrscheinlich herausfinden wird, was die Dinge wahrscheinlich noch komplizierter macht. Seien Sie also ehrlich, wenn Sie sagen, warum Sie gehen müssen.
5 Schritte zum Verlassen eines Online-Meetings
Ob Sie nun ehrlich sind oder nicht, Manieren sind wichtig. Manchmal sind sich die Organisatoren von Besprechungen nicht immer bewusst, wie sehr sie vom Thema abschweifen können oder wie lange sie sprechen, bis sie daran erinnert werden.
Die Etikette beim Verlassen einer Besprechung ist immer wichtig, vor allem, wenn Sie ein jüngerer Mitarbeiter sind und innerhalb des Unternehmens noch aufsteigen. Anstatt sich den Mund fusselig zu reden und unverblümt zuzugeben, wie lange eine Besprechung gedauert hat oder dass Sie lieber woanders sein möchten oder müssen, sollten Sie sich höflich entschuldigen, wenn Sie eine Besprechung verlassen müssen.
Tipps, was Sie sagen sollten, wenn Sie eine Besprechung höflich verlassen, sind unter anderem die folgenden:
1. Bedanken Sie sich für die Zeit
Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern der Besprechung für die Zeit, die sie sich genommen haben, insbesondere wenn es sich um eine Besprechung in kleiner Runde handelt.
„Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Besprechung zu organisieren…“.
2. Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit
Sagen Sie, wie sehr Sie das, was besprochen wurde, schätzen.
„Mir haben alle Punkte, die heute besprochen wurden, sehr gut gefallen und ich fand sie sehr hilfreich…“
3. Drücken Sie Ihr Bedauern aus
Versuchen Sie, sich dafür zu entschuldigen, dass Sie gehen müssen.
„Es tut mir leid, dass ich das Meeting früher verlassen muss, aber ich kann es kaum erwarten, das Thema weiter zu diskutieren.“
„Ich muss mich aus persönlichen Gründen höflich entschuldigen. Es war schön, mit Ihnen zu sprechen – und allen zum Abschied zu winken!“
4. Nennen Sie einen ehrlichen Grund
Wenn Sie eine ehrliche Entschuldigung haben, dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um zu sagen, warum Sie gehen müssen. Wenn Sie nur versuchen, aus einer Besprechung herauszukommen, können Sie Ihre Verabschiedung an dieser Stelle beenden oder eine Entschuldigung angeben, wenn Sie es für nötig halten (allerdings sollten Sie versuchen, etwas Glaubhaftes zu formulieren, ohne zu vage zu sein), zum Beispiel:
„Ich muss mich noch um ein anderes Projekt kümmern und bin schon spät dran.“
5. Wünschen Sie allen einen erfolgreichen Tag
Es ist immer eine gute Idee, sich von allen Sitzungsteilnehmern zu verabschieden, damit Sie den Eindruck erwecken, dass Sie wirklich an ihrem Wohlergehen interessiert sind.
„Es war schön, sich heute mit allen zu treffen, und ich hoffe, dass Sie alle den Rest des Tages genießen werden!
Bei Treffen mit Familienmitgliedern oder Freunden können manche unhöflich sein, da die Art der Interaktion weniger förmlich ist, aber es ist immer eine gute Idee, höflich zu sein, mit wem auch immer Sie sich treffen, damit sie sich auch in Zukunft mit Ihnen treffen wollen!
Empfehlen Sie einen Zeitpunkt für die Fortsetzung der Besprechung
Die Planung von Besprechungen für entfernte Mitarbeiter kann eine Herausforderung sein, wenn es keinen zentralen Besprechungsort gibt oder Sie die Besprechungspräferenzen nicht im Voraus bestätigen können. Manchmal planen Vorgesetzte eine Besprechung, die mit anderen Projekten und Aufgaben kollidiert, und manchmal planen Sie unbeabsichtigt Termine oder andere Verpflichtungen, die mit einer Besprechung kollidieren.
Da das Zeitalter der Online-Meetings und der Telearbeit mit einer Zunahme der Kommunikationsmöglichkeiten insgesamt einhergeht und viele Meetings Übersichten, Zusammenfassungen und Meeting-Leitfäden anbieten, um die Gesprächspunkte des Meetings zu überprüfen oder anzusprechen, ist es immer gut, diese Informationen im Voraus oder nach dem Meeting einzuholen, damit Sie zeigen können, dass Sie daran interessiert sind, auf dem Laufenden zu bleiben.
Wenn Sie eine Besprechung vorzeitig verlassen müssen, aber noch wichtige Informationen zu besprechen sind oder Ihr Beitrag benötigt wird, schlagen Sie einen neuen Termin vor, an dem Sie noch teilnehmen können.
Sagen Sie so etwas wie: „Es tut mir leid, dass ich gehen muss, aber ich würde das gerne weiter besprechen„, und erwähnen Sie das Datum, um Ihren Kollegen zu zeigen, dass Sie an dem Gespräch interessiert sind.
Der gleiche Ratschlag gilt für Treffen mit jeder anderen Organisation oder Gruppe, egal ob es um Freiwilligenarbeit oder eine Familienzusammenkunft geht. Wenn Ihr Beitrag geschätzt wird oder Informationen weitergegeben werden müssen, können Sie bestätigen, wann ein weiteres Treffen stattfinden wird, oder einen anderen Termin vorschlagen, damit Sie in Kontakt bleiben, obwohl Sie früher gehen müssen.
Manchmal können Sie sich sogar persönlich oder über ein privates Telefongespräch mit dem Organisator des Meetings treffen, um alle Gedanken und Informationen zu rekapitulieren, die nach Ihrer Verabschiedung ausgetauscht wurden, was Ihnen die Teilnahme an einem weiteren Treffen erspart.
Versuchen Sie, das Ergebnis des Meetings zu beschleunigen
Die zunehmende Zahl von Online-Meetings und die Online-Meeting-Müdigkeit haben die Organisatoren von Meetings dazu veranlasst, sich an verschiedene Richtlinien zu halten, um erfolgreiche Meetings abzuhalten. Kürzere Meetings, die sich an bestimmte Richtlinien halten und an denen weniger Personen teilnehmen, tragen dazu bei, dass sich alle beteiligen, ohne dass sie in das Dilemma geraten, auf einen Bildschirm zu starren, während sie auf ein Gespräch warten.
Dennoch kann es vorkommen, dass Besprechungen ins Stocken geraten, weil die Teilnehmer versuchen, sich auszutauschen, oder wenn jemand eine längere Diskussion über ein bestimmtes Thema führt. Wenn Sie die Diskussion auf das Thema der Besprechung lenken oder die Teilnehmer an die zeitlichen Beschränkungen erinnern, selbst wenn Sie ein jüngerer Mitarbeiter sind, kann dies dazu beitragen, dass die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft, und es kann sogar helfen, die Besprechung vorzeitig zu beenden, so dass Sie sich nicht in einem Konflikt befinden, wenn Sie früher gehen müssen.
Sie können etwas sagen wie:
„Wow, das ist ein wirklich interessantes Gespräch, aber vielleicht können wir die Kernpunkte zu Ende besprechen und dann am Ende der Besprechung darauf zurückkommen.“
Sie können sogar noch höflicher sein und sagen:
„Es tut mir leid, dass ich mich einmische, aber ich habe das Gefühl, dass wir alle viel zu tun haben und es wäre toll, wenn wir die wichtigsten Punkte abhandeln könnten, bevor wir das Gespräch fortsetzen.“
Auf diese Weise sind Sie um das Wohlergehen der Gruppe besorgt und versuchen nicht, die Sitzung zu unterbrechen, bevor Sie gehen.
Wenn die Besprechung weitergeht und Sie trotzdem vorzeitig gehen müssen, haben Sie zumindest versucht, so viel wie möglich mitzubekommen, während Sie anwesend waren.
Wenn Sie ehrlich und höflich sind und sich um das Ergebnis der Besprechung kümmern, können Sie früher gehen, weil Sie wissen, dass künftige Besprechungen genauso angenehm und informativ sein werden und es sich vielleicht lohnt, die ganze Zeit dabei zu sein.
Quellen:
[1]: https://venturebeat.com/2019/03/19/microsoft-teams-is-now-used-by-500000-organizations/
[3]: https://hbr.org/2019/04/make-your-meetings-a-safe-space-for-honest-conversation
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.