Höfliche Formulierungen für „Bitte nicht stören“ am Arbeitsplatz

Es gibt so viele Gelegenheiten, bei denen wir bei der Arbeit Ruhe und Konzentration brauchen. Wir wollen nicht gestört werden. Es gibt auch Zeiten, in denen es uns schlecht geht und wir Zeit brauchen, um zur Ruhe zu kommen und nachzudenken.

Oder vielleicht müssen wir ein paar schwierige Telefonate führen – berufsbedingt oder auch nicht.

Wie kann man also bei der Arbeit höfliche Grenzen ziehen? Wie bekommen wir, was wir brauchen, nämlich nicht gestört zu werden, ohne andere zu beleidigen?

Beginnen Sie damit, dass Sie sagen, warum Sie nicht gestört werden wollen, und teilen Sie Ihren Kollegen mit, wie lange Sie brauchen werden. Sagen Sie zum Beispiel: „Ich muss bis 15 Uhr eine Budgetplanung abschließen und stehe daher in den nächsten zwei Stunden nicht für Fragen zur Verfügung.“

Sie brauchen Ruhe für ein geschäftliches Gespräch

Manchmal müssen wir Geschäftsgespräche führen, die Privatsphäre erfordern. In anderen Fällen möchten Sie einfach nicht, dass jeder hört, was Sie in Ihrem Telefonat sagen.

Eine Möglichkeit, den anderen Kollegen Ihre Erwartungen höflich mitzuteilen, ist eine kleine Ansage. Sie könnten sagen:

„Hey, Leute, ich muss Joe Johnson wegen dieses Projekts anrufen, bei dem es ein bisschen drunter und drüber geht. Ich werde meine Tür für eine Weile schließen, um den Anruf zu tätigen.“

Die Chancen stehen gut, dass Ihr Team weiß, dass es sich um ein schwieriges Thema handelt, und es wird volles Verständnis dafür haben, dass Sie einen heiklen, geschäftsbezogenen Anruf tätigen.

Wenn Sie kleine Einzelbüros haben, können Sie einen Zettel anbringen, auf dem deutlich steht: „Bitte nicht stören. Ich führe gerade ein Telefongespräch. Ich sollte um (Uhrzeit) erreichbar sein“. Kleben Sie den Zettel an Ihre Tür.

In den Großraumbüros von heute wird dieses Szenario jedoch komplizierter. Wie viele andere haben Sie vielleicht keine Tür – und damit absolut keine Privatsphäre. Dennoch müssen Sie einen Anruf tätigen.

In diesem Fall sollten Sie versuchen, einen privaten Raum zu buchen. Wenn Sie sich in einem Großraumbüro befinden, können Sie hoffentlich einen Konferenzraum für Ihr Gespräch buchen. In manchen Büros gibt es Gruppenkalender, in denen Sie einfach Ihre Zeit buchen können; in anderen ist es eher altmodisch, einen Zettel an die Tür zu kleben.

Es ist albern, aber wir haben festgestellt, dass der „Zettel an der Tür“ etwas effektiver ist. Selbst wenn eine Tür geschlossen ist, werden die Leute sie öffnen und einen Blick hineinwerfen.

Wenn Ihr Büro über Glaswände verfügt, können die Leute sehen, dass das Büro nicht verfügbar ist – wenn es sich jedoch um einen herkömmlichen Konferenzraum handelt, haben Sie vielleicht mehr Glück mit dem alten Zettel an der Tür.

Persönliche Telefongespräche

Wir alle versuchen, die Notwendigkeit persönlicher Telefonate am Arbeitsplatz zu minimieren, aber es ist einfach nicht möglich, sie ganz zu vermeiden. Manchmal müssen Sie einen Termin für eine persönliche Dienstleistung vereinbaren (z. B. einen Haarschnitt, einen Zahnarzttermin usw). Manchmal müssen wir aber auch unseren Arzt anrufen oder mit der Kindertagesstätte, der Schule oder einem Elternteil sprechen. So spielt das Leben!

Als verantwortungsbewusster Arbeitnehmer sollten Sie Ihre persönlichen Anrufe auf ein Minimum reduzieren. Daher sollten Sie diese Anrufe möglichst früh morgens oder in einer Pause tätigen. Die Mittagspause am Vormittag oder am Nachmittag ist nicht ideal, denn die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die Stelle, die Sie anrufen wollen, gerade ebenfalls Mittagspause hat.

Unser Vorschlag wäre, einen eingehenden Anruf entgegenzunehmen und nach draußen zu gehen und für Anrufe die Sie tätigen zuvor einen abgeschotteten ort aufzusuchen.

Hoffentlich haben Sie ein gutes Verhältnis zu Ihren Kollegen und können ihnen den Grund Ihres Anrufs mitteilen, falls ein Vorgesetzter Sie sucht. Normalerweise sagen wir einfach:

„Ich bin in zehn Minuten zurück – ich muss in der Praxis meines Arztes anrufen.“

Jeder muss das irgendwann in seinem Leben tun, also sollten sie dafür Verständnis haben. Seltsamerweise – und vielleicht zu Unrecht – stoppt es den Klatsch und Tratsch, wenn man einem Kollegen eine solche Information gibt. Die Leute interessieren sich mehr für Ihre persönlichen Telefonanrufe, wenn Sie keinen Grund nennen. Auch das ist falsch, aber es liegt in der menschlichen Natur.

Sie müssen eine Frist einhalten

Nun zum nächsten Szenario, in dem man darum bittet, bei der Arbeit nicht gestört zu werden – oft haben wir Projekte mit Abgabeterminen.

Wenn Sie einen vierseitigen Budgetplan zusammenfassen müssen und fünf Minuten Zeit haben, um ihn fertigzustellen (ja, das ist letzte Woche tatsächlich passiert), dann ist es ein schlechter Zeitpunkt, wenn ein Kollege Ihnen von einer lustigen Sache erzählt, die sein Kind/Hund/idiotischer Bruder getan hat. Wir wollen ihre Gefühle nicht verletzen, indem wir sie unterbrechen.

Wenn Sie es eilig haben, kündigen Sie es höflich an.

„Ich muss diesen Haushaltsplan fertigstellen, also schließe ich meine Tür, um daran zu arbeiten.

Oder, für diejenigen unter Ihnen, die keine Tür haben, kündigen Sie trotzdem Ihre Absicht an. Sie könnten sagen:

„Ich möchte nicht, dass jemand denkt, ich sei unhöflich, aber ich habe fünf Minuten Zeit, um diesen Haushaltsplan fertig zu stellen, also werde ich mich jetzt einfach darauf konzentrieren.“

Manche Leute denken einfach, dass Ihre Bedürfnisse nicht auf sie zutreffen. Zu diesen Ewiggestrigen können Sie sagen, wenn Sie gerade hektisch arbeiten:

„Es tut mir leid, aber ich kann jetzt nicht reden. Kann ich bitte in zehn Minuten zu Ihnen kommen? Danke!“

Und dann machen Sie weiter mit dem, was Sie gerade tun. Ignorieren Sie sie. Zu diesem Zeitpunkt waren Sie höflich, und sie sind diejenigen, die unhöflich sind.

Sie brauchen einfach Zeit für sich selbst

Unser Gehirn soll lesen, denken, kreativ sein und sich konzentrieren. Das ist schwer, wenn jemand redet oder ständig jemand an Ihre Türe klopft.

In einem Großraumbüro brauchen Sie Kopfhörer.

Wir empfehlen Ihnen, sich ein gutes Paar Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung zuzulegen, um Ihren Verstand zu retten. Um sie höflich zu benutzen, sollten Sie beim Aufsetzen der Kopfhörer etwas sagen wie:

„Nun, ich muss mich auf dieses Budget konzentrieren“

… (oder was auch immer Sie tun) und setzen Sie sie auf. Das ist eine moderne Art zu sagen, im Wesentlichen: „Ich schalte dich aus“.

Wenn Sie zu den glücklichen Menschen mit eigener Bürotüre gehören, empfehlen wir wieder die Methode mit dem Zettel an der Tür. Schreiben Sie einfach darauf, zum Beispiel: „Ich arbeite an einer Deadline – bitte nicht stören. Erreichbar um (Uhrzeit).“

Hier eine weitere Idee: Schalten Sie sie stumm!

Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen stumm. Vielleicht können Sie eine Benachrichtigung einrichten, die die Leute elektronisch darauf hinweist: „Nicht im Büro. Zurück um __“.

Sie können dies auch mit Ihrem Anrufbeantworter tun – sprechen Sie einfach eine kurze Nachricht auf:

„Hallo, hier ist Susan. Ich bin bis 11:30 Uhr nicht erreichbar. Wenn Sie mich sprechen möchten, hinterlassen Sie mir bitte eine Nachricht, und ich rufe Sie zurück, wenn ich verfügbar bin.

Das ist nicht unhöflich! Es ist einfach nur ein gutes Zeitmanagement,

Eine andere Lösung: Stellen Sie ein Schild auf. Sie haben eine Tür? Nun, es gibt eine Menge Schilder, auf denen steht, ob Sie verfügbar sind, oder nicht. Hängen Sie eines davon auf und sehen Sie, ob das funktioniert.

Legen Sie feste Zeiten fest

Wenn Sie bei der Arbeit häufig gestört werden und dies Ihre Produktivität beeinträchtigt, können Sie dies bei Personalgesprächen zur Sprache bringen. Eine höfliche Formulierung dafür könnte lauten:

„Ihr seid großartig, aber ich brauche am Ende jedes Tages eine Stunde, um meine Termine einzuhalten. Ich wollte transparent sein und niemanden beleidigen. Wie auch immer, ich werde diese letzte Stunde jeden Tag nutzen (Tür schließen, Kopfhörer aufsetzen, fernsehen usw.).“

Wenn dies nicht hilft und Sie immer noch gestört werden, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten über mögliche Lösungen sprechen. Ihr Vorgesetzter kann vielleicht durchsetzen, was Sie im Personalgespräch gesagt haben.

Eine andere Lösung könnte ein gemischter Arbeitsplan sein, bei dem Sie zum Teil zu Hause und zum Teil im Büro arbeiten.

Wenn es wirklich schlimm ist, muss Ihr Vorgesetzter vielleicht mit den Leuten sprechen, die Sie ständig unterbrechen oder sich in Ihre Privatsphäre einmischen. Wenn Sie eine gute Arbeitskraft sind, sollte Ihr Chef Ihr Bedürfnis nach einer gewissen „Nicht-Stören“-Zeit unterstützen, wenn Sie sie brauchen.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Und schließlich sollten Sie sich selbst in Augenschein nehmen. Respektieren Sie die Bedürfnisse der anderen? Wenn Sie das nicht tun, warum sollten sie dann Ihr Bedürfnis respektieren, nicht gestört zu werden? Das gilt natürlich in beide Richtungen.

Vielleicht sollten Sie sich auch überlegen, wie Sie Ihren Tag strukturieren. Könnten Sie Ihren Tagesablauf so gestalten, dass Sie sich mit dem Rest Ihres Teams „synchronisieren“, wenn Sie Ruhe brauchen? Oder möchten Sie Ihre „Bitte nicht stören“-Zeit zu einem völlig ungünstigen Zeitpunkt haben?

Manchmal müssen wir herausfinden, ob wir selbst Teil des Problems sind, und sicherstellen, dass wir nicht anderen die Schuld dafür geben, dass wir keine ruhige Zeit haben können.

Und vor allem: Versuchen Sie, Ihren Sinn für Humor zu bewahren. Es gibt schon genug Dramen im Büro, es macht also keinen Sinn, sie noch zu verstärken. Es ist das Büro, nicht Ihr Zuhause, und manche Dinge liegen außerhalb unserer Kontrolle.