Ist es unhöflich, jemanden nicht zurückzurufen?

Bringen wir es auf den Punkt und beantworten die Frage: „Ist es unhöflich, jemanden nicht zurückzurufen“? JA.

Egal, ob es sich um berufliche, geschäftliche oder private Anrufe handelt, egal, um welche Situation es sich handelt, jemanden nicht zurückzurufen, hat einen negativen Einfluss.

Dieser Beitrag erklärt die Gründe, warum das Nichtzurückrufen von Anrufen zu einem schlechten Eindruck führen kann.

Geschäftsanrufe

E-Mails, Textnachrichten oder Chat-Dienste sind andere Möglichkeiten der Kommunikation. Für Unternehmen ist ein Telefonanruf immer noch der effektivste Weg, um mit potenziellen Kunden und den Mitarbeitern eines Unternehmens zu kommunizieren. Es ist die Form der Kommunikation, die einem persönlichen Gespräch am nächsten kommt.

Aber nicht immer können Telefonanrufe in einer Büroumgebung entgegengenommen werden, vor allem bei den geschäftigen Aufgaben des Tages.

Für alle Geschäftsinhaber und Mitarbeiter ist es wichtig, dies zu bedenken: Es ist nicht nur unhöflich, jemanden nicht zurückzurufen, sondern es kann auch einen potenziellen Einkommensverlust bedeuten.

Betrachten Sie einen verpassten Anruf als eine verpasste Geschäftschance. Es ist so, als ob Sie Ihren Kunden in Ihrem Geschäft nicht bewirten können, obwohl Sie wissen, dass er Sie anruft.

Ein verpasster Telefonanruf ist eine verpasste Gelegenheit

Es ist sicher schwer, mit der Arbeit zu jonglieren und am Schreibtisch zu sitzen und Anrufe entgegenzunehmen, aber das ist Teil des Geschäfts. Wenn Sie beschäftigt sind, ist das verständlich. Aber bedenken Sie, dass Ihre potenziellen Kunden auch beschäftigt sind. Sie haben nicht den ganzen Tag Zeit, darauf zu warten, dass Sie sie zurückrufen. In erster Linie wissen sie, dass sie Optionen haben.

Wenn Sie nicht in der Lage sind, ihre Anfrage bei ihrem ersten Anruf zu beantworten, rufen sie eher Ihren Konkurrenten an. Einem Branchenexperten zufolge sollten Unternehmen mindestens nach 15 Minuten, höchstens aber nach einer Stunde zurückrufen. Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, führt dies zu einem potenziellen Kundenverlust.

Was wäre, wenn es ein 1-Millionen-Dollar-Geschäft wäre, das einfach aus dem Fenster fliegt? Sie würden es nicht bedauern, einen Geschäftsabschluss zu verlieren, weil Sie einen Anruf nicht erwidern konnten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie diesen Wert auch Ihren Mitarbeitern vermitteln.

Voicemail oder automatische Nachrichten

Zum Glück gibt es Sprachnachrichten oder automatische Textnachrichten, um die Höflichkeit zu wahren, wenn Sie einen Anruf nicht entgegennehmen können. Achten Sie nur darauf, förmliche Begrüßungen zu verwenden und es nicht so klingen zu lassen, als würden Sie erwarten, dass nur Ihre besten Freunde Ihre Voicemail abhören. Dies gilt vor allem für Personen, die ihre persönliche Telefonnummer bei der Arbeit oder für ihr Geschäft verwenden.

Für Sprachnachrichten können Sie etwas sagen wie,

„Hallo, danke für den Anruf. Hier ist Charlie Brown von Peanut Inc. ich kann gerade nicht ans Telefon gehen, aber bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer und Ihre Nachricht. Ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Machen Sie es gut!“

Auf diese Weise wissen sie, dass sie mit einem Profi sprechen und sie würden es zu schätzen wissen, wenn Sie ihnen versichern, dass Sie bald zurückrufen werden.

Es wird gesagt, dass einige Kunden auf einen Rückruf warten würden, wenn dies nicht geschieht, verlieren sie das Vertrauen in das Unternehmen und werden mit geringerer Wahrscheinlichkeit versuchen, ihre Produkte und Dienstleistungen in Zukunft in Anspruch zu nehmen.

Wenn Sie für ein paar Tage nicht erreichbar sein werden, z. B. wenn Sie verreisen, sollten Sie dies ebenfalls in Ihrer Voicemail vermerken. Geben Sie nach Möglichkeit auch andere Möglichkeiten an, Sie zu erreichen, z. B. eine E-Mail-Adresse.

Denken Sie daran, dass es unhöflich wäre, nicht zurückzurufen, auch wenn Sie eine Voicemail oder eine automatische Nachricht haben. Es ist auch am unwahrscheinlichsten, dass potenzielle Kunden einen Folgeanruf tätigen, wenn sie keine Antwort von Ihnen erhalten haben.

Ihre Konkurrenten sind nur eine Google-Suche entfernt und sie werden sie höchstwahrscheinlich anrufen.

Verpasste Anrufe

Angenommen, Sie haben den Anruf zurückgenommen und der Kunde ist diesmal nicht erreichbar, was werden Sie tun?

Erstens, sich entschuldigen, weil Sie den Anruf nicht entgegennehmen können.

Zweitens, wenn sie nicht zu sprechen sind, informieren Sie sie über Ihr Datum und die Uhrzeit, zu der Sie für ein Gespräch zur Verfügung stehen.

Drittens, wenn sie nicht in der Lage sind, zurückzurufen, sollten Sie einen Folgeanruf tätigen.

Viertens: Wenn ein Telefonanruf unmöglich zu terminieren ist, versuchen Sie es mit anderen Formen der Kommunikation, z. B. per E-Mail.

Vielleicht haben Sie den Anruf nicht angenommen, aber zumindest waren Sie nicht unhöflich und haben alles getan, was Sie können, um Ihren potenziellen Kunden zu erreichen.

Haben Sie ein System für Rückrufe

Egal, ob Sie einen Mitarbeiter haben, der diese Aufgabe übernimmt, oder ob Sie dies selbst tun müssen, haben Sie ein organisiertes System, wenn Sie Rückrufe tätigen. Hier ist, was Sie tun müssen:

• Besorgen Sie sich einen Stift und Papier.
• Hören Sie sich alle Sprachnachrichten nacheinander an.
• Listen Sie die Details in jeder Voicemail auf (Name, Kontaktnummer und der Grund des Anrufs).
• Bereiten Sie Antworten auf eventuelle Nachfragen vor (z.B. ein Kunde fragte nach dem Preis eines Produkts, rufen Sie am besten vorbereitet an).
• Tätigen Sie den Rückruf.
• Stellen Sie sich höflich vor, sagen Sie etwa: „Hallo, mein Name ist Charlie Brown von Peanut Inc. Sie haben vorhin wegen des Preises unserer Pralinen angerufen. Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf nicht früher entgegennehmen konnte. Der Preis für unsere Schokolade beträgt 1 $. Kann ich Ihnen sonst noch irgendwie helfen?“
• Machen Sie dann Ihr Verkaufsgespräch und versuchen Sie, das Geschäft abzuschließen.
• Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht zu viel Zeit lassen, wenn Sie viele Kunden zurückrufen müssen.

Nicht registrierte Telefonnummern

Nicht alle Menschen werden die Anrufe von nicht erkannten Telefonkontakten annehmen. Das ist eine Tatsache und das ist auch verständlich.

Aber wenn Sie ein Geschäft besitzen, versuchen Sie, Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen und es ist eine Selbstverständlichkeit, dass Sie Ihre Kontaktnummer veröffentlichen, damit jeder Sie leicht anrufen kann.

Wenn Sie Ihre persönliche Nummer für Ihr Geschäft verwenden, müssen Sie immer damit rechnen, dass Sie Anrufe von nicht registrierten Kontakten erhalten. Das können potenzielle Kunden, Telefonverkäufer, Betrüger oder vielleicht Freunde sein, wer weiß?

Deshalb ist es immer am besten, eine Grenze zu ziehen und Ihre Arbeit von Ihrem Privatleben zu trennen. Unabhängig davon, wer anruft, ist es unhöflich, den Anruf nicht anzunehmen.

Wenn Sie Zweifel haben, den Anruf anzunehmen und Sie nicht der Typ sind, der sich auf ein Gespräch mit einer unbekannten Nummer einlässt, können Sie vielleicht eine Textnachricht senden und fragen, wer der Anrufer ist. Auf diese Weise werden Sie nicht in ein unangenehmes Gespräch verwickelt und gleichzeitig entgehen Ihnen keine potenziellen Kunden.

Was Kunden fühlen, wenn sie keinen Rückruf erhalten

Für Kunden ist es unangenehm und entmutigend, wenn sie keinen Rückruf erhalten. Auch sie haben ihren Alltag und auch sie sind beschäftigt. Wenn sie nicht zurückgerufen werden, obwohl sie eine Voicemail hinterlassen haben, ist das noch schlimmer und sie werden das Gefühl haben, dass sie ihre Kunden nicht wertschätzen.

Wer würde schon das Produkt oder die Dienstleistungen eines Unternehmens in Anspruch nehmen wollen, das den ersten Eindruck hinterlässt, dass es den einzelnen Kunden nicht wertschätzt? Deshalb beginnt „Kundenservice“ schon vor dem ersten Gespräch. Geben Sie Ihren Kunden immer das Gefühl, ein VIP zu sein, auch wenn sie nichts bei Ihnen gekauft haben.

Kunden wissen, dass sie sich jederzeit woanders umsehen können. Ihr Vorteil muss Ihr herausragender Kundenservice sein und das beginnt mit einem Telefonanruf.

In der Dienstleistungsbranche gibt es sogar eine Regel: Antworte beim oder vor dem dritten Klingeln.

Das nennt man die Drei-Klingel-Regel und danach leben die großen Unternehmen. Kein Wunder, dass sie an der Spitze stehen und ein großes Unternehmen geworden sind.

Persönliche Anrufe

Wenn es um geschäftliche und arbeitsbezogene Anrufe geht, kann das unhöflich und unprofessionell sein und zu Einkommensverlusten führen. Aber wenn es um persönliche Anrufe von Freunden und Familie geht, ist das eine andere Geschichte.

Persönliche Anrufe nicht zu beantworten ist unhöflich, verletzend, impliziert einen Mangel an Respekt, kann den Eindruck erwecken, dass Sie unwissend sind, oder ist vielleicht ein Zeichen von Missachtung.

Familie und Freunde

Ihre Familie und Freunde sind eher mit Ihrem Tagesablauf vertraut und wenn Sie nicht in der Lage sind, einen Anrufer zurückzurufen, selbst wenn Sie keine Zeit haben, kann das die falsche Botschaft vermitteln. Noch schlimmer ist es, wenn sie sehen, dass Sie auf Ihren Social-Media-Accounts aktiv sind, aber Sie haben sich nie die Mühe gemacht, sie zurückzurufen – das ist schlichtweg unhöflich.

Versetzen Sie sich einfach in den Schuh der anderen Person, wie würde es sich anfühlen, wenn jemand Ihren Anruf nicht erwidert oder Ihnen nach 24 Stunden nicht einmal eine Textnachricht geschickt hat? Ich wette, dass Sie sich auch schlecht fühlen würden.

Außerdem rufen Ihre Freunde oder Familienmitglieder normalerweise an, um nach Ihnen zu sehen, Sie zu einem Treffen einzuladen oder Sie vermissen Sie einfach. Die Tatsache, dass sie sich zuerst gemeldet haben, ist eine nette Geste der Fürsorge Ihnen gegenüber. Nicht in der Lage zu sein, ihre Sorge um Sie durch einen Rückruf zu erwidern, wird als unhöflich angesehen.

Nicht zurückrufen nach einem Date

Angenommen, Ihr Date ruft Sie nach einem Date am nächsten Tag an, aber Sie rufen nicht zurück. Wäre das unhöflich? Ja, es ist unhöflich, weil es den Eindruck erweckt, dass Sie nicht an der Person interessiert sind und es wird kein zweites Date geben.

Fazit

Unabhängig davon, ob es sich um einen geschäftlichen oder privaten Anruf handelt, unabhängig von Rasse, Alter oder Kultur, gilt es als unhöflich, einen Anruf nicht zu erwidern. Machen Sie es sich von nun an zur Gewohnheit, Anrufe immer zu beantworten. Noch besser ist es, wenn Sie alle Anrufe annehmen, die Sie erhalten.