Es kommt vor, dass Kunden Sie bitten, zusätzliche Arbeit für sie zu übernehmen. Es ist wichtig, ihnen höflich und professionell mitzuteilen, dass die zusätzliche Arbeit mehr kosten wird, wenn Sie sie übernehmen können. Wenn Ihr Arbeitspensum es nicht zulässt, lehnen Sie respektvoll ab, damit Sie bei anderen Kunden nicht den Anschluss verlieren.
Um einem Kunden mitzuteilen, dass zusätzliche Arbeit mehr kostet, genügt eine kurze Nachricht, in der Sie die Gründe offen und ehrlich beschreiben: „Aufgrund des zusätzlichen Zeit- und Materialaufwands entstehen Mehrkosten in Höhe von 1.000 Euro.“
Es sollte Ihnen nicht unangenehm sein, Kunden mitzuteilen, dass zusätzliche Arbeit mehr kostet. Wenn sie die Beziehung respektieren, werden sie verstehen, dass das, was sie von Ihnen verlangen, mit mehr Zeit und/oder Ressourcen verbunden ist.
Lassen Sie sich nicht ausnutzen, nur weil Sie eine laufende Geschäftsbeziehung mit ihnen haben. Das kann zu Spannungen auf Ihrer Seite und sogar zu Unmut führen.
Seien Sie offen, ehrlich und professionell mit den Details, die Sie ihnen mitteilen.
Halten Sie es professionell
Seien Sie höflich und professionell, wenn Sie einem Kunden mitteilen, dass zusätzliche Arbeit mehr kostet. Seien Sie nicht verärgert oder wütend darüber. Auf diese Weise können Sie die Beziehung zu Ihrem Kunden ausbauen, solange er Sie für die zusätzliche Arbeit, die Sie für ihn übernehmen, angemessen entschädigt.
Vielleicht sind Sie entsetzt darüber, dass man von Ihnen erwartet, dass Sie diese Arbeit ohne Entschädigung erledigen, aber lassen Sie sich dadurch nicht in einen heftigen Streit mit ihnen verwickeln!
Was Sie sagen sollten:
„Danke, dass Sie mich gebeten haben, diese zusätzliche Arbeit für Sie zu übernehmen. Aufgrund des hohen Zeitaufwands werden dafür zusätzliche Kosten anfallen.“
„Ich weiß es zu schätzen, dass Sie an mich gedacht haben, um diese zusätzliche Arbeit für Sie zu erledigen. Es wird mehr Ressourcen erfordern, daher kann ich es nicht kostenlos machen.“
„Ich würde diese zusätzliche Arbeit gerne für Sie übernehmen und bin bereit, die Bezahlung dafür zu besprechen.“
„Da es sich um zusätzliche Arbeit handelt, die über den Rahmen dessen hinausgeht, wofür wir einen Preis festgelegt haben, müssen wir auch über die Bezahlung dieser Arbeit sprechen.“
„Möchten Sie, dass ich Ihnen einen Kostenvoranschlag für diese zusätzliche Arbeit mache, oder haben Sie schon ein Angebot, das ich prüfen kann?“
Erklären Sie Ihre Beweggründe
Wenn Sie befürchten, dass der Kunde Sie für geldgierig hält, lassen Sie diese Gedanken los. Jeder, der in der Wirtschaft tätig ist, sollte verstehen, dass die zusätzliche Zeit oder die zusätzlichen Ressourcen, die für diese Arbeit benötigt werden, angemessen vergütet werden müssen.
Vielleicht fühlen Sie sich besser, wenn Sie Ihre Argumente erläutern, aber fassen Sie sich kurz. Es soll nicht so klingen, als würden Sie sich dafür entschuldigen, dass Sie verlangen, was Sie wert sind.
Was Sie sagen sollten:
„Aufgrund des zusätzlichen Zeitaufwands, den diese Arbeit für das Projekt erfordert, erhöht sich der Preis dafür um (Betrag eingeben).“
„Zusätzliche Materialien und Zeit sind erforderlich, um diese zusätzliche Arbeit zu übernehmen. Ich bin gerne bereit, diese Arbeit für Sie zu erledigen, aber die Kosten werden sich erhöhen. Eine Aufschlüsselung dieser Mehrkosten finden Sie unten.“
„Ich werde mir auf jeden Fall Zeit nehmen, um diese zusätzliche Arbeit für Sie zu erledigen. Der zusätzliche Preis ist wie folgt (fügen Sie dann die Informationen ein).“
„Vielen Dank, dass Sie mich gebeten haben, mehr Arbeit für Sie zu übernehmen, ich weiß die Gelegenheit zu schätzen. Sie werden sicher verstehen, dass sich dadurch der Preis, den wir für das Projekt vereinbart haben, ändert.“
„Sicher, ich bin gerne bereit, diese Arbeit für Sie zu demselben Satz zu übernehmen, den wir für die anderen von mir durchgeführten Projekte vereinbart haben.“
Machen Sie ihnen ein Angebot
Leiten Sie den Kunden auf den richtigen Weg, indem Sie ihm ein Angebot machen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie die Arbeit gerne machen und wie hoch die Bezahlung Ihrer Meinung nach sein sollte.
Dann ist es an den Kunden, Ihnen zu antworten. Entweder lehnen sie die Zahlung ab, stimmen Ihren Bedingungen zu oder unterbreiten Ihnen ein Gegenangebot, das Sie prüfen können.
Was Sie sagen sollten:
„Hallo, ich sehe kein Angebot über den Preis für die zusätzlichen Arbeiten. Ich würde Ihnen gerne dieses Angebot für die anfallenden Kosten unterbreiten. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie es annehmen, und wenn ja, kann ich die Arbeit planen.“
„Halten Sie (Betrag eingeben) für einen angemessenen Preis für diese zusätzlichen Arbeiten?“
„Ich möchte Ihnen ein Angebot für diese Arbeit zum Preis von (Kosten eingeben) machen. Ich denke, dass dies ein fairer Preis für die Kosten der Zeit und der Ressourcen ist, die für die Ausführung der Arbeit benötigt werden.“
„Sind Sie bereit, einen zusätzlichen Betrag (Betrag eingeben) für diese zusätzliche Arbeit zu veranschlagen? Wenn ja, werde ich dies zu meinem Arbeitspensum hinzufügen.“
„Nach meinen Berechnungen wird die Zahlung von (Betrag eingeben) die Kosten für diese Arbeit decken. Sind Sie damit einverstanden?“
Können Sie verhandeln?
Bevor Sie ein Angebot unterbreiten, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie Ihren Spielraum kennen. Können Sie verhandeln, wenn der Bewerber einen niedrigeren Betrag anbietet? Wie hoch ist der Betrag, den Sie für den Auftrag akzeptieren können, ohne sich selbst zu schaden?
Bei einem ausgezeichneten Kunden kann es sein, dass er nicht in der Lage ist, mehr als einen bestimmten Betrag zu zahlen. Wollen Sie die Arbeit zu diesem Preis erledigen oder den Auftrag ablehnen?
Lassen Sie den Kunden nicht wissen, ob Sie verhandeln können oder nicht, wenn Sie ihm ein Angebot machen und ihm mitteilen, dass er für zusätzliche Arbeit mehr zahlen muss.
Sie können darauf antworten, wenn sie Ihr Angebot nicht annehmen und Ihnen ein Gegenangebot machen. Wenn sie mit den von Ihnen genannten Kosten einverstanden sind, können Sie ohne Weiteres weiterarbeiten.
Was Sie sagen sollten:
„Das Angebot, das Sie mir unterbreiten, liegt unter dem Wert der Arbeit, aber ich weiß die Arbeit zu schätzen, die Sie mir anbieten. Ich verstehe auch, dass Ihr Budget Sie daran hindert, den von mir geforderten Betrag zu zahlen. Ich werde mich bereit erklären, die zusätzliche Arbeit diesmal zu einem niedrigeren Preis zu erledigen. Bei weiteren Aufträgen wird mir das allerdings nicht mehr möglich sein.“
„Ich habe über Ihr Gegenangebot nachgedacht und bin damit einverstanden, die beschriebene Arbeit für diesen Betrag auszuführen. Meine Entscheidung beruht auf unserer gemeinsamen Arbeitserfahrung und der Tatsache, dass Sie Ihre Rechnungen immer pünktlich bezahlen.“
„Ich verstehe, dass die Budgets zur Zeit knapp sind. Ich werde die Arbeit zu dem von Ihnen genannten Preis ausführen, als einmalige Gefälligkeit, um Ihr Unternehmen voranzubringen.“
„Obwohl Ihr Preis unter dem Wert der Arbeit liegt, werde ich sie diesmal für diesen Betrag erledigen. Ich möchte Ihrem Unternehmen helfen, erfolgreich zu sein, und werde einen Teil meiner Zeit dafür opfern.“
„Der Preis ist niedriger als die Arbeit wert ist, aber ich werde sie dieses Mal für Sie erledigen. Für diesen Preis kann ich keine weiteren Projekte durchführen.“
Das Angebot ablehnen
Sie sind nicht verpflichtet, zusätzliche Arbeit für einen Kunden anzunehmen, vor allem dann nicht, wenn dieser nicht bereit ist, dafür zu bezahlen, oder wenn er nicht genug dafür bezahlen will. Vielleicht haben Sie einfach keine Zeit, die Arbeit für den Kunden zu erledigen, egal wie hoch die Bezahlung sein könnte.
Die Ablehnung des Angebots sollte professionell erfolgen. Schicken Sie immer eine Antwort, ignorieren Sie die Anfrage nicht.
Was Sie sagen sollten:
„Es tut mir leid, aber nach reiflicher Überlegung kann ich es nicht rechtfertigen, die zusätzliche Arbeit ohne zusätzliche Bezahlung zu erledigen. Es kostet zu viel Zeit und zu viele Ressourcen, diese Aufgabe zu erledigen, die für mich keinen Wert hat.“
„Es ist mir nicht möglich, die Arbeit für den Betrag, den Sie dafür bezahlen können, zu erledigen. Ich danke Ihnen für Ihre Anfrage und hoffe, dass Sie jemanden finden, der diese Aufgabe übernimmt.“
„Mein Terminkalender ist zu voll, um im Moment zusätzliche Arbeit zu übernehmen. Ich danke Ihnen.“
Zeigen Sie Wertschätzung für die Beziehung
Unabhängig davon, welche Entscheidung Sie treffen, ob das von Ihnen unterbreitete Angebot angenommen oder abgelehnt wird, müssen Sie Ihre Wertschätzung für die Beziehung zum Ausdruck bringen.
Hoffentlich versucht man nicht, Sie dazu zu drängen, die Arbeit für sie zu erledigen, sonst werden Sie in Zukunft keine Aufträge mehr erhalten. Auch wenn Sie darüber gestresst sind, brauchen Sie keine Kunden, die Sie so behandeln!
Was Sie sagen sollten:
„Ich schätze unsere Beziehung und hoffe, dass wir weiterhin zusammenarbeiten können. Es tut mir leid, dass es für mich nicht möglich war, dieses zusätzliche Projekt für Sie zu diesem Zeitpunkt zu übernehmen.“
„Einer der Gründe, warum ich Ihr Gegenangebot angenommen habe, ist, dass ich die Arbeit, die Sie mir gegeben haben, sehr schätze. Ich schätze die Kommunikation und die Flexibilität, die wir haben, und wünsche mir, dass dies so bleibt.“
„Es tut mir leid, dass dieses zusätzliche Projekt für uns nicht funktionieren wird. Ich freue mich auf die zukünftige Arbeit mit Ihnen. Ich arbeite gerne an diesen Aufgaben.“
„Vielen Dank für all die Arbeit, die Sie für mich erledigen und für die pünktliche Bezahlung. Es bleibt nicht unbemerkt, dass Ihr Unternehmen ethisch und respektvoll ist.“
„Ich bin sicher, Sie verstehen, dass ich diese Menge an zusätzlicher Arbeit nicht leisten kann, ohne mehr Geld dafür zu bekommen. Ich hoffe, dies wird unsere Zusammenarbeit nicht beeinträchtigen.“
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.
