Was man in einer persönlichen Mailbox-Ansage sagen sollte

Auf Ihrem Telefon kann zu jeder Zeit jemand anrufen. Ihre Mailbox ist wie ein virtueller Assistent, der für Sie einspringt, wenn Sie nicht erreichbar sind.

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Begrüßung zu haben, die zu Ihrer persönlichen Marke passt. Auch Ihre Freunde und Verwandten sollten auf eine Weise begrüßt werden, die Ihre Werte widerspiegelt.

Begrüßungsvorlage für die persönliche Mailbox

Eine gute Nachricht für Ihre Mailbox besteht aus fünf aufeinanderfolgenden Komponenten:

• Ihre übliche Begrüßung
• Ein kurzer Satz, dass Sie im Moment nicht telefonieren können
• Eine Aufforderung, den Grund des Anrufs zu nennen
• Das Versprechen, dass Sie sich bald zurückmelden werden
• Ein kurzes: Dankeschön & Auf Wiedersehen

Zum Beispiel:

„Hallo, es tut mir leid, aber ich kann Ihren Anruf nicht entgegennehmen. Würden Sie bitte den Grund oder das Anliegen Ihres Anrufs nennen? Ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Vielen Dank und auf Wiederhören.“

Seien Sie höflich

Höflichkeit hilft, Konflikte zu vermeiden. Höflichkeit in Ihrer Nachricht trägt auch dazu bei, zukünftige Kommunikation zu fördern. [1]

Begrüßen Sie Ihre Anrufer so höflich, wie Sie es von Angesicht zu Angesicht tun würden. Bleiben Sie bei der Art der Begrüßung, die Sie normalerweise verwenden würden.

Wenn der Anrufer beispielsweise daran gewöhnt ist, von Ihnen „Hallo“ zu hören, wechseln Sie nicht zu etwas anderem.

Wenn Sie eine Begrüßung verwenden, die stark von Ihrer typischen Begrüßung abweicht, kann das verwirrend sein. Manche fragen sich vielleicht sogar, ob sie die richtige Nummer anrufen.

Formulierungen, die von guten Umgangsformen zeugen, tragen dazu bei, dass Ihre Anrufer einen guten Eindruck von Ihnen gewinnen. Das Hinzufügen von „Bitte“ und „Danke“ zu Ihren Worten kann Ihre Nachricht angenehmer machen. Verwenden Sie diese zusammen mit Begrüßungen wie „Guten Tag“.

Sie könnten sagen:

„Hallo, ich bin nicht verfügbar, um Ihren Anruf entgegenzunehmen.“

„Hallo. Ich bin gerade nicht in der Nähe des Telefons.“

„Danke für Ihren Anruf.“

Sagen Sie nicht einfach: „Hinterlassen Sie eine Nachricht“, „Sprechen Sie“ oder „Sagen Sie mir, warum Sie angerufen haben“.

Verwenden Sie generische Begrüßungen

Manche Ansagen sind nur zu einer bestimmten Tageszeit angebracht. So ist zum Beispiel die Ansage „Guten Abend“ auf Ihrer Mailbox im Allgemeinen keine gute Idee. Wenn ein Anrufer versucht, Sie früh am Morgen zu erreichen, wäre eine neutrale Begrüßung angemessener.

Anstelle von „Guten Morgen“ könnten Sie zum Beispiel sagen:

„Hallo. Sie haben Trisha erreicht.“

„Hallo. Hier ist John.“

„Hier ist Pablo. Danke für Ihren Anruf.“

Seien Sie freundlich

Verfassen Sie Ihre persönliche Nachricht immer zu einem Zeitpunkt, an dem Sie gut gelaunt sind. Wenn Sie schlecht gelaunt sind, während Sie Ihre Nachricht aufzeichnen, könnten sich Ihre Gefühle auf den Ton Ihrer Nachricht auswirken.

Versuchen Sie zu lächeln, während Sie Ihre Nachricht aufzeichnen.

Wenn Sie lächeln, während Sie mit einer Person am Telefon sprechen, wirkt sich das auf Ihren Tonfall aus. Wenn Sie lächeln, während Sie Ihre Nachricht aufzeichnen, wird dies ebenfalls dazu beitragen, dass Ihre Nachricht angenehmer klingt.

Ermutigen Sie Ihre Freunde zu sagen, warum sie angerufen haben

Wenn jemand anruft, weil er eine Adresse braucht, können Sie ihm die Adresse einfach per Textnachricht schicken, anstatt zurückzurufen.

Genauso könnte ein Freund anrufen, um Sie an einen Termin zu erinnern. Jemand anderes könnte anrufen, um Ihnen die benötigten Informationen zu geben. All dies kann in der Nachricht mitgeteilt werden, und Sie müssen nicht unbedingt zurückrufen, um die Details zu erfahren. Stattdessen können Sie auf der Grundlage der Nachricht sofort Maßnahmen ergreifen.

Bitten Sie den Anrufer immer, den Grund seines Anrufs zu nennen. So können Sie Zeit sparen.

Sie könnten sagen:

„Hallo. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht.“

„Hallo, hier ist Karen. Ich kann Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen. Bitte teilen Sie mir mit, warum Sie angerufen haben.“

„Hier ist Kibwe. Danke für Ihren Anruf. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht nach dem Signalton.“

Sie sollten Ihren Freund schließlich zurückrufen. Das gehört zum guten Ton. Sie können ihm auch eine Textnachricht schicken oder ihn auf andere Weise wissen lassen, dass Sie seine Nachricht erhalten haben. Im Idealfall sollten Sie sich so schnell wie möglich wieder bei ihm melden. [2]

Kommen Sie schnell auf den Punkt

Bei manchen Menschen dauert die Begrüßung auf der Mailbox mehrere Minuten. Es ist nicht fair, davon auszugehen, dass der Anrufer viel Zeit zur Verfügung hat. Er muss vielleicht schnell eine Nachricht hinterlassen, und es kann unangenehm sein, während einer langen Ansage warten zu müssen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Begrüßung kurz und prägnant ist. Sie können es nett oder interessant machen, ohne viel Zeit mit Reden zu verbringen. Ihre Anrufer werden es zu schätzen wissen, dass Sie sich Gedanken gemacht haben, ohne von der Länge der Begrüßung abgelenkt zu werden.

Wenn Sie zum Beispiel Musik in Ihrer Nachricht verwenden möchten, brauchen Sie nur einen kurzen Clip abzuspielen. Schon fünf Sekunden des Songs, den Sie verwenden möchten, können wirkungsvoll sein, und es ist viel besser, als zwei Minuten desselben Liedes abzuspielen. Denken Sie daran, dass Ihnen das Lied vielleicht gefällt, Ihr Gesprächspartner aber vielleicht nicht so begeistert ist.

Ein Anruf könnte geschäftlich bedingt sein

In der Regel sind es Freunde und Verwandte, die Sie unter Ihrer persönlichen Nummer anrufen. Daher werden Sie Ihre persönliche Begrüßung manchmal an diese Erwartung anpassen. Das ist jedoch nicht immer eine gute Idee.

Manchmal hat die Person, die Ihre Nummer anruft, ein geschäftliches Ziel vor Augen.

Zum Beispiel könnte Ihre Hochschule oder sogar Ihr Unternehmen anrufen. Wenn Sie Bewerbungen verschickt haben, könnte ein potenzieller Arbeitgeber anrufen.

In jedem dieser Fälle möchten Sie einen guten Eindruck hinterlassen. Verwenden Sie keine Schimpfwörter in Ihrer Begrüßung. Versuchen Sie, Hintergrundgeräusche, die ablenken könnten, zu vermeiden.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre gesamte Nachricht deutlich zu verstehen ist. Achten Sie auf Ihre Diktion und wählen Sie Ihre Worte immer sorgfältig. Wenn Sie Humor einbauen, achten Sie darauf, dass er geschmackvoll ist.

Geben Sie nicht zu viele Informationen preis

Jeder kann jederzeit auf Ihrem privaten Telefon anrufen. Ihre Nachricht sollte nicht sofort verraten, dass Sie drei Kinder, einen neuen Fernseher und zwei Autos haben.

Versuchen Sie auch, nicht versehentlich Informationen darüber weiterzugeben, wann Sie nach Hause kommen oder jeden Tag gehen.

Wenn Sie sich im Urlaub befinden und nicht zu Hause sind, ist es in der Regel keine gute Idee, diese Information in Ihrer Sprachnachricht mitzuteilen. Das kann Sie zur Zielscheibe für Personen machen, die böswillige Absichten haben. Einige Betrüger könnten sogar versuchen, Ihre Sprachnachrichten zu hacken. [3]

Manche Menschen sind so sicherheitsbewusst, dass sie es ganz vermeiden, ihren Namen zu nennen. Anstatt ihren Namen in der Begrüßung zu nennen, verwenden sie stattdessen ihre Rufnummer. Wer auch immer anruft, sollte die Nummer bereits haben. Die Angabe der Nummer in der Begrüßung bestätigt lediglich, dass die Person die richtige Nummer angerufen hat.

In diesem Fall könnte die Ansage lauten:

„Hallo. Sie haben 345-6789 angerufen.“

„Hallo. Sie haben 321-1234 angerufen. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht.“

„Hallo. Danke für Ihren Anruf bei 456-7891. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht.“

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Quellen:

[1]: https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/037821669090080W

[2]: https://dl.acm.org/doi/10.1145/3229434.3229468

[3]: https://www.lifewire.com/how-hackers-break-into-your-voicemail-2487528