Was sagen Sie, wenn Sie einen Anruf verpasst haben?

Es gibt Protokolle und gängige Phrasen, die in verschiedenen Bereichen der Gesellschaft häufig für verpasste Anrufe verwendet werden. Diese Phrasen helfen dabei, jegliche Sorge zu lindern, die eine Person möglicherweise empfindet, nachdem sie Sie nicht erreichen konnte.

Wenn Sie einen Anruf verpasst haben, stellen Sie sicher, dass Sie zeitnah mit einer kurzen Erklärung antworten, warum Sie nicht ans Telefon gehen konnten und dass es Ihnen leid tut. Konzentrieren Sie sich danach auf die Gegenwart und den ursprünglichen Grund des Anrufs.

Verletzte Gefühle besänftigen

Wenn uns jemand anruft, dann meist deshalb, weil er an uns gedacht hat. Das gilt sowohl für geschäftliche als auch für persönliche Beziehungen. Wenn jemand einen neuen Tisch kaufen möchte und Ihr Möbelhaus anruft, hat er sich für Sie entschieden und erwartet, dass Sie antworten. Ein Rückruf lässt ihn wissen, dass Sie an seinem Geschäft interessiert sind.

Wenn Sie den Anruf von jemandem verpassen, ist es wichtig, ihn wissen zu lassen, dass Sie ihn wertschätzen. Dies geschieht in der Regel durch eine Entschuldigung dafür, dass Sie den Anruf verpasst haben, egal was Sie sagen. Eine Entschuldigung erkennt die Verzögerungen an, die dadurch entstanden sind, dass Sie den Anruf nicht sofort entgegennehmen konnten. Sie hilft, verletzte Gefühle zu besänftigen.

In einem Artikel aus dem Jahr 2016 mit dem Titel „An Exploration of the Structure of Effective Apologies“ wurde ein Ausdruck des Bedauerns als wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Entschuldigung identifiziert. Dies ist im Geschäftsleben essentiell und deshalb entschuldigen sich die meisten Geschäftsleute, nachdem sie den Anruf von jemandem verpasst haben. Dies ist jedoch auch im Privatleben wichtig.

Untersuchungen von Kinga Kaleta et al. haben gezeigt, dass eine Entschuldigung einen Effekt auf die emotionale und entscheidungsbezogene Vergebung hat. Wenn jemandes Gefühle verletzt wurden, weil Sie nicht da waren, um mit ihm zu sprechen, als er ein offenes Ohr brauchte, oder er einen Notfall hatte und Sie nicht zur Verfügung standen, um ihm zu helfen, ist es gut, einfach zu sagen, dass es Ihnen leid tut, um seine Verletzung anzusprechen.

Sich zu entschuldigen, wenn man nicht abnehmen konnte, gibt ihm einen Grund zu verzeihen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Dinge, die Sie sagen können, wenn Sie den Anruf von jemandem verpassen:

„Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe.“

„Es tut mir leid, dass ich zu dieser Zeit nicht verfügbar war.“

„Tut mir leid, dass ich das Telefon nicht gehört habe.“

„Es tut mir leid, dass ich damals nicht sprechen konnte.“

„Es tut uns leid, dass wir Ihren Anruf nicht entgegennehmen konnten.“

„Es tut uns leid, dass unsere Kundenbetreuer zu diesem Zeitpunkt alle besetzt waren.“

Reagieren Sie rechtzeitig

Sowohl in geschäftlichen als auch in privaten Situationen ist es wichtig, rechtzeitig zu reagieren, wenn Sie einen Anruf verpasst haben. Wenn Ihre Unfähigkeit, auf einen Anruf zu reagieren, einen Schaden verursacht hat, ist es besser, so schnell wie möglich Ihr Bedauern auszudrücken, anstatt unnötig zu warten. Aber auch eine Entschuldigung, die erst nach langer Zeit ausgesprochen wird, ist besser als keine.

Wenn jemand wirklich verletzt ist, kann er diese Last jahrelang mit sich herumtragen. Manchmal kann das Nichtbeantworten eines Anrufs so verstanden werden, dass Sie dem Anruf weniger Priorität einräumen als etwas anderem in Ihrem Leben.

Während Sie vielleicht wirklich etwas zu tun haben, das dringender ist als die Annahme eines Anrufs, kann es einem Kunden das Gefühl geben, dass er nicht wichtig ist, wenn Sie damit beschäftigt sind, einen Tresen zu wischen, anstatt ihm Informationen über ein Produkt zu geben, das er braucht.

Ähnlich verhält es sich, wenn ein Freund anruft und Sie seinen Anruf wegen etwas Frivolem ignoriert haben, kann er sich verletzt fühlen. Wenn Sie das immer wieder tun, wird er den Wert der Freundschaft für Sie in Frage stellen. Wenn es Ihnen aufrichtig leid tut, dass Sie den Anruf verpasst haben, antworten Sie zeitnah.

Einen Grund angeben

Sie müssen nicht immer einen Grund angeben, warum Sie ihren Anruf verpasst haben. Das Wichtigste ist, dass Sie den Anrufer zurückrufen, und alles andere trägt nur zur Verbesserung der Interaktion bei. Es gibt jedoch Zeiten, in denen es sowohl für Sie als auch für den Anrufer von Vorteil ist, ihm mitzuteilen, warum Sie seinen Anruf nicht entgegennehmen konnten.

Einen Grund zu nennen, erinnert sie daran, dass sie Ihnen wichtig sind und dass Sie sie nicht einfach ignoriert haben, wenn sie sich Zeit für Sie genommen hätten.

Untersuchungen von Yubao Cui et al. zeigten, dass Entschuldigungen nach kompetenzbasierten Vertrauensverletzungen effektiver waren als solche nach integritätsbasierten Verletzungen. Jeder war schon einmal in der Situation, dass er etwas tat, das nicht unterbrochen werden konnte, und einen Anruf einfach nicht entgegennehmen konnte.

Die meisten Menschen können verstehen, wenn eine ansonsten kompetente Person in einer gegebenen Situation nicht zurechtkommt und einen Anruf verpassen muss. Wenn Sie den Anruf von jemandem verpassen und einen Grund nennen können, der ihm hilft, sich in Ihre Situation einzufühlen, wird er bereitwillig verzeihen.

Sie können sagen:

„Ich war im Auto, als Sie anriefen.“

„Ich war in einer Besprechung, als du angerufen hast.“

„Ich habe gerade das Baby gebadet, als Sie anriefen.“

„Wir hatten mehrere andere Anrufe in der Warteschleife und konnten Ihren Anruf zu diesem Zeitpunkt nicht entgegennehmen.“

„Wir hatten das Geschäft bereits geschlossen, als Sie anriefen.“

„Wir hatten Schwierigkeiten mit unseren Geschäftstelefonen und konnten die Kunden nicht klar verstehen.“

Konzentrieren Sie sich auf die Gegenwart

Wenn Sie jemanden zurückrufen, machen Sie das Beste aus dem Moment. Beschränken Sie negative Gefühle auf ein Minimum und entschuldigen Sie sich zwar, aber machen Sie den Anruf nicht zur Entschuldigung. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche des Anrufs, nämlich herauszufinden, warum jemand angerufen hat und was er mit Ihnen besprechen wollte.

Einige Kunden, Freunde, Familienmitglieder und Geschäftspartner werden sofort erkennen, dass Sie ihren Anruf wahrscheinlich nicht absichtlich verpasst haben. Das gilt vor allem dann, wenn Sie das nicht regelmäßig tun oder wenn Sie, wenn es doch einmal vorkommt, den Anrufer wissen lassen, dass Sie seinen Anruf schätzen und zu schätzen wissen.

Sie können sagen:

„Ich rufe Sie zurück.“

„Hi. Ich erwidere Ihren Anruf“

„Ich erwidere den Anruf, den ich verpasst habe.“

Mit diesen Worten geben Sie zu, dass Sie den Anruf verpasst haben.

Wenn Sie jemanden in Großbritannien oder einem anderen Land anrufen, könnte die Formulierung etwas anders lauten und Sie könnten auch sagen:

„I’m phoning you back.“

Je nachdem, wie formell die Situation ist, kann sich Ihre Formulierung ein wenig ändern. „I’m phoning you back“ wird normalerweise als weniger formell angesehen als „I’m returning your call“.

Es ist wichtig, sich auf die Gegenwart zu konzentrieren und darauf, was die Bedürfnisse der Person im Moment sind. Es kann sein, dass die Person immer noch mit Ihnen sprechen möchte, immer noch eine Frage hat, die Sie beantworten können, oder immer noch ein anderes dringendes Bedürfnis hat, auch wenn es eine Verzögerung zwischen dem ersten Anruf und Ihrer Antwort gegeben hat. Vergewissern Sie sich, dass es ihnen gut geht.

Sie können sagen:

„Wie geht es Ihnen? Ich habe Ihren verpassten Anruf gesehen.“

„Ich habe einen verpassten Anruf von Ihnen gesehen. Ist alles in Ordnung?“

„Ich habe gerade mein Telefon überprüft und deinen verpassten Anruf gesehen. Wie geht es dir?“

Verlegen Sie ein längeres Gespräch

Manchmal haben Sie vielleicht den Verdacht, dass eine Person nicht anruft, weil sie Sie um etwas bitten möchte. Vielleicht ruft sie einfach nur an, um herauszufinden, wie es Ihnen geht und um Sie daran zu erinnern, dass sie gerne Zeit mit Ihnen verbringt, auch wenn es nur am Telefon ist. In diesem Fall können Sie sie zwar nicht sofort zurückrufen, aber Sie können sie wissen lassen, dass Sie ihren verpassten Anruf gesehen haben und sie später zurückrufen werden.

Manchmal können Sie auch eine Textnachricht senden, um den Anrufer zu benachrichtigen. Sie können auch eine Nachricht auf seinem Telefon hinterlassen oder ihn anrufen, aber halten Sie das Gespräch kurz.

Sie können sagen:

„Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. War es dringend oder kann ich Sie später zurückrufen?“

„Entschuldigung, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Ich rufe Sie später an, um zu reden!„

„Ich habe Ihren verpassten Anruf gesehen. Ich rufe Sie heute Nachmittag zurück.“

Eine bessere Zeit für den Anruf vorschlagen

Manchmal ruft jemand gewohnheitsmäßig zu einer bestimmten Zeit an, weil es für ihn ideal ist. Für Sie ist diese Zeit jedoch möglicherweise nicht ideal. Vielleicht ruft er zu einer Zeit an, zu der Sie Termine haben und nicht ans Telefon gehen können. Sie rufen vielleicht sogar an, wenn Sie gerade Schwimmunterricht haben.

Wenn eine bestimmte Zeit für Sie aus irgendeinem Grund günstig ist, ist es gut, dies direkt mitzuteilen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sie schätzen und gerne mit ihnen sprechen, aber dass Sie das Telefon nicht in Ihrer Nähe haben, während Sie schwimmen.

Sie könnten sagen:

„Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf gestern verpasst habe. Samstags ist bei mir immer so viel los. „

„Tut mir leid, dass ich deinen Anruf verpasst habe. Da habe ich meine regelmäßige Schwimmstunde.“

„Tut mir leid, dass ich deinen Anruf heute Morgen verpasst habe. Wir haben versucht, die Kinder fertig zu machen und das Haus war wie ein Tornado.“

„Es tut mir leid, dass ich deinen Anruf gestern Abend verpasst habe.“

Es kann auch helfen, immer wieder die Botschaft zu verstärken, dass bestimmte Zeiten nicht gut für Sie sind, Sie aber ihren Anruf zu einem anderen Zeitpunkt begrüßen würden.

Es reicht nicht aus, ihnen einfach zu sagen, wann Sie wirklich beschäftigt sind. Das kann dazu führen, dass sie sich verwirrt oder unsicher fühlen. Sie wissen nicht, wann Sie beschäftigt sind oder wie Ihr Tag aussieht, und wenn sie zu einer anderen Zeit anrufen, könnten sie auf das gleiche Problem stoßen.

Lassen Sie sie wissen, wann Sie entspannter sind, weniger Herausforderungen haben, die Sie lösen müssen oder sich in einer weniger überfüllten Gegend befinden.

Heutzutage kann es für viele Menschen schwierig sein, einen Moment zu finden, der perfekt für ein Gespräch mit einem Freund ist. Sie können jedoch das Beste aus Ihren Telefongesprächen machen, indem Sie Anrufe zu Zeiten fördern, die für Sie idealer sind.

Wie man auf einen verpassten Anruf per Textnachricht reagiert

Die Antwort auf einen verpassten Anruf per Textnachricht sollte mit einer Entschuldigung starten und dann ihre präferierte Möglichkeit zum weiteren Vorgehen enthalten. Z.B.: „Wir konnten Ihren Anruf leider nicht entgegennehmen, da wir gerade in einem Kundengespräch sind. Wir werden Sie noch heute auf dieser Nummer zurückrufen. Viele Grüße.“

Sie müssen keine ausschweifenden Begründungen liefern, warum Sie nicht ans Telefon gegangen sind. Dies können Sie bei Bedarf später in Ihrem Gespräch nachholen. Die Textnachricht dient lediglich dazu, die andere Person wissen zu lassen, dass Sie den Anruf bemerkt haben und darauf so bald wie möglich reagieren werden.

Es ist völlig normal, dass Sie im Laufe des Tages immer wieder einen Anruf ignorieren müssen und dies ist natürlich auch Ihrem Anrufer klar. Um eine allgemeine Höflichkeit zu wahren ist es deshalb lediglich erforderlich, der anderen Person kurz Bescheid zu geben und etwas Wertschätzung für den Versuch des Anrufs entgegenzubringen.

Ist es unhöflich, einen Anruf nicht anzunehmen?

Einen Anruf nicht zu beantworten ist nicht unhöflich, da es viele Gründe geben kann, warum Sie gerade nicht telefonieren möchten. Hierzu zählen geschäftliche Termine, romantische Treffen oder allgemeine Freizeit Aktivitäten.

Stellen sie sich vor, Sie sind gerade mit Ihrem Patenkind auf dem Spielplatz während plötzlich das Telefon klingelt. Wenn Sie nur selten mit Ihrem Patenkind Zeit verbringen können, wäre es unpassend genau in dieser Zeit eine Telefonunterhaltung zu beginnen.

Es könnte auch sein, dass Sie gerade beim Sport sind und Ihr Telefon gar nicht bemerken. Oder Sie befinden sich in einer Besprechung auf der Arbeit und können keine weitere Unterhaltung beginnen.

Ein Anruf ist ein Versuch Sie zu erreichen, welcher immer aber auch eine gewisse Wahrscheinlichkeit hat, dass die andere Person nicht abnehmen wird. Das ist auch allgemein bekannt und akzeptiert.

Zurückrufen sollten Sie dennoch, sobald es Ihnen möglich ist, es sei denn Sie konnten die Gelegenheit anderweitig klären. Dann können Sie sich in jedem Fall sicher sein, dass Ihr Verhalten nicht unhöflich war.