Wie bittet man höflich um einen Telefonanruf?

Haben Sie schon einmal gezögert, jemanden um einen Anruf zu bitten, weil Sie befürchten, zu aufdringlich zu wirken?

In unserer digital geprägten Welt, in der Textnachrichten und E-Mails die Norm sind, ist die Kunst, um ein Telefongespräch zu bitten, zu einer nuancierten Fähigkeit geworden.

Lassen Sie uns herausfinden, wie man diese Kommunikationslücke taktvoll überbrückt und den Anruf zustande bringt, ohne dabei auf digitale Zehen zu treten.

Wirksame Formulierungen für die Bitte um einen Anruf in verschiedenen Kontexten

Beruflicher Kontext

1. Formelle Anfrage: „Kann ich einen Termin für ein Telefonat vereinbaren, um [Thema/Geschäftsangelegenheit] zu besprechen?“
2. Nachfassen: „Können wir einen Telefonanruf vereinbaren, um unsere Diskussion über [bestimmtes Thema] fortzusetzen?“
3. Dringende Angelegenheiten: „Ist es möglich, dass Sie heute an einem kurzen Telefonat teilnehmen, um eine dringende Angelegenheit zu [Thema] zu besprechen?“

Persönlicher Kontext

1. Gelegenheitsfreund: „Hey, hast du später Zeit für ein kurzes Gespräch am Telefon?“
2. Nahestehendes Familienmitglied: „Können wir heute mal kurz telefonieren? Ich würde gerne hören, wie dein Tag war.
3. Heikle Themen: „Ich denke, es wäre einfacher, am Telefon darüber zu sprechen. Wann ist ein guter Zeitpunkt für einen Anruf?“

Formelle Einstellungen

1. Networking: „Ich würde es begrüßen, wenn wir [Thema] weiter besprechen könnten. Wären Sie bereit, diese Woche ein Telefongespräch zu führen?“
2. Berufliche Höflichkeit: „Darf ich Sie im Anschluss an unser Treffen anrufen, um die nächsten Schritte zu besprechen?“

Informelle Einstellungen

1. Freunde: „Hey, hast du Zeit für einen Anruf? Ich habe ein paar aufregende Neuigkeiten zu erzählen!“
2. Bekannte: „Hättest du Lust, mal wieder zu telefonieren? Es wäre toll, sich auszutauschen.“

Sensible oder schwierige Gespräche

1. Heikle Angelegenheiten: „Es gibt etwas Wichtiges, das ich mit Ihnen besprechen muss. Gibt es einen guten Zeitpunkt für ein Telefonat?“
2. Entschuldigung oder Versöhnung: „Ich finde, wir sollten das am Telefon besprechen. Wann kann ich Sie anrufen?“

Interaktion mit Unternehmen oder Kunden

1. Kundenkontakt: „Können wir einen Termin vereinbaren, um Ihre Anforderungen im Detail zu besprechen?“
2. Projekt-Updates: „Ich würde Sie gerne über den Fortschritt des Projekts informieren. Wann wäre ein günstiger Zeitpunkt für ein Telefonat?

Kaltakquise oder neue Kontakte

1. Einleitung: „Hallo [Name], ich bin [Ihr Name] von [Unternehmen]. Wäre es möglich, ein kurzes Telefonat zu führen, um unsere Dienstleistungen vorzustellen?“
2. Networking: „Ich bin auf Ihr Profil gestoßen und bin von Ihrer Arbeit in [Bereich] beeindruckt. Könnten wir ein Telefongespräch über eine mögliche Zusammenarbeit führen?“

Notfälle oder dringende Situationen

1. Sofortige Aufmerksamkeit: „Diese Angelegenheit erfordert unsere sofortige Aufmerksamkeit. Können Sie sofort einen Anruf entgegennehmen?“
2. Krisenmanagement: „Wir müssen unsere Reaktion auf das jüngste Problem besprechen. Wann können Sie für einen dringenden Anruf zur Verfügung stehen?“

Wichtige Strategien für die Bitte um Telefonanrufe

1. Geben Sie den Menschen einen konkreten und ehrlichen Grund.
2. Denken Sie an die Bedürfnisse der anderen Menschen.
3. Nutzen Sie den richtigen Zeitpunkt.
4. Fragen Sie sich, ob das die richtige Person ist.
5. Seien Sie immer freundlich.
6. Nehmen Sie Ablehnung in Kauf, aber bestehen Sie darauf (bis zu einem gewissen Grad).
7. Vergessen Sie nicht, sich zu bedanken.

Es gibt einige allgemeine Regeln, die für jede Art von Situation gelten in der Sie um etwas bitten. Das heißt, Sie können diese Regeln verwenden, um jemanden um einen Gefallen zu bitten oder um Sie anzurufen. Dies kann in einem geschäftlichen Kontext, aber auch in einem eher privaten oder persönlichen Kontext verwendet werden.

1. Geben Sie den Menschen einen konkreten und ehrlichen Grund

Die Regel Nummer eins.

Laut einer Studie, die 1978 von Ellen Langer in Harvard durchgeführt wurde, ist es wahrscheinlicher, dass Sie etwas von jemandem bekommen, wenn Sie ihm einen Grund geben.

Ein Freiwilliger musste sich in die Nähe von jemandem begeben, der gerade einen Fotokopierer nutzen wollte und ihn bitten, das Gerät vor der anderen Person zu benutzen. Manchmal musste der Freiwillige einen Grund nennen, manchmal aber auch nicht.

Die Studie zeigte, dass mehr als 90 % der Menschen ihren Platz aufgaben, wenn ihnen ein Grund genannt wurde, selbst wenn dieser Grund lächerlich war.

2. Denken Sie an die Bedürfnisse der anderen Menschen

Denken Sie daran, dass Menschen Gründe haben können, uns einen bestimmten Gefallen nicht zu tun – z. B. uns anzurufen. Daher ist es sehr wichtig, diese Gründe vorher zu kennen, wenn es Ihnen möglich ist.

Dieser Punkt führt uns zu einer weiteren wichtigen Regel…

3. Nutzen Sie den richtigen Zeitpunkt

Bitten Sie niemals Leute, Sie anzurufen, die gerade in Eile sind oder ein Problem haben.

Wenn Sie zum Beispiel wollen, dass Ihnen jemand Geld leiht, bitten Sie ihn nicht um diesen Gefallen, wenn Sie wissen, dass er kürzlich in einer schwierigen wirtschaftlichen Situation war – und bitten Sie ihn nicht um einen Anruf, wenn Sie wissen, dass sein Haus gerade Feuer gefangen hat!

4. Fragen Sie sich, ob das die richtige Person ist

Wenn Sie möchten, dass jemand Sie anruft, ist es wichtig, dass Sie sich sicher sind, dass er/sie die richtige Person ist. Wenn es ums Geschäftliche geht, werden Sie versuchen, mit dem Vertriebsleiter über eine Dienstleistung zu sprechen, die Sie einem Unternehmen anbieten möchten.

5. Seien Sie immer freundlich

Die beste Methode, die Sie in diesem Fall anwenden können, um höflich zu sein, ist die positiven Eigenschaften der Person hervorzuheben.

Machen Sie ihm klar, dass er der Einzige ist, der Ihnen helfen kann, weil er genau das weiß, was Sie brauchen oder dass er der Beste ist, der das kann, was Sie brauchen.

Achten Sie auch darauf, die passenden Worte zu verwenden, wie „würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn…“ oder „wenn es für Sie möglich ist“. Und vergessen Sie nicht „Bitte“ und „Danke!“.

6. Nehmen Sie Ablehnung in Kauf, aber bestehen Sie darauf (bis zu einem gewissen Grad)

Nehmen Sie eine Ablehnung nie wie etwas Persönliches. Akzeptieren Sie sie wie etwas, das in jedem Bereich des Lebens passieren kann. Zeigen Sie, dass Sie ein verständnisvoller Mensch sind und lassen Sie immer die Möglichkeit offen, es noch einmal zu versuchen, bei einer besseren Gelegenheit.

7. Vergessen Sie nicht, sich zu bedanken

Sagen Sie mindestens dreimal Danke. Wenn Sie jemanden um eine Minute seiner wertvollen Zeit bitten:

• Sagen Sie „Danke“, wenn er Ihnen diese Minute schenkt.
• Sagen Sie „Danke“, wenn die Minute vorbei ist.
• Und sagen Sie „Danke“, wenn Sie den Anruf erhalten.

Wenn es Ihnen möglich ist und abhängig von der Art der Personen, die Sie um einen Anruf bitten, geben Sie ihnen eine Art Geschenk oder Präsent, um sie wissen zu lassen, wie sehr Sie ihre Aufmerksamkeit schätzen.

Falls Sie erfolgreich mit Ihrer Bitte waren, so finden Sie hier eine Anleitung wie Sie ein Telefongespräch je nach Situation am Besten beginnen können und hier wie Sie ein Telefongespräch wieder beenden können.

In einem geschäftlichen Kontext

Nun, da wir einige Richtlinien haben, wie wir uns verhalten sollen, wie wenden wir diese Regeln in einem geschäftlichen Kontext an?

Geschäftsleute sind vielbeschäftigte Menschen, also ist es sehr wichtig, dass Sie es ihnen leicht machen. Überlegen Sie zuerst, was die beste Art und Weise und der beste Zeitpunkt ist, sie zu erreichen!

Würden Sie versuchen, mit jemandem über ein Telefongespräch zu sprechen, wenn er gerade auf dem Weg zu einem Meeting ist? Denken Sie also an seine Bedürfnisse und nutzen Sie das richtige Timing.

Es ist auch sehr wichtig, dass Sie einen guten Eindruck machen, also achten Sie auf die richtige Kleidung und die richtige Sprache. Wenn Sie versuchen, eine Geschäftsperson in legerer Kleidung anzusprechen, könnte das auf eine gewisse Unhöflichkeit Ihrerseits hindeuten. In der Regel sind Geschäftsleute formeller gekleidet und erwarten, dass Sie sie entsprechend behandeln.

Verwenden Sie in diesem Sinne eine formelle Sprache. Verwenden Sie Phrasen wie „Ich habe mich gefragt, ob wir…“ oder „Entschuldigen Sie mich…“.

Verwenden Sie eine korrekte Grammatik, sprechen Sie deutlich und selbstbewusst, aber benutzen Sie einen sanften Ton, um nicht unhöflich zu klingen – vermeiden Sie es auch, die Person zu kontaktieren, wenn es in der Nähe viel Lärm gibt, damit Sie nicht schreien müssen!

Einfach ausgedrückt: Seien Sie höflich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, von Anfang an die Absicht des Telefongesprächs zu betonen. Aber um die Dinge zu glätten, können Sie die Taktik anwenden ihnen etwas Wertvolles anzubieten, das sie erhalten können, wenn sie Sie anrufen.

Sagen Sie ihnen nicht, dass sie einen Nutzen von Ihnen haben werden. Sie müssen so klingen, als ob sie Sie brauchen, aber lassen Sie sie denken, dass sie die Leute sind, mit denen Sie sprechen müssen. Geben Sie ihnen das Gefühl, dass sie wichtig sind.

Wenn Sie ein Telefongespräch führen möchten, um mit ihnen über eine Dienstleistung zu sprechen, die Sie anbieten möchten, verwenden Sie etwas wie:

„Mein Name ist XXX von der Firma XXX und ich glaube, ich habe eine Lösung für das XXX-Problem, das Sie in Ihrem Unternehmen in der Abteilung die Sie leiten haben. Ich habe mich gefragt, ob wir ein kurzes Telefongespräch führen könnten, um ein Treffen zu vereinbaren, wenn Sie Zeit haben. Hier ist meine Visitenkarte mit meinen Kontaktinformationen. Vielen Dank!“

Sie können das obige Muster auch in anderen Kommunikationsformen verwenden, z. B. wenn Sie eine Sprachnachricht hinterlassen möchten.

TIPP: Die Verwendung von Visitenkarten ist eine gute Idee, um es vielbeschäftigten Menschen zu erleichtern, Ihre Telefonnummer zu haben, aber vermeiden Sie es, andere Kontaktinformationen wie E-Mails zu veröffentlichen. Versuchen Sie, sie auf subtile Art und Weise dazu zu bringen, Sie anzurufen.

Und denken Sie immer daran: Seien Sie prägnant. Verschwenden Sie deren Zeit nicht mit zu vielen Erklärungen; Sie wollen ja, dass sie Sie anrufen!

Falls Sie die Zusage für einen Anruf bekommen haben, aber niemand erreicht haben, dann hinterlassen Sie auf jeden Fall eine Nachricht.

In einem privaten Kontext

Im privaten Umfeld gelten die gleichen Regeln, aber dieses Mal können Sie auf viele Formalitäten verzichten.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie möchten, dass eine Person, die Sie kürzlich kennengelernt haben, Sie anruft. Normalerweise ist es, weil Sie eine Art romantische Anziehung spüren 😉 .

Ich kann nicht wissen, ob Sie ein Mann sind, der eine Frau anrufen will, oder ob Sie eine Frau sind, die dem Mann sagen will, dass er Sie anrufen kann – obwohl viele Frauen diese Initiative ergreifen, aber wie Sie sehen können, können sich die Dinge hier ein wenig ändern.

Sie müssen bedenken, dass es die Möglichkeit gibt, dass Sie anrufen dürfen anstatt einen Anruf zu erhalten; das Ergebnis wird am Ende das gleiche sein.

„Anrufen kann manchmal aggressiv wirken oder Menschen überrumpeln“, sagt die amerikanische Psychotherapeutin Dr. Jean Mann in ihrem Buch „The Relationship Fix“.

Wie ich in den ersten Zeilen dieses Artikels schon sagte, bevorzugen die Menschen heutzutage eine SMS oder „Instant-Text“, bevor sie ein Telefonat führen. Textnachrichten sind unpersönlicher und sie erlauben auch mehr Kompromisse, wenn man jemanden zum ersten Mal kennt.

Es spielt keine Rolle, ob Sie sich auf eine romantische Beziehung einlassen wollen oder nicht, aber die modernen Kommunikationsmethoden machen es einfacher, das Eis zu brechen. Natürlich ist der erste Schritt, dass Sie die ID oder Telefonnummer Ihrer Zielperson haben – je nach der App, die Sie verwenden, und in diesem Fall können Sie die Regeln anwenden, die in diesem Leitfaden erklärt werden.

Es ist auch wichtig, immer daran zu denken, dass Telefonanrufe heutzutage aus ganz bestimmten Gründen getätigt werden. Versuchen Sie nicht, zu jeder Zeit anzurufen oder auf einen Anruf zu warten und das mehrmals am Tag! Und falls Sie einen Anruf verpasst haben, rufen Sie zurück!

Versuchen Sie, ein einfaches Gespräch zu führen, und wenn Sie das Gefühl haben, dass es der richtige Zeitpunkt ist, sagen Sie einfach: „Ich werde dich anrufen“ oder „Ruf mich an!“.

In diesem Zusammenhang bedeutet „höflich sein“, der anderen Person ein gutes Gefühl zu geben und „sich bedanken“ bedeutet, die andere Person wissen zu lassen, dass Sie das Gespräch genossen haben und dass Sie erwarten, in naher Zukunft mehr solcher Telefonate zu führen.

Wie man jemanden um einen Rückruf bittet

Wenn Sie jemanden per Mail oder Nachricht auf deren Mailbox um einen Rückruf bitten wollen, geben Sie den Grund für den erbeteten Rückruf an und nennen Sie eine Zeit, zu der Sie erreichbar sind. Wenn Sie den Rückruf während eines Gesprächs erbitten wollen, tun Sie dies direkt in Verbindung mit einem konkreten Termin.

Durch das Anbieten eines konkreten Terminvorschlags für das Telefongespräch, wird es unwahrscheinlicher, dass die andere Person nur eine lose Zusage trifft wie bspw.: „Ich rufe Sie demnächst an“. Sie können auch mehrere Tage mit denselben Uhrzeiten anbieten, wenn Sie das Gefühl haben, dass die andere Person sehr beschäftigt ist und wahrscheinlich nicht jeden Terminvorschlag annehmen kann.

Bei Voicemail Ansprachen ist es wichtig, dass Sie klar und deutlich sprechen, einen höflichen Ton haben und zur Sicherheit auch nochmal Ihre Telefonnummer nennen. Halten Sie die Nachricht so kurz wie möglich und üben Sie ihren Text gegebenenfalls vorher ein, wenn es eine besonders wichtige Ansage ist.

Wirksame Formulierungen für die Bitte um einen Rückruf

1. Allgemeine Bitte: „Könnten Sie mich bitte so schnell wie möglich zurückrufen?“
2. Konkreter Zeitplan: „Wäre es möglich, dass Sie mich heute zurückrufen? Ich bin zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit] erreichbar.
3. Angabe der Dringlichkeit: „Ich würde es begrüßen, wenn Sie mich so schnell wie möglich zurückrufen würden, da die Angelegenheit sehr dringend ist.“
4. Zwangloser Ton: „Hey, wenn Sie Zeit haben, könnten Sie mich zurückrufen? Ich habe etwas mit Ihnen zu besprechen.“
5. Professioneller Kontext: „Ich freue mich auf Ihren Rückruf, um die Einzelheiten unseres Projekts weiter zu besprechen.“
6. Freundliche Erinnerung: „Ich wollte Sie nur freundlich daran erinnern, mich zurückzurufen, wenn Sie Zeit haben.“
7. Nach verpasstem Anruf: „Ich habe bemerkt, dass ich Ihren Anruf vorhin verpasst habe. Könnten Sie mich bitte zu einer Zeit zurückrufen, die Ihnen passt?“
8. Wichtigkeit des Anrufs: „Es ist wichtig, dass wir miteinander sprechen. Bitte rufen Sie mich zurück, wenn es Ihnen passt.“
9. Angebotene Flexibilität: „Ich verstehe, dass Sie beschäftigt sind, aber ich würde mich freuen, wenn Sie mich zurückrufen, wenn Sie Zeit haben.“
10. Direkt und formell: „Bitte rufen Sie mich zu [bestimmtes Thema] zurück, sobald es Ihnen passt.“

Die Wissenschaft hinter dem Telefon-Knigge

Im Bereich der Kommunikation ist der Telefon-Knigge nicht nur eine soziale Nettigkeit, sondern spiegelt tiefere psychologische und soziologische Prinzipien wider. Eine Studie von Dr. James C. McCroskey und Virginia P. Richmond, die in den „Communication Monographs“ (1987) veröffentlicht wurde, unterstreicht die Bedeutung von Verhaltensweisen der Unmittelbarkeit, zu denen stimmliche Wärme und Aufmerksamkeit gehören, für eine effektive telefonische Kommunikation. Diese Verhaltensweisen, so argumentieren sie, verringern die psychologische Distanz und fördern ein Gefühl der Nähe und des Engagements.

Eine Studie von Mehrabian und Ferris (1967) mit dem Titel „Inference of attitudes from nonverbal communication in two channels“ (Journal of Consulting Psychology, 31(3), 248-252) zeigt außerdem, dass 38 % unserer Kommunikation über den Tonfall vermittelt wird, was die Bedeutung der Art und Weise unterstreicht, wie wir Dinge am Telefon sagen.

In einem digitalen Zeitalter, in dem textbasierte Kommunikation weit verbreitet ist, fand eine Studie von Misra et al. (2014) im „Journal of Social and Personal Relationships“ heraus, dass die bloße Anwesenheit eines Mobiltelefons sich negativ auf persönliche Interaktionen auswirken kann, was auf eine nuancierte Beziehung zwischen Telefonnutzung und sozialer Dynamik hinweist. Diese Studien unterstreichen die Wissenschaft, die hinter der Telefonetikette steht, und zeigen, dass sie eine entscheidende Komponente einer effektiven und einfühlsamen Kommunikation ist.