Wie erinnert man jemanden, ohne unhöflich zu sein?

Jemanden per E-Mail, Nachricht oder sogar von Angesicht zu Angesicht an eine Aufgabe bei der Arbeit zu erinnern, kann als unhöflich empfunden werden. Wie bei jedem anderen Erfolg in der Geschäftskommunikation gibt es jedoch Möglichkeiten, Ihre Kollegen höflich zu erinnern.

Der Trick besteht darin, Formulierungen zu verwenden, die höflich, klar und auf den Punkt gebracht sind. Das Ziel von freundlichen Erinnerungen ist es, sicherzustellen, dass Ihre Botschaft klar und deutlich rüberkommt, ohne abrupt oder unhöflich zu klingen. Durchsetzungsvermögen ist der Schlüssel, der dazu dient, die Dringlichkeit der anstehenden Aufgabe zu verdeutlichen, ohne dabei die Höflichkeit zu verlieren.

Direkt zu sein kann oft nach hinten losgehen und zu Gefühlen der Verbitterung führen.

Jemanden an die Erledigung einer Aufgabe zu erinnern, ist im Privat- und Berufsleben eine Herausforderung. Sie müssen hartnäckig, aber höflich sein. Positiv, aber nicht nervig.

Die folgenden Tipps und Tricks können Ihnen helfen, sowohl im Beruf als auch im Privatleben zu glänzen. Das Versenden von freundlichen Erinnerungen kann für Ihre Vorgesetzten, Ihre Kunden, Ihre Geschäftspartner und Kollegen sein. Diese Vorschläge werden Ihnen helfen, den richtigen Ton zu treffen, ohne unhöflich zu sein.

Seien Sie hartnäckig

Das bedeutet nicht, dass Sie Ihren Empfänger jeden Tag nerven müssen. Egal, ob Sie sich direkt an ihn wenden, über eine SMS oder eine E-Mail, stellen Sie sicher, dass Sie seine Zeit respektieren.

Sie täglich zu nerven zeigt nicht, dass Sie leidenschaftlich bei der Sache sind; stattdessen können Sie ihren Respekt verlieren. Geben Sie Ihrem Empfänger den Vorteil des Zweifels und lassen Sie ihm Zeit, sich bei Ihnen zu melden.

Menschen sind in ihrem täglichen Leben mit einer Million Dinge beschäftigt, die in ihrem Kopf vor sich gehen. Erlauben Sie ihnen eine angemessene Zeit, um sich bei Ihnen zu melden.

Das bedeutet aber auch nicht, dass Sie ihnen erlauben, Ihre eigene Arbeit in irgendeiner Weise zu beeinflussen. Oftmals verlieren wir durch unsere Höflichkeit wichtige Zeit für bestimmte Aufgaben.

Eine gängige Regel ist es, eine Woche zu warten, bevor man das erste Mal daran erinnert wird. Dies wird im Allgemeinen als Follow-up bezeichnet. Ein kurzer Telefonanruf, ein persönliches Treffen oder eine E-Mail reichen für die erste Erinnerung aus.

Danach sollten Sie zweimal pro Woche nachfassen, wenn die Aufgabe immer noch nicht erledigt ist. Wenn Ihre Kommunikation über E-Mails erfolgt, ist es einfach, den gleichen Faden zu verfolgen.

Wählen Sie das passende Medium für die Kommunikation

Führen Sie die Wiedervorlage mit dem Empfänger über denselben Kommunikationskanal durch, über den Sie die Aufgabe gestartet haben.

Wenn die Aufgabe per E-Mail gestellt wurde, verwenden Sie denselben E-Mail-Thread, um die Erinnerung zu senden. Wenn Ihr Unternehmen ein persönliches Kommunikationsmedium verwendet, nutzen Sie dasselbe für jede Nachricht, die Sie versenden. So bleiben alle kommunizierten Nachrichten im Vordergrund und der Empfänger kann die Aufgabe schnell überprüfen.

Oft gehen wichtige Nachrichten verloren, wenn Sie verschiedene Medien zum Versenden unterschiedlicher Nachrichten verwenden. Dies kann zu Verwirrung führen und dann sind Aufgaben am Ende unvollständig.

Es ist am besten, alle Informationen zu einer bestimmten Aufgabe an einem Ort aufzubewahren, anstatt sie überall verstreut zu haben. Dies kann dem Empfänger auch eine Ausrede geben, sich Ihren Nachfragen zu entziehen und zu sagen, dass er die Details übersehen hat. Versuchen Sie, dem Empfänger keine Schlupflöcher zu lassen, die er zu seinen Gunsten nutzen könnte.

Kontaktieren Sie den Empfänger auf andere Art und Weise

Wenn Ihr Empfänger sich nicht per E-Mail bei Ihnen meldet, können Sie ihn immer noch anrufen oder persönlich treffen.

Wenn Sie ihn nicht per Telefon erreichen, können Sie ihn über sein LinkedIn-Konto, Twitter oder einen anderen Social-Media-Kanal erreichen. Erreichen Sie sie über alle Medien, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft ankommt.

„Ich weiß, wie viele E-Mails Sie jeden Tag bekommen, also dachte ich, ich schreibe Ihnen eine Textnachricht, um Sie daran zu erinnern, Ihre Präsentation abzugeben.“

Auf diese Weise können Sie eine Aufzeichnung über Ihre Nachfassaktion führen, die bei zukünftigen Meetings nützlich sein kann. Oft versuchen die Kollegen, die Schuld auf Fehlinformationen oder fehlende Daten zu schieben, wenn es um die Verantwortlichkeit geht.

Es ist am besten, wenn Sie Ihre Aktivitäten mit Beweisen nachvollziehbar halten. Wenn Sie Ihre Arbeit tun, stellen Sie sicher, dass Sie Beweise darüber haben, was Sie getan haben und was auf der anderen Seite unerledigt geblieben ist.

Ein freundlicher Stupser

Nachdem Sie Ihre erste Erinnerungs-E-Mail verschickt haben, müssen Sie den Empfänger erneut anstupsen. Achten Sie auf eine nicht anstößige Zeichensetzung und Formulierung. Ein freundlicher Stupser, der mit einer Höflichkeitsfrage nach der allgemeinen Gesundheit und dem Wohlbefinden beginnt.

Damit erwärmen Sie Ihren Empfänger auf freundliche Weise, worauf eine sanfte Erinnerung folgen kann. Dadurch wird der Ton Ihrer Nachricht subtil, ohne abrupt oder unhöflich zu klingen.

Eine weitere Sache, die eine schnelle Reaktion hervorrufen kann, ist der Hinweis darauf, wie eine schnelle Erledigung der Aufgabe für alle von Vorteil sein wird. Sie können Punkte darlegen, die zeigen, wie schnelles Arbeiten dem Unternehmen und jedem einzelnen Mitarbeiter im Team hilft. Nennen Sie das Offensichtliche, nämlich das Erreichen von Zielen und die Steigerung des Unternehmensgewinns. Das kommt doch allen zugute, oder?

Behalten Sie einen höflichen Ton bei

Ob es Ihre erste oder siebte Mahnung ist, Ihr Ton sollte sich nicht ändern. Es kann ärgerlich werden, wenn Sie keine Antwort von Ihrem Empfänger erhalten. Dadurch dürfen Sie sich aber keinesfalls irritieren lassen.

Ihr Ton und Ihre Haltung müssen in Ihren Erinnerungen einheitlich bleiben, egal wie oft Sie sie senden.

„Hallo, ich hoffe, Sie hatten eine erfolgreiche Konferenz. Ich wollte Sie nur daran erinnern, dass wir noch Ihre Zahlen für die Erstellung des Quartalsberichts benötigen.“

Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht wiederholt die gleiche Nachricht senden. Nehmen Sie immer wieder Änderungen an der Nachricht vor, damit der Empfänger weiß, dass Sie sich mit der Erinnerung bemühen, ihn zu erreichen. Dies übt auch Druck auf den Empfänger aus, dass Ihre Aufgabe sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Durch das Kopieren der gleichen Nachricht geht die Wichtigkeit und das Wesentliche der Aufgabe verloren und Ihre Erinnerungen werden nicht ernst genommen.

Höflichkeit gegenüber Vorgesetzten und Kunden ist besonders wichtig für Ihren Geschäftserfolg. Ihre leitenden Angestellten sind mit einer Menge Arbeit beschäftigt und wenn Sie irgendein Anzeichen von Gereiztheit zeigen, können Sie in ihren Augen den Respekt verlieren. Geduld ist eine einzigartige Tugend und erweist sich sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben als nützlich.

Drängen auf eine Antwort

Sie müssen darauf abzielen, von Ihrem Empfänger eine Antwort zu erhalten. Manchmal sagen die Leute etwas wie „Ich melde mich bald bei Ihnen“, um die Dinge vorerst aufzuschieben.

In diesem Fall müssen Sie proaktiv sein und sofort einen Termin für die Aufgabe vereinbaren. Wenn es um Kunden geht, ist es am besten, gleich einen Termin zu vereinbaren und ihn wahrzunehmen.

„Ich möchte Sie nochmals bitten, die Änderungen in das Angebot einzuarbeiten, damit dieses rechtzeitig verschickt werden kann.“

Sobald Sie eine Antwort auf Ihre Erinnerung erhalten, setzen Sie ein Fälligkeitsdatum und halten Sie sie dazu an, Ihnen zu antworten. Die Chancen, dass sie sich auf bestimmte Fälligkeitsdaten und -zeiten festlegen, sind hoch. Wenn sie sich einmal verpflichtet haben, werden sie sich mit hoher Wahrscheinlichkeit daran halten. Ihr Job ist dann zu 90 % erledigt.

Haben Sie einen Backup-Plan

Wenn Sie Erinnerungen für eine Aufgabe versenden, bedeutet das, dass Ihre eigene Arbeit hier auf dem Spiel steht. Halten Sie, wie jeder andere proaktive Mitarbeiter auch, einen Backup-Plan parat.

Manchmal, wenn Sie einen Zeitplan haben und ein Vorgesetzter nicht rechtzeitig antwortet, müssen Sie alternative Optionen bereithalten. Nutzen Sie die Alternativen, um die Aufgaben notfalls zu erledigen oder bitten Sie Ihren Chef um eine Zeitverlängerung.

Die gleiche Taktik gilt, wenn Sie versuchen, einen Kunden zu pitchen. Wenn der Kunde kein Interesse an Ihrem Pitch zeigt, halten Sie einen anderen Plan für ihn bereit. Es geht schließlich darum, eine Geschäftsbeziehung aufzubauen. Außerdem ist es ratsam, mehr als einen Plan für verschiedene Kunden bereitzuhalten.

Bestätigen Sie

Schließen Sie das Gespräch immer mit einem Dankeschön ab. Eine Antwort zu bestätigen ist genauso wichtig wie eine Antwort zu geben. Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei Ihrem Empfänger für die Zeit und Mühe bedanken, die er investiert hat, um sich bei Ihnen zu melden.

Höflichkeit wird immer in Erinnerung bleiben und in Zukunft werden Ihre Kollegen, Vorgesetzten und Kunden rechtzeitig antworten. Egal, wie viele Erinnerungen Sie gebraucht haben, um eine Antwort zu erhalten oder wie sehr sich Ihre eigene Arbeit dadurch verzögert hat, Sie müssen Dankbarkeit zeigen.

Dies wird Sie immer in den Vordergrund rücken und alle zukünftigen Kommunikationen werden von dieser einfachen Handlung profitieren.

Zusätzliche Tipps

Eine weitere Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass Ihre Nachrichten kurz und prägnant sein sollten.

In der E-Mail sollte stehen, dass es sich um eine Erinnerung handelt, gefolgt von dem Fälligkeitsdatum und der vom Empfänger geforderten Handlung.

Je länger die E-Mail oder die Nachricht ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Wesentliche der Nachricht verloren geht. Höflich zu sein bedeutet, sich auf den Punkt zu konzentrieren, ohne um den heißen Brei herumzureden.

Ihre Nachricht muss eine Kopie Ihrer ursprünglichen Anfrage in derselben E-Mail enthalten. Eine übliche Praxis ist es, die vorherige E-Mail als Thread anzuhängen, damit Ihr Empfänger sie überprüfen kann. Wenn Sie sich unsicher sind, dies zu tun, stellen Sie sicher, dass in Ihrer Nachricht noch einmal erwähnt wird, was genau Sie von Ihrem Empfänger benötigen.

Ein weiterer Tipp ist, eine „menschliche Note“ in die Konversation einzubringen. Fügen Sie in demselben E-Mail-Thread eine menschliche Note hinzu, indem Sie in einfachen Sätzen nach dem Wohlbefinden fragen und gegebenenfalls einen passenden Humor hinzufügen. Solche Sätze helfen, die Konversation von der Aufgabe abzulenken, halten aber sowohl Sie als auch den Empfänger dadurch verbunden.