Es ist wichtig, dass Sie rechtzeitig und professionell auf die Ankündigung eines neuen Termins reagieren. Es kann schwierig sein, das neue Datum und/oder die neue Uhrzeit einzuhalten, aber versuchen Sie Ihr Bestes.
Reagieren Sie so schnell wie möglich auf die Information, dass ein Treffen verschoben wurde. Versuchen Sie, den neuen Termin zu ermöglichen, teilen Sie aber auch mit, wenn Sie sich noch nicht sicher sind oder der neue Termin für Sie nicht möglich ist. Bitten Sie dann im Nachgang um das Protokoll.
Jeder hat einen vollen Terminkalender, und je mehr Personen beteiligt sind, desto schwieriger ist es, einen guten Termin für alle zu finden. Antworten Sie immer, damit man weiß, dass Sie die Informationen erhalten haben.
Zeigen Sie Verständnis
Es kann sein, dass sie sich über die Notwendigkeit einer Terminverschiebung ärgern, da alle Beteiligten davon betroffen sind.
Beruhigen Sie sie, indem Sie ihnen sagen, dass Sie sie verstehen. Das hilft, den Übergang zum neuen Datum/Uhrzeit zu erleichtern.
Sie zeigen damit auch, dass Sie flexibel sind und man gut mit Ihnen zusammenarbeiten kann. Es kann sein, dass sie nicht mit einem neuen Termin auf Sie zukommen, so dass Sie einen eigenen Vorschlag machen können.
Was Sie sagen sollten:
„Ich verstehe, kein Problem. Ich kann mich nächste Woche mit Ihnen treffen, wenn das für Sie besser passt?“
„Es macht mir keine Unannehmlichkeiten; ich weiß es zu schätzen, dass Sie mich im Voraus informiert haben. Bitte teilen Sie uns mit, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie in den kommenden Wochen Zeit haben, um einen neuen Termin zu vereinbaren.“
„Ich habe mich darauf gefreut, mit Ihnen zu sprechen, aber ich verstehe, dass solche Dinge passieren können. Wäre Freitag, der 10. für Sie in Ordnung? Ich bin den ganzen Tag verfügbar.“
„Keine Sorge, wir werden sehen, was wir tun können, damit es in unsere beiden Zeitpläne passt.“
„Es kommen Dinge dazwischen; wir werden bald die Gelegenheit haben, miteinander zu sprechen. Bitte teilen Sie uns eine gute Zeit für einen neuen Termin mit.“
„Danke, dass Sie mich über den neuen Termin informiert haben. Ich weiß, dass Sie während unseres ursprünglichen Termins einen Arzttermin haben. Bitte teilen Sie mir den neuen Termin mit, der Ihnen passt.“
„Ich weiß es zu schätzen, dass Sie mich über die Änderung der Besprechungszeit informiert haben. Ich bin zu dem von Ihnen vorgeschlagenen neuen Termin verfügbar und freue mich darauf, das Projekt dann weiter zu besprechen.“
Sagen Sie Bescheid, dass Sie teilnehmen können
Wenn Sie an dem verschobenen Termin teilnehmen können, teilen Sie dies sofort mit.
So weiß man, dass Sie die Änderungen erhalten haben und dass Sie sie in Ihrem Kalender eingetragen haben. Man weiß, dass man mit Ihrem Erscheinen rechnen kann.
Auf diese Weise haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Zeit der zuvor anberaumten Besprechung zu nutzen, um etwas anderes zu tun.
Was Sie sagen sollten:
„Vielen Dank für die Information über den verschobenen Termin. Ich habe es in meinem Kalender eingetragen und freue mich darauf, dann mit Ihnen zu sprechen.“
„Ich danke Ihnen für die Informationen und freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass ich den neuen Termin in meinen Kalender eintragen konnte.“
„Ich musste ein paar Dinge umorganisieren, aber ich habe es geschafft, dass ich teilnehmen kann. Danke, dass Sie mich so schnell wie möglich über die Änderungen informiert haben.“
„Ich werde da sein, danke.“
„Das ist besser für mich, ich freue mich auf das Treffen. Vielen Dank.“
„Kein Problem, danke, dass Sie mich über die Terminverschiebung informiert haben. Ich verstehe, dass unvorhergesehene Umstände auftreten und zu Unannehmlichkeiten führen können. Ich weiß Ihre Rücksichtnahme zu schätzen und freue mich auf unser Vorstellungsgespräch zum neuen Termin.“
Sagen Sie Bescheid, dass Sie nicht teilnehmen können
Kalender füllen sich schnell, und es kann vorkommen, dass Sie an einem verschobenen Termin nicht teilnehmen können. Teilen Sie diese Information mit, damit man versteht, dass Sie nicht teilnehmen werden.
Sie können erklären, warum Sie nicht kommen können, müssen es aber nicht. Wenn Sie diese Information für sich behalten möchten, reicht es aus, wenn Sie mitteilen, dass Sie nicht teilnehmen können.
Was Sie sagen sollten:
„Es tut mir leid, aber ich kann aufgrund von Terminkonflikten nicht teilnehmen.“
„Ich werde wegen einer Geschäftspräsentation nicht in der Stadt sein und kann nicht teilnehmen.“
„Das neue Datum/die neue Uhrzeit passt mir nicht und ich kann nicht kommen.“
„Ich bin enttäuscht über diese Nachricht, da ich es nicht in meinen Zeitplan einbauen kann.“
„Ich habe eine andere Verpflichtung, die ich nicht ändern kann und die mit diesem Datum/Uhrzeit kollidiert.“
Unsicher, ob Sie teilnehmen können oder nicht
Möglicherweise wissen Sie nicht, ob Sie aufgrund der Änderungen teilnehmen können oder nicht. Es ist akzeptabel, diese Information so weiterzugeben.
Sie zeigen damit, dass Sie die Benachrichtigung erhalten haben und alles in Ihrer Macht Stehende tun, um den Termin wahrzunehmen. Falls nicht, wird man Ihnen dankbar sein, dass Sie versuchen, Ihren Terminplan umzustellen.
Was Sie sagen sollten:
„Danke für die Vorwarnung, ich werde tun, was ich kann, um ein paar Dinge zu arrangieren, wenn es möglich ist, um zu erscheinen.“
„Ich werde ein paar Anrufe tätigen und sehen, ob ich meine Termine so ändern kann, dass ich teilnehmen kann. Ich werde mich bei Ihnen melden.“
„Sobald ich weiß, ob ich den neuen Termin wahrnehmen kann, werde ich Ihnen Bescheid geben. Vielen Dank für das Update.“
„Ich bin nicht sicher, ob ich dabei sein kann, aber ich werde mein Bestes geben. Ich habe an diesem Tag mehrere andere Termine, die ich nicht ändern kann.„
„Ich kann kommen, aber ich muss vielleicht früher gehen, wenn ich meine Nachmittagsbesprechung mit jemand anderem nicht verschieben kann. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.“
„Ich habe volles Verständnis dafür, dass unvorhergesehene Umstände eintreten können, und ich weiß es zu schätzen, dass Sie mich in letzter Minute über die Verschiebung des Termins informiert haben. Wenn Sie berechtigte Gründe haben, den Termin zu verschieben, zögern Sie bitte nicht, es mir mitzuteilen. Ich kann sicherlich meine anderen Pläne anpassen, um die neue Uhrzeit für das Treffen zu berücksichtigen.“
Bieten Sie eine Alternative an, wenn dies eine Option ist
Wenn Sie Informationen über eine Alternative haben, kann es nicht schaden, dies in Ihrer Antwort zu erwähnen.
So wissen sie, dass Sie teilnehmen möchten und vielleicht mit einigen Anpassungen dazu in der Lage wären.
Was Sie sagen sollten:
„Ich werde an diesem Tag nicht in der Stadt sein, aber ist es möglich, dass ich remote an der Sitzung teilnehmen kann?“
„Ich werde wegen eines anderen Termins etwa 15 Minuten zu spät zur aktualisierten Sitzung kommen. Ich hoffe, das stört die Teilnehmer nicht?“
„Viele von uns haben zu dieser Zeit/an diesem Tag eine andere Besprechung. Ist es möglich, es eine Stunde früher oder später zu machen?„
„Wenn Sie es auf den Nachmittag verschieben können, kann ich teilnehmen. Wenn es am Vormittag stattfindet, habe ich einen Konflikt und werde nicht kommen.“
„Es tut mir leid, aber der neue Termin passt nicht zu meinen Terminplanungsfähigkeiten.“
„Ich danke Ihnen für Ihre Bemühungen, mich im Voraus zu informieren, und entschuldige mich für die entstandenen Unannehmlichkeiten. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich etwas tun kann, um den Übergang reibungsloser zu gestalten. P.S. Sie können diese E-Mail-Vorlage gerne verwenden, wenn Sie zukünftige Termine verschieben müssen.“
Nachfassen, wenn Sie nicht teilnehmen können
Wenn Sie nicht an einer verschobenen Sitzung teilnehmen können, lassen Sie Ihre Gesprächspartner wissen, dass Sie sich für den Verlauf der Sitzung interessieren.
Holen Sie die Informationen nach, die Sie möglicherweise verpasst haben.
Was Sie sagen sollten:
„Es tut mir leid, dass ich nicht dabei sein kann, aber kann mir jemand die Notizen der Besprechung per E-Mail schicken, damit ich die Diskussion verfolgen kann?“
„Ich kann nicht dabei sein, aber ich werde mich nächste Woche bei Ihnen melden, um zu erfahren, wie das Ergebnis war. Ich danke Ihnen.“
„Ich bin enttäuscht, dass ich nicht dabei sein konnte, aber ich würde gerne über die Ergebnisse informiert werden.“
„Ich konnte nicht zu der am Dienstag verschobenen Sitzung kommen. Gibt es irgendetwas, das ich für die Zukunft wissen muss?“
„Aufgrund der Verlegung des Treffens konnte ich nicht dabei sein. Ich würde gerne mit Ihnen sprechen und Ihnen die Einzelheiten der Besprechung mitteilen, wenn Sie es wünschen.“
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.