Sie haben nur ein paar Sekunden Zeit, um bei einem Telefonat einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Achten Sie darauf, dass Sie höflich sind und sich Ihr Gesprächspartner wohl fühlt. Sonst wird man nicht mit Ihnen sprechen wollen.
Wie Sie das Telefonat beginnen, hängt von der Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner ab. Bei einem geschäftlichen Anruf sollten Sie sich kurz vorstellen und den Grund Ihres Anrufs nennen. Bei persönlichen Anrufen fragen Sie zunächst, wie es der anderen Person geht und ob es der richtige Zeitpunkt für ein Gespräch ist.
Sie wollen die Person am anderen Ende des Telefons niemals beleidigen. Seien Sie zu Beginn eines Telefongesprächs aufrichtig und geben Sie Ihrem Gesprächspartner das Gefühl, dass er Ihre volle Aufmerksamkeit hat. Sie sollten keine ablenkenden Hintergrundgeräusche hören.
Geschäftliche Anrufe
Klingen Sie nicht roboterhaft, wenn Sie jemanden aus geschäftlichen Gründen anrufen, aber stellen Sie sicher, dass die Kommunikation mit dem Gesprächspartner nicht verworren ist. Beginnen Sie höflich, indem Sie ordentlich nach dem Gesprächspartner fragen.
Brechen Sie dann das Eis und gehen Sie auf das Geschäftliche ein, das Sie mit dem Gesprächspartner abschließen möchten. Ihr Gesprächspartner wird diesen Ton, die Professionalität und die Effizienz zu schätzen wissen.
Stellen Sie sich vor
Stellen Sie sich zu Beginn eines geschäftlichen Telefonats immer vor und sagen Sie, für welche Abteilung Sie arbeiten oder ob Sie jemanden vertreten. Sie sprechen vielleicht jeden Tag mit mehreren Personen. Gehen Sie nie davon aus, dass Ihr Gesprächspartner Ihren Namen oder Ihre Nummer kennt, wenn Sie bereits mit ihm gesprochen haben.
Stellen Sie sich richtig und höflich vor, um den Gesprächsfluss in Gang zu bringen.
Sprechen Sie geschäftliche Anrufe mit dem vollen Namen der Person an, die Sie sprechen wollen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Frau verheiratet ist oder nicht, sprechen Sie sie mit „Frau“ an, es sei denn, Sie haben eine andere Anweisung erhalten. Wenn Sie eine Visitenkarte oder andere Informationen haben, ist es hilfreich, den vollständigen Namen für den Anruf zu ermitteln.
Was Sie sagen sollten:
„Hallo, hier ist Tim Jones von XO Manufacturing. Ist dies Herr James Brown?“
„Hallo, ich bin Kristina und vertrete (Name des Unternehmens einfügen), könnte ich bitte mit Miss Smith sprechen?“
„Guten Tag. Hier ist Dean, ich spreche mit Kim Turner über (Geschäft oder Produkt hier einfügen).“
„Wie geht es Ihnen heute? Hier ist John Kimball; kann ich mit Jim Jones sprechen?“
„Guten Tag. Ich bin Brian Cox und rufe an, um eine geschäftliche Angelegenheit mit Terry Temple zu besprechen.“
Das Eis brechen
Denken Sie an Gemeinsamkeiten, um das Eis zu brechen, bevor Sie zum Geschäftlichen übergehen. Dies trägt dazu bei, das Gleichgewicht zwischen den menschlichen Elementen und dem professionellen Geschäftsgespräch zu wahren. Sie haben zwar ein bestimmtes Schema, das Sie befolgen müssen, aber das bedeutet nicht, dass Sie es nicht an die Person, mit der Sie sprechen wollen, anpassen können.
Eine gute Möglichkeit, das Eis zu brechen, besteht darin, zu recherchieren, was der Gesprächspartner tut oder wo er ansässig ist. Vielleicht können Sie auch das Wetter oder einen bevorstehenden Feiertag ansprechen.
Bleiben Sie bei einfachen Themen und achten Sie darauf, dass Sie Ihr Gegenüber nicht beleidigen. Gehen Sie niemals auf kontroverse Themen wie Politik ein!
Was Sie sagen sollten:
„Wie ist das Wetter an der Westküste? Ich vermisse es, Zeit am Strand zu verbringen.“
„Sind Sie bereit für die Ferien? Bald ist es so weit! Ich freue mich darauf, Zeit mit meiner Familie zu verbringen.“
„Gefällt Ihnen Ihre Stelle bei (Name des Unternehmens)? Ich habe gehört, dass es dort sehr angenehm zu arbeiten ist.“
„Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Beförderung. Sie und ich werden uns in dieser Position regelmäßig mit Ihnen unterhalten. Gibt es bestimmte Tage oder Zeiten, an denen Sie besser arbeiten können als an anderen?“
„Ich habe gehört, dass es bei euch jede Menge Schnee gibt. Ich wette, es ist wunderschön um diese Jahreszeit!
Geschäftliches zum Abschluss bringen
Gehen Sie nie davon aus, dass Ihr Gesprächspartner weiß, worüber Sie sprechen wollen.
Selbst wenn Sie schon einmal miteinander gesprochen haben, kann es sein, dass der Gesprächspartner noch viele andere Dinge im Kopf hat. Stellen Sie das Geschäft vor, das Sie abschließen wollen, damit der Gesprächspartner weiß, worum es geht. Tun Sie Ihr Bestes, um beim Thema zu bleiben.
Was Sie sagen sollten:
„Ich rufe heute an, um die Optionen, die wir vor ein paar Wochen besprochen haben, weiterzuverfolgen. Hatten Sie Zeit, die Vor- und Nachteile der Optionen zu besprechen?“
„Danke, dass Sie meinen Anruf entgegennehmen. Ich möchte mit Ihnen den Johnson-Vorschlag besprechen. Haben Sie noch Fragen dazu?“
„Ich habe die Unterlagen erhalten, die Sie mir gemailt haben, aber ich habe noch ein paar Fragen. Würden Sie mir diese bitte beantworten?“
„Ich rufe Sie zurück; ich habe Ihre Nachricht gestern erhalten. Wie können wir Ihnen helfen?„
Persönliche Anrufe
Der höfliche Beginn eines Telefonats mit einer Person, die Sie persönlich kennen, bietet mehr Möglichkeiten. Es ist informell und hängt oft davon ab, wie vertraut Sie mit der betreffenden Person sind und wie tief Ihre Beziehung ist.
Seien Sie immer respektvoll und vermeiden Sie es, etwas Unhöfliches oder Negatives zu sagen. Sie möchten nicht, dass die Person durch Ihre Vorstellung verärgert oder abgeschreckt wird.
Persönliche Telefongespräche finden oft spontan statt. Wenn Sie Ihre Bekannten nicht erreichen, können Sie eine Nachricht hinterlassen.
Fragen Sie, ob es ein guter Zeitpunkt zum Reden ist
Wenn Sie nicht sicher sind, ob jemand reden kann, fragen Sie ihn.
Begrüßen Sie die Person und fragen Sie, ob sie Zeit hat. Ist dies nicht der Fall, fragen Sie, wann Sie zurückrufen können, oder ob die Person Sie kontaktieren möchte.
Auf diese Weise kann derjenige leicht entkommen, wenn er gerade andere Dinge zu erledigen hat.
Was Sie sagen sollten:
„Hallo, wie geht es dir heute? Hast du etwas Zeit für einen Besuch?“
„Wie geht es der Familie? Ich wollte euch alle für Samstag zum Essen einladen. Hast du Zeit, darüber zu reden?“
„Hallo, bist du im Moment beschäftigt? Ich hatte gehofft, du hättest etwas Zeit, damit wir uns unterhalten können. Ich habe dich vermisst!“
„Was hast du vor? Ich muss dir eine lustige Geschichte erzählen, wenn du nicht zu beschäftigt bist.“
„Ich bin froh, dass du geantwortet hast, hast du heute Abend Zeit?“
Fragen Sie, wie es ihren Freunden geht
Jedes Mal, wenn Sie jemanden fragen, wie es ihm geht, und ihm die Möglichkeit geben, sich zu äußern, zeigen Sie ihm, dass Sie sich für ihn interessieren.
Wenn Sie höflich fragen, wie es der Person geht, können Sie eine wunderbare Einleitung für ein Telefongespräch schaffen. Es zeigt ihnen, dass Sie nicht nur eine spezielle Angelegenheit im Sinn haben, wenn Sie sich an sie wenden, sondern auch, dass Sie wissen wollen, wie es ihnen ergangen ist.
Wenn Sie wissen, dass bei ihnen etwas los ist, melden Sie sich. Es ist sehr aufmerksam, wenn Sie sich daran erinnern, dass sie einen Arzttermin, ein Vorstellungsgespräch oder ein anderes Ereignis hatten. Das ist ein toller Gesprächseinstieg!
Was Sie sagen sollten:
„Wie ist es dir ergangen? Es ist schon ein paar Wochen her, dass wir miteinander gesprochen haben. Ich vermisse das und hasse es, wenn so viele Tage vergehen, bevor wir wieder miteinander reden können.“
„Geht es dir besser? Es tut mir leid zu hören, dass du nicht gut drauf warst. Brauchst du irgendetwas?“
„Wie ist die Arbeit gelaufen? Ich weiß, dass du um diese Jahreszeit so viel zu tun hast. Es ist aufregend, aber ich weiß, dass es schwer ist, alles unter einen Hut zu bringen. Ich wollte mich nur melden und ein bisschen mit dir reden, wenn du Zeit hast. Wenn nicht, ruf mich einfach an, wenn du Zeit hast.“
„Hallo, wie ist dein Vorstellungsgespräch gelaufen? Hast du schon eine Antwort bekommen?“
„Hallo, wie sieht es mit den Partyplänen aus? Du bist so gut organisiert, dass ich mir sicher bin, dass alles gut klappt.“
Sie rufen an, weil Sie gerade an denjenigen gedacht haben
Wenn Sie gerade an jemanden gedacht haben und dies Grund genug ist, diese Person wieder anzurufen, lassen Sie es sie wissen.
„Wie geht es dir? Ich habe in den letzten Tagen immer wieder an dich gedacht und wollte mich einfach mal melden und nach dir sehen.“
„Ich bin so froh, dass ich deine Voicemail bekommen habe! Ich war mir nicht sicher, wann ich anrufen sollte.“
„Ich weiß, dass die letzten Wochen hart waren. Ich bin stolz darauf, wie du damit umgehst. Gibt es etwas Neues?“
„Es ist so schön, deine Stimme zu hören! Ich weiß, wir schreiben fast täglich Textnachrichten, aber es gibt nichts Besseres, als mit dir zu sprechen!“
„Hast du Zeit für einen Besuch? Ich vermisse dich.“
Kosenamen verwenden
Wenn Sie einen Kosenamen für jemanden haben, verwenden Sie ihn, wenn Sie ein Telefonat beginnen. Ihr Gesprächspartner wird ihn liebenswert finden. Das vertieft die besondere Bindung, die Sie haben!
Die Person weiß, dass der Name nur für sie bestimmt ist, er ist einzigartig für Ihre Beziehung.
Was Sie sagen sollten:
„Hallo mein Schatz, hast du gut geschlafen?“
„Hallo, mein Schatz, wie war dein Flug?“
„Was soll ich dir zum Mittagessen mitbringen, Papa Bär? Ich freue mich, wenn ich dich mitten am Tag sehe.“
Wenn Sie ein Date oder einen Ausflug planen
Wenn Sie jemanden bitten, Zeit mit Ihnen zu verbringen, ist es immer besser, wenn Sie dies telefonisch tun. Seien Sie höflich und teilen Sie der Person mit, was Sie vorhaben.
Was Sie sagen sollten:
„Hallo, am Freitagabend gibt es einen tollen Film. Hättest du Lust, mit mir essen zu gehen und dann den Film zu sehen?“
„Hallo, ich habe gerade gesehen, dass das Kino die Wintervorstellungen und Termine veröffentlicht hat. Hast du sie schon gesehen? Gibt es etwas, das du gerne sehen würdest? Wir haben immer so viel Spaß im Kino und trinken danach einen Kaffee, um darüber zu reden.“
Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie jemanden Sonntags oder früh morgens unter der Woche anrufen können, schauen Sie sich die Ergebnisse unserer Umfrage hierzu an.
Mit den oben genannten Vorlagen sind Sie nun in der Lage ein Telefongespräch in jeder Situation treffsicher zu beginnen. Hier erfahren Sie, wie Sie ein Telefongespräch erfolgreich und höflich beenden.
Wer spricht bei einem Telefongespräch zuerst?
Die ersten Worte eines Telefongesprächs sagt der Angerufene; ein einfaches Hallo oder die formale Grußformel einer Firma reichen aus. Ziel ist es, den Anrufer wissen zu lassen, dass die Leitung steht und der Anrufer den Grund für seinen Anruf nennen kann.
Vor den 2000er Jahren war es noch häufig üblich, dass sich der Anrufer auch bei privaten Telefongesprächen vorstellen musste. Heutzutage weiß man bei privaten Anrufen meist wer der Anrufer ist, da man die Nummer bzw. den Namen auf dem Display sieht. Eine Vorstellung des Anrufers ist daher bei privaten Anrufen nicht mehr notwendig.
In geschäftlichen Kontexten kommt es immer noch häufig vor, dass der Anrufer unbekannt ist. Nach einer kurzen Begrüßung ist es dann Aufgabe des Anrufers, sich und sein Anliegen vorzustellen.
Katie Holmes ist leitende Autorin bei everyday-courtesy.com mit über 15 Jahren Erfahrung in Marketing und Psychologie. Als freiberufliche Beraterin unterstützt sie außerdem Unternehmen und Führungskräfte bei der Bewältigung von Kommunikationsherausforderungen. Katie ist eine leidenschaftliche digitale Nomadin und arbeitet an ihrem ersten Buch über die Kunst der Kommunikation.